Visión General sobre ISO 12207

La disciplina del software necesita migrar a un marco común que pueda ser usado para “hablar el mismo lenguaje” al crear y administrar software. La Norma ISO/IEC 12207 provee este marco común, el cual cubre el ciclo de vida del software desde su conceptualización hasta su retiro, y consiste de procesos para adquirir y suministrar productos y servicios de software. Este marco permite controlar y mejorar los procesos.

ISO/IEC 12207 puede ser usado para: (1) Adquirir, suministrar, desarrollar, operar y mantener software, (2) Soportar las funciones antes mencionadas mediante el aseguramiento de calidad, administración de la configuración, revisiones conjuntas, auditorias, verificación, validación, resolución de problemas y documentación; (3) Administrar y mejorar tanto al personal como a los procesos de la organización, (4) Establecer la administración del software y los ambientes de Ingeniería basados en los procesos de ciclo de vida que se adapten para servir a las necesidades del negocio, (5) Ayudar a un mejor entendimiento entre clientes y proveedores; y entre las partes involucradas en el ciclo de vida de un producto de software y (6) Facilitar la comercialización global del software.

ISO/IEC 12207 contiene procesos, actividades y tareas a ser aplicadas durante la adquisición de un sistema que contiene un producto de software o un servicio de software; y durante el suministro, desarrollo, operación y mantenimiento de productos de software. Este estándar internacional provee un proceso que puede ser utilizado para definir, controlar y mejorar los procesos de ciclo de vida del software. Este estándar está escrito para los consumidores de sistemas y productos de software, y para los suministradores, desarrolladores, operadores, mantenedores, administradores, responsables de calidad de software y usuarios de productos de software.

ISO/IEC 12207 describe la arquitectura de los procesos de ciclo de vida del software, pero no especifica los detalles de cómo implementar o realizar las actividades y tareas incluidas en los procesos. El software no prescribe un modelo particular de ciclo de vida o un método de desarrollo de software.

Este estándar agrupa las actividades que deben ser realizadas durante el ciclo de vida del software en: 5 Procesos Principales, 8 Procesos de Soporte, y 4 Procesos Organizacionales. Cada proceso del ciclo de vida está dividido en un conjunto de actividades donde cada actividad está dividida en un conjunto de tareas. Las Sub cláusulas “a.b” denota un proceso, “a.b.c.” una actividad, y “a.b.c.d.” una tarea.

Procesos Principales del Ciclo de Vida

Son aquellos que resultan útiles a las personas que inician o realizan el desarrollo, explotación o mantenimiento durante el ciclo de vida.

Proceso de Adquisición (1): Contiene las actividades y tareas que el usuario realiza para comprar un producto. Define las actividades y tareas del adquiriente, la organización que adquiere un producto o servicio de IT. Este proceso tiene las siguientes actividades: (1) Inicio, (2) Solicitud de la propuesta, (3) Preparación y actualización del contrato, (4) Control del proveedor; y (5) Aceptación y Terminación.

Proceso de Suministro (2): Incluye las actividades y tareas del proveedor, la organización que es responsable de obtener y entregar una solución al adquiriente que cumpla con los requerimientos del proceso de adquisición. Este proceso tiene las siguientes actividades: (1) Inicio, (2) Preparación de la respuesta, (3) Contrato, (4) Planificación, (5) Ejecución y control, (6) Revisión y evaluación; y (7) Entrega y Terminación.

Proceso de Desarrollo (3): Contiene las actividades de análisis de requisitos, diseño, codificación, integración, pruebas, instalación y aceptación. Este proceso tiene las siguientes actividades: (1) Implementación del proceso, (2) Análisis de los requerimientos del sistema, (3) Diseño de la arquitectura del Sistema, (4) Análisis de los requerimientos del software, (5) Diseño de la arquitectura del software, (6) Diseño detallado del software, (7) Prueba y codificación del software, (8) Integración del software, (9) Prueba de capacidad del software, (10) Integración del sistema, (11) Prueba de capacidad del sistema, (12) Instalación del sistema, y (13) Soporte de aceptación del software.

Proceso de Operación (4): Abarca las actividades y tareas del operador de software. La operación del software está integrada a la operación de todo el sistema. El proceso abarca la operación del software y el soporte operacional del usuario. Este proceso tiene las siguientes actividades: (1) Implementación del proceso, (2) Prueba operacional, (3) Operación del sistema y (4) Soporte al usuario.

Proceso de Mantenimiento (5): Este proceso del ciclo de vida define las actividades que realiza la persona de mantenimiento, la organización que provee el servicio de mantenimiento del software, es decir, administrar las modificaciones del software. Este proceso incluye la migración y retiro del software. Este proceso tiene las siguientes actividades: (1) Implementación del proceso, (2) Análisis del problema y modificación, (3) Implementación de la modificación, (4) Revisión / Aceptación del mantenimiento, (5) Migración y (6) Retiro del software.

Procesos de Soporte del Ciclo de Vida

Son aquellos que se aplican en cualquier punto del ciclo de vida y contribuyen al éxito y calidad de un proyecto de software.

Proceso de Documentación (1): Registra la información producida en cada proceso o actividad del ciclo de vida. Este proceso define las actividades con las cuales planificar, diseñar, desarrollar, editar, distribuir y mantener los documentos necesarios que afectan a los Gerentes, Ingenieros y Usuarios del sistema. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso, (2) Diseño y desarrollo, (3) Producción y (4) Mantenimiento.

Proceso de Gestión de la Configuración (2): Aplica procedimientos técnicos y administrativos para identificar, definir y determinar la línea base de los ítems del software, para controlar las modificaciones y nuevas solicitudes de versiones, para asegurar la terminación y corrección de los ítems; y para controlar el almacenamiento, manejo y entrega de los ítems. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso, (2) Identificación de la configuración, (3) Control de la configuración, (4) Informe del estado de la configuración, (5) Evaluación de la configuración; y (6) Manejo y entrega de la nueva versión (release).

Proceso de Aseguramiento de la Calidad (3): Permite asegurar que el software cumple con los requisitos especificados de calidad. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso, (2) Aseguramiento del producto, (3) Aseguramiento del proceso y (4) Aseguramiento de los sistemas de calidad.

Proceso de Verificación (4): Permite determinar si los requisitos están completos y correctos. Define las actividades a realizar por el adquiriente, proveedor o tercera parte independiente para verificar la conformidad de los productos y proyectos con sus especificaciones. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso y (2) Verificación.

Proceso de Validación (5): Permite determinar si el software cumple con los requisitos previstos para su uso. Define las actividades a realizar por el adquiriente, el proveedor o una tercera parte independiente, para validar si el uso de los productos o servicios del proyecto satisface a los adquirientes. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso y (2) Validación.

Proceso de Revisión (6): Permite evaluar el estado del software en cada etapa del ciclo de vida. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso, (2) Revisión de la administración del proyecto y (3) Revisiones técnicas.

Proceso de Auditoria (7): Determina si se han cumplido los requisitos, planes y el contrato. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso y (2) Auditoria.

Proceso de Resolución del problema (8): Permite asegurar el análisis y la eliminación de problemas encontrados durante el desarrollo. Define un proceso para analizar y remover problemas, cualquiera sea su naturaleza o fuente, que aparecen durante la realización de todos los procesos incluidos en esta norma o en su customizing. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso y (2) Resolución del problema.

Procesos del Ciclo de Vida Organizacional

Son aquellos que ayudan a la organización, en general, a través del establecimiento y mejoramiento de una estructura asociada a los procesos del ciclo de vida, al personal y al mejoramiento continuo de la estructura y de los procesos.

Proceso de Gestión (1): Contiene actividades genéricas de la organización como planificación, seguimiento, control, revisión y evaluación, las cuales permiten administrar los procesos respectivos. Las actividades de este proceso son: (1) Inicio y definición del alcance, (2) Planificación, (3) Ejecución y control, (4) Revisión y evaluación; y (5) Cierre.

Proceso de Infraestructura (2): Incluye la infraestructura necesaria de hardware, software, herramientas, técnicas, normas e instalaciones para el desarrollo, la explotación o el mantenimiento. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso, (2) Establecimiento de la infraestructura y (3) Mantenimiento de la infraestructura.

Proceso de Mejora (3): Sirve para establecer, valorar, medir, controlar y mejorar los procesos del ciclo de vida del software. Las actividades de este proceso son: (1) Establecimiento del proceso, (2) Evaluación del proceso y (3) Mejoramiento del proceso.

Proceso de Formación (4): Permite mantener al personal formado incluyendo el material de formación y el plan de formación. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso, (2) Desarrollo del material de formación y (3) Implementación del plan de formación.

Para la aplicación de ISO 12207 se necesitan de los siguientes factores: (1) Políticas organizacionales, (2) Estrategia de adquisición, (3) Concepto de soporte, (4) Modelos del ciclo de vida, (5) Partes involucradas, (6) Actividad del ciclo de vida del sistema, (7) Características a nivel sistema y (8) Características a nivel software.

ISO/IEC 12207:2002 AMD 1 Este Amendement 1 provee una revisión de la ISO/IEC 12207:1995 estableciendo un conjunto de información de software que puede ser utilizada en la definición de procesos, evaluación y mejoramiento de procesos. Es decir, agrega y modifica procesos a los ya existentes.

Procesos principales del Ciclo de Vida

Cada uno de los procesos que conforman los “Procesos Principales” tienen establecidos su “Propósito del proceso” y “Resultados” respectivos.

Procesos de Soporte del Ciclo de Vida

Cada uno de los procesos que conforman los “Procesos de Soporte” tienen establecidos su “Propósito del proceso” y “Resultados” respectivos. Se agregan 2 procesos nuevos a los ya existentes.

Proceso de Facilidad de Uso (9): Permite asegurar la calidad en uso del software. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso, (2) Diseño centrado en el ser humano y (3) Aspectos humanos de estrategia, introducción y soporte.

Proceso de Evaluación del Producto (10): Permite asegurar, a través de un examen y medición, que un producto satisface los requerimientos del usuario. Para esta tarea, se puede tener en cuenta la norma ISO/IEC 14598 – Software Product Evaluation.

Procesos del Ciclo de Vida Organizacional

Cada uno de los procesos que conforman los “Procesos de la Organización” tienen establecidos su “Propósito del proceso” y “Resultados” respectivos. Se agrega una actividad al Proceso de Gestión (1): (6) Medición.

El proceso de “Formación (4)” cambia de nombre y se denomina Proceso de “Recursos Humanos”.

Proceso de Recursos Humanos (4): Permite que la organización y la gente que posee conocimientos y destrezas puedan cumplir con sus roles y trabajar en grupo. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso, (2) Definir los requerimientos de formación, (3) Contratar un staff calificado, (4) Evaluar el performance del staff, (5) Establecer los requerimientos del equipo del proyecto y (6) Gestión del conocimiento.

Se agregan los siguientes procesos:

Proceso de Administración de Activos (5): Permite aplicar procedimientos administrativos y técnicos durante la vida de un activo para identificar, definir, certificar y clasificar los activos. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso, (2) Definición del recupero y almacenamiento del activo; y (3) Manejo y control del activo.

Proceso de Administración de Programas de re-uso (6): Es un proceso que se utiliza para planificar, establecer, controlar y monitorear el programa de re-uso de la organización. Las actividades de este proceso son: (1) Inicio, (2) Identificación del dominio, (3) Evaluación del re-uso, (4) Planificación, (5) Ejecución y control; y (6) Revisión y evaluación.

Proceso de Ingeniería del Dominio (7): Es un proceso que abarca el desarrollo y mantenimiento de los modelos del dominio, arquitectura del dominio y otros activos del dominio. Las actividades de este proceso son: (1) Implementación del proceso, (2) Análisis del dominio, (3) Diseño del dominio, (4) Provisión del activo y (5) Mantenimiento del activo.

ISO/IEC 12207:2004 AMD 2 Este Amendment 2 contiene modificaciones de “Propósito” y “Resultados” de varios procesos identificados dentro del alcance de Amendment 1. También contiene correcciones de “Propósito” y “Resultados” de varios procesos por razones técnicas y/o deficiencias.

Procesos principales del Ciclo de Vida

Se determinan las actividades de “Supply Process” (F.1.2)

Procesos de Soporte del Ciclo de Vida

Se agrega un nuevo proceso a los ya existentes.

Proceso de Change Request Management (11): Permite considerar todo lo relacionado al manejo de cambios. Se modifican los procesos: “Configuration Management Process” (F.2.2) y “Problem Resolution Management Process” (F.2.8)

Procesos del Ciclo de Vida Organizacional

Se modifican los procesos: “Risk management” (F.3.1.5), “Infraestructura Process” (F.3.2), “Process mprovement” (F.3.3.2), y “Reuse Program Management Process” (F.3.6)

De acuerdo al objetivo que tenga cada proceso definido en ISO 12207, se puede establecer una grado de correspondencia con los ítems definidos en ISO 9001:2000 y con las áreas de proceso de CMMi V1.2.

De esta forma, la Norma ISO 12207 ayuda a considerar diversos aspectos durante el ciclo de desarrollo del software.

Material de Consumo en mySAP SCM (3)

En este proceso de abastecimiento, Supply Chain Management (SCM), se especifica el objetivo del consumo introduciendo una imputación. En la entrada de mercaderías, el material o servicio se considera consumido. Cuando se suministra un material de consumo, las cuentas de consumo se contabilizan al registrarse la entrada de mercaderías. La cantidad total y el valor de los stocks existentes del material no están afectados. El material puede tener un Registro Maestro de Materiales (RMM).

El material de consumo es un componente de material que el usuario tiene acceso directo, abarca el material que está sujeto a una transacción de abastecimiento y cuyo valor es registrado en el elemento de costo o en las cuentas de activo. Este material es abastecido por un objeto contable y no es necesario un RMM. Por lo tanto, se debe ingresar una descripción corta, un grupo de material y una unidad de Orden de Compra (OC) debido a que estos datos no pueden ser arrastrados desde un registro maestro. Se pueden plantear los siguientes casos: (1) Material de Consumo sin RMM, (2) Material de Consumo con RMM no sujeto al Manejo de Inventario y (3) ) Material de Consumo con RMM sujeto al Manejo de Inventario.

El tipo de material determina si un material está o no sujeto al valor basado en el manejo de inventario, representa ciertas características del material en el sistema y permite agrupar las funciones de selección de campos de un material. SAP incluye los siguientes tipos de materiales de consumo:

(1) material no valorado (UNBW): este tipo de material es administrado en base a la cantidad, pero no en base al valor.

(2) material no almacenable (NLAG): el manejo de inventario no es posible para estos materiales en base a la cantidad o el valor. Este tipo de material permite almacenar la información requerida para crear documentos de compras.

Se puede ingresar una imputación contable para cada ítem de un documento de compras externo o SC si está destinado al consumo directo. Para los siguientes casos se debe tener una imputación contable para un ítem: a) si se ordena un material que no está sujeto al manejo de inventario b) si se ordena un artículo que no existe en el RMM c) si se ordena un servicio externo

Si un material es suministrado como de consumo, se debe especificar una categoría de imputación contable (A: Asset, K: Cost Center, P: Project, F: Production order, C: Sales Order) y otros datos de la imputación contable en el ítem de documento de la solicitud o documento de compras externo. Se hace referencia a los datos de la imputación contable y a las cuentas que se debitarán cuando se contabilice la recepción de bienes o factura. Se puede especificar una o más imputaciones contables para un ítem. En caso de una asignación múltiple (indicador automático ‘GR non valuated’), se deberá determinar cómo será distribuida la cantidad de la OC en los objetos de la imputación contable. En el ítem se debe especificar cómo serán distribuidos los costos si una cantidad parcial es entregada y facturada.

Cuando se abastece el material de consumo, el material puede ser un material de consumo especial con un RMM o un material sin un RMM. Sin embargo, se puede abastecer material de stock de consumo directo. En todos los casos, se debe especificar una categoría de imputación contable y otros datos de misma.

Este abastecimiento genera los siguientes documentos: (1) Solicitud de Compra – ME51N, (2) Orden de Compra - ME21N, (3) Recepción de Bienes - MIGO y (4) Recepción de Factura – MIRO.

Solicitud de Compra – ME51N

La Solicitud de Compra (SC) es un documento interno que responde al departamento de Compras para abastecer una cantidad en particular de un material o servicio para una fecha en particular. La SC se puede crear de 2 maneras:

1- Directa – significa que una SC se crea manualmente y se determina el material o servicio ordenado y la cantidad o fecha.

2- Indirecta – significa que la SC es creada automáticamente a partir de otro componente de SAP (MRP, órdenes de mantenimiento y órdenes de producción)

La SC tiene las siguientes características: (1) el Header data solo tiene un internal header memo, (2) No tiene cabecera y (3) No es documento multilínea. Las áreas de la pantalla de una SC son: header data, ítem overview, ítem detail y document overview.

Cuando se crea una SC para materiales que tienen un RMM, SAP R/3 transfiere datos del RMM a la SC. Se puede convertir en una SC en Solicitud de Cotización, Acuerdos u OC.

Si se desea solicitar materiales o servicios a un objeto de imputación contable, se debe especificar, en el ítem, la categoría de imputación contable correspondiente (U, K, P, A, H). Se puede tener ‘Imputación Contable Simple’ o ‘Imputación Contable Múltiple’. En una imputación contable múltiple, se pueden distribuir los costos de un ítem de una OC en varios centros de costos. En este caso, los datos de imputación contable creados representan ítems de imputaciones contables individuales. Se debe decidir si el valor del ítem será distribuido respecto de la cantidad o respecto del porcentaje. Para este tipo de imputación múltiple, el sistema asigna el indicador ‘GR non valuated’. El sistema distribuye automáticamente la cantidad solicitada de manera proporcional a los ítems de imputación contable existentes.

Se debe convertir una de las SC creadas en un documento de compras (OC, Contrato, Acuerdo o RFQ). Hay distintas opciones para la conversión. Antes de la conversión de un ítem de la SC, se puede asignar una fuente de abastecimiento al ítem (a nivel ítem). Con una fuente de abastecimiento (Info Record, Outline Agreement o Scheduling Agreement) se puede convertir un ítem de una SC en una OC de forma manual o automática. El sistema copia el proveedor a partir de la fuente de abastecimiento de la SC. Si una fuente de abastecimiento no ha sido asignada en el ítem de la SC se puede crear una OC con referencia a ese ítem de la SC. En este caso, se debe ingresar manualmente el proveedor en la OC.

En la conversión de la SC se pueden presentar las siguientes características especiales:

1- Ítems de la SC con categoría de imputación contable desconocida: Esta categoría es permitida en la SC, pero no en la OC. Se crea la OC, se selecciona un objeto de imputación contable y se mantienen los detalles de la imputación contable.

2- Ítems de la SC con RMM: Si existe el Info Record respectivo, el sistema sugiere el precio de compra según el Info Record cuando se crea una OC con referencia a una SC sin fuente de abastecimiento. So este no es el caso, el precio se debe ingresar manualmente.

3- Ítems de la SC sin RMM: Si el sistema copia un ítem de la SC sin RMM a la OC, el sistema sugiere el precio de valuación de la SC como precio de compra. El comprador puede cambiar este precio default.

Existen las siguientes funciones de conversión de la SC, las cuales son:

1- Ítems de la SC con fuente de aprovisionamiento: Se puede efectuar una conversión semi o totalmente automática y se puede ejecutar de manera online o background.

2- Ítems de la SC sin fuente de aprovisionamiento: El ítem de la OC creada hace referencia a un Contrato, Info Record, Solicitud de Cotización o scheduling agreement.

Luego de la conversión, se obtiene un listado que muestra los ítems de la SC asignados a la fuente de suministro.

Si una SC o documento de compras externos (OC, contratos, scheduling agreement y RFQ) cumple con ciertas condiciones, el documento es aprobado para que tenga lugar un nuevo procesamiento. El proceso de aprobación puede ser replicado por medio de un procedimiento de liberación electrónica. Estos procedimientos de liberación bloquean los documentos pertinentes, con lo cual se genera un registro de mensaje. Los ítems bloqueados de una SC no pueden ser convertidos en OC.

Cada persona involucrada en el procedimiento de liberación indica la aprobación usando un código de liberación. Una liberación efectuada puede ser cancelada con el mismo código, con lo cual el estado de liberación es reinstalado. Esta opción solo existe si una SC no ha sido convertida en una OC.

El rechazo de una aprobación se realiza con las transacciones

ME54N – Release Purchasing Requisition, ME29N – Release Purchasing Order

En SAP R/3, el proceso de aprobación es replicado por medio de un proceso de liberación. Uno de los objetivos del procedimiento de aprobación es verificar que el material, la cantidad y la fecha de entrega están correctas; y que la imputación contable especificada y la fuente de abastecimiento son correctas.

Las SC pueden tener 2 procedimientos de liberación:

1- Procedimiento de liberación con clasificación

Permite liberar toda la SC o ítem por ítem. Este procedimiento se utiliza cuando se realizan nuevos procedimientos de liberación asociados a documentos de compras externos. Se pueden liberar SC, OC, Solicitudes de cotización, Contratos, Scheduling agreement y planilla de ingresos de servicios. En este procedimiento, se deben realizar ciertas asignaciones en el siguiente orden: (1) crear características y clases, (2) crear grupo de liberación, (3) crear códigos de liberación, (4) crear indicadores de liberación y (5) crear estrategia de liberación.

2- Procedimiento de liberación sin clasificación

Permite liberar la solicitud a nivel ítem y es aconsejable usarlo con las actuales estrategias de liberación.

Los documentos de compras externos son liberados a nivel cabecera, ya que no es posible la liberación a nivel ítem.

Existen 2 formas de liberar las SC:

1- Liberación individual: se liberan ítems individuales de una solicitud o el documento entero.

2- Liberación colectiva: se liberan todos los ítems de las solicitudes o todas las solicitudes por medio del código de liberación

El código de liberación es un ID de 2 caracteres que permite liberar un documento bloqueado o cancelar una liberación existente. El uso de este código se controla a través de las autorizaciones. Cuando una solicitud o documento de compras externo ha sido procesado con un código de liberación, un indicador de liberación es asignado al documento. Este indicador es una clave que denota el estado de liberación, es decir, el estado actual del ítem o documento. Si no existe la aprobación final, el estado puede ser definido como bloqueado.

Orden de Compra - ME21N - Confirmation

Las confirmaciones son notificaciones para el proveedor acerca de la cantidad de materiales ordenados y arribo estimado. Las confirmaciones se pueden ingresar manualmente o recibirlas vía EDI y tienen un procesamiento automático. Las confirmaciones pueden ser ingresadas directamente en la OC o representar documentos individuales (notificación de envío).

El indicador ‘Acknowedgement requirement’ (tab ‘Confirmations’ – ME21N) se usa para enviar una notificación cuando no se ha recibido una confirmación.

Recepción de Bienes – MIGO - Non Valuated GR

Es opcional. En este caso, se puede decidir si la GR (Recepción de Bienes – Good Receipt) será o no valuada para los ítems de la orden con imputaciones contables. Si se decide una GR no valuada, las contabilizaciones no tienen lugar en Contabilidad en el momento de la recepción de bienes. Se tienen ítems con imputaciones contables múltiples y el sistema asigna automáticamente el indicador ‘GR non valuated’. Los indicadores de “GR” y “GR non valuated” están en: (1) ítem detail del tab “Delivery” de la OC y (2) ítem detail del tab “Valuation” de la SC

Caso particular

El proceso de abastecimiento de material de consumo o servicios externos puede ser simplificado a través de la eliminación de la GR. Este proceso involucra el uso de: 1- Invoice Receipt - Account Assignment (MIRO)

2- Orden de Compra - Pedido Marco (Blanket PO – ME21N)

Se puede crear una OC que tenga un período de validez y un valor límite para un ítem específico. Esto se puede establecer como Document type=’FO’ e Item category= ‘B’ o ‘U’. El pedido marco permite establecer distintos materiales de consumo o servicios externos, los cuales son agrupados. Posteriormente, se contabiliza la factura con referencia la pedido marco. Una ventaja principal del pedido marco es la reducción de los costos de procesamiento.

La categoría de ítem (Item Category) permite replicar distintos proceso de abastecimiento. Estas categorías son usadas en todos los documentos de compras. El tipo de documento determina qué categorías de ítem están disponibles para su elección. Se pueden usar distintas categorías de ítem para los ítems de un documento de compras.

Las categorías de ítem posibles son: ‘B’ - Limit, ‘K’ – Consignment, ‘L’ – Subcontacting, ‘M’ – Material unknown, ‘S’ – Third party, ‘T’ – Text, ‘U’ – Stock transfer, ‘W’ – Material group y ‘D’ – Services.

La categoría de item permite especificar si un número de material, imputación contable, una recepción de bienes y/o recepción de factura son posibles o necesarios para un ítem.

La categoría de ítem ‘L’ (subcontrato) permite crear subítems relacionados a los componentes a ser suministrados por el subcontratado. El subcontrato es el proceso en ele cual un material o servicio es suministrado por un proveedor. El material de un subcontratado puede ser solicitados través de una SC y ordenado por medio de una OC o ítem del scheduling agreement.

La pantalla de la transacción MIGO tiene 3 componentes principales que determinan la acción a seguir. Los componentes son: 1- Action: puede tomar los siguientes valores: (1) Display, (2) Good Receipt, (3) Release GR blocked stock, (4) Good Issue, (5) Cancellation, (6) Place in Storage, (7) Remove in Storage, (8) Return Delivery, (9) Subsequent Adjustment, (10) Subsequent Delivery y (11) Transfer Posting.

2- Document of Reference: cada “Action” tiene asociado uno o varios documentos de referencia según la Action seleccionada. Los posibles documentos de referencia son: (1) Material Document, (2) PO, (3) Order, (4) Others, (5) Reservation, (6) Otubound delivery, (7) Transport y (8) Delivery Note.

3- Tipo de Movimiento: de acuerdo a la ‘Action’ y ‘Documento de Referencia’ establecidos, se determina el número de tipo de movimiento que corresponda.

De acuerdo a los valores establecidos en los 3 componentes mencionados anteriormente, se pueden presentar las siguientes situaciones: (1) Recepción sin referencia, (2) Recepción con referencia, (3) Stock bloqueado en recepción de bienes, (4) Entrega retornada, (5) Retorno de la OC, (6) Cancelación, (7) Transfer Posting (Stock to stock, Material to material), (8) Stock transfer (Storage Location to storage location, Plant to plant, company code to company code), (9) Reservas, (10) Entrega, (12) Envío de bienes (Envío sin referencia, Muestreo, Envío con referencia a una reserva, Envío de referencia a una Orden), (13) Removal from Storage (Stock Transfer) y (14) Subsequent Adjustment.

Recepción de Factura - MIRO - Non Valuated GR

En este caso, se hace referencia al abastecimiento de materiales de consumo directo, el cual comienza con una Solicitud de Compra. Para estar seguro que los materiales requeridos pueden ser entregados en la fecha deseada, el proveedor envía una order acknowledgment.

En el momento de la GR (non valuated GR), no se realiza la contabilización de la cuenta de consumo. En la cuenta del proveedor, se acredita el valor de IR (Invoice Receipt). En la cuenta GR/IR clearing no se contabiliza nada.

En el momento de la GR (Valuated GR), la cuenta de consumo, especificada en la OC, es debitada con el precio de abastecimiento. Este ingreso es contabilizado en la cuenta GR/IR clearing (IR es debitada y GR es acreditada). En la cuenta del proveedor se acredita el valor de IR.

Uno de los primeros pasos en la verificación de la factura consiste en el ingreso de la factura. Durante este ingreso se consideran los impuestos, descuentos y el uso de moneda extranjera. El ingreso de un factura se puede basar en una Orden de Compra (MIRO) o en la recepción de bienes (MR1M).

En el caso de la transacción MIRO, se pueden presentar algunas de las siguientes situaciones: (1) Establecer impuestos, descuentos y moneda extranjera, (2) Establecer costos de entrega no planeados, (3) Efectuar una Nota de Crédito, si es necesario, (4) No establecer referencia respecto de una Orden de Compra y (5) Guardar el documento sin contabilizar (Document Parking).

En el caso de transacción MR1M, se pueden presentar algunas de las siguientes situaciones: (1) Establecer varianzas y razones de bloqueo, (2) Efectuar una reducción en la Factura, (3) Establecer varianzas sin referencia a un ítem, (4) Efectuar una Nota de Crédito, si es necesario y (5) Establecer costos de entrega.

Respecto del tema “Calidad”, se puede decir que los distintos procesos que se realizan en el área de Compras están sujetos a un control y/o seguimiento permanente; y a una evaluación respecto de las entregas efectuadas. De acuerdo al resultado de estos controles, se deberá tomar las acciones preventivas y/o correctivas pertinentes.

La actualización de la información relacionada a los documento de Compras y documentos contables generados permite analizar y pronosticar las posibles situaciones o tendencias.

De esta forma, los procesos de Compras son un elemento importante que contribuye a la implantación de calidad en una empresa.

PMC y SAM en CMMi DEV v1.2 (3)

Project Monitoring and Control (PMC)

Esta área de proceso (AP), perteneciente al Nivel de Madurez 2, incluye las actividades de monitoreo y realización de acciones correctivas. El plan del proyecto especifica el nivel de monitoreo apropiado del proyecto, la frecuencia de revisiones y las mediciones utilizadas para monitorear el avance del monitoreo. Cuando el estado actual tiene un desvío significativo respecto de los valores esperados, se efectúan acciones correctivas que pueden incluir la re-planificación. PMC se relaciona con las siguientes AP: PP (Project Planning) y MA (Measurement and Analysis).

Los objetivos específicos (SG), prácticas especificas (SP) y subprácticas de esta AP son:

SG 1 - Monitor Project Against Plan

SP 1.1 Monitor Project Planning Parameters

1.1.1- Monitor progress against the schedule. 1.1.2- Monitor the project's cost and expended effort. 1.1.3- Monitor the attributes of the work products and tasks. 1.1.4- Monitor resources provided and used. 1.1.5- Monitor the knowledge and skills of project personnel. 1.1.6- Document the significant deviations in the project planning parameters.

SP 1.2 Monitor Commitments

1.2.1- Regularly review commitments (both external and internal). 1.2.2- Identify commitments that have not been satisfied or that are at significant risk of not being satisfied. 1.2.3- Document the results of the commitment reviews.

SP 1.3 Monitor Project Risks

1.3.1- Periodically review the documentation of the risks in the context of the project’s current status and circumstances. 1.3.2- Revise the documentation of the risks, as additional information becomes available, to incorporate changes. 1.3.3- Communicate risk status to relevant stakeholders.

SP 1.4 Monitor Data Management

1.4.1- Periodically review data management activities against their description in the project plan. 1.4.2- Identify and document significant issues and their impacts. 1.4.3- Document the results of data management activity reviews.

SP 1.5 Monitor Stakeholder Involvement

1.5.1- Periodically review the status of stakeholder involvement. 1.5.2- Identify and document significant issues and their impacts 1.5.3- Document the results of the stakeholder involvement status reviews.

SP 1.6 Conduct Progress Reviews

1.6.1- Regularly communicate status on assigned activities and work products to relevant stakeholders. 1.6.2- Review the results of collecting and analyzing measures for controlling the project. 1.6.3- Identify and document significant issues and deviations from the plan. 1.6.4- Document change requests and problems identified in any of the work products and processes. 1.6.5- Document the results of the reviews. 1.6.6- Track change requests and problem reports to closure.

SP 1.7 Conduct Milestone Reviews

1.7.1- Conduct reviews at meaningful points in the project’s schedule, such as the completion of selected stages, with relevant stakeholders. 1.7.2- Review the commitments, plan, status, and risks of the project. 1.7.3- Identify and document significant issues and their impacts. 1.7.4- Document the results of the review, action items, and decisions. 1.7.5- Track action items to closure.

Los productos de trabajo de las SP son:

- Records of project performance (SP 1.1) - Records of significant deviations (SP 1.1) - Records of commitment reviews (SP 1.2) - Records of project risk monitoring (SP 1.3) - Records of data management (SP 1.4) - Records of stakeholder involvement (SP 1.5) - Documented project review results (SP 1.6) - Documented milestone review results (SP 1.7)

SG 2 - Manage Corrective Action to Closure

SP 2.1 Analyze Issues

2.1.1- Gather issues for analysis. 2.1.2- Analyze issues to determine need for corrective action.

SP 2.2 Take Corrective Action

2.2.1- Determine and document the appropriate actions needed to address the identified issues. 2.2.2- Review and get agreement with relevant stakeholders on the actions to be taken. 2.2.3- Negotiate changes to internal and external commitments.

SP 2.3 Manage Corrective Action

2.3.1- Monitor corrective actions for completion. 2.3.2- Analyze results of corrective actions to determine the effectiveness of the corrective actions. 2.3.3- Determine and document appropriate actions to correct deviations from planned results for corrective actions.

Los productos de trabajo de las SP son:

- List of issues needing corrective actions (SP 2.1) - Corrective action plan (SP 2.2) - Corrective action results (SP 2.3)

Supplier Agreement Management (SAM)

Esta área de proceso (AP), perteneciente al Nivel de Madurez 2, hace referencia a la necesidad del proyecto de adquirir partes del trabajo que llevan a cabo los proveedores y administra la adquisición de productos. Se identifican los productos que pueden ser usados para satisfacer los requerimientos del proyecto. El proveedor es seleccionado y se establece un acuerdo con el mismo. El seguimiento del proveedor y su performance es realizado a través del monitoreo de los productos de trabajo y procesos seleccionados. El acuerdo con el proveedor es revisado; y las revisiones aceptadas y las pruebas son llevadas a cabo en el componente del producto producido por el proveedor. SAM se relaciona con las siguientes AP: PMC (Project Monitoring and Control), RD (Requirements Development), REQM (Requirements Management) y TS (Technical Solution).

Los objetivos específicos (SG), prácticas especificas (SP) y subprácticas de esta AP son: SG 1 - Establish Supplier Agreements

SP 1.1 Determine Acquisition Type

SP 1.2 Select Suppliers

1.2.1- Establish and document criteria for evaluating potential suppliers. 1.2.2- Identify potential suppliers and distribute solicitation material and requirements to them. 1.2.3- Evaluate proposals according to evaluation criteria. 1.2.4- Evaluate risks associated with each proposed supplier. 1.2.5- Evaluate proposed suppliers' ability to perform the work. 1.2.6- Select the supplier.

SP 1.3 Establish Supplier Agreements

1.3.1- Revise the requirements to be fulfilled by the supplier to reflect negotiations with the supplier when necessary. 1.3.2- Document what the project will provide to the supplier. 1.3.3- Document the supplier agreement. 1.3.4- Periodically review the supplier agreement to ensure it accurately reflects the project's relationship with the supplier and current risks and market conditions. 1.3.5- Ensure that all parties to the agreement understand and agree to all requirements before implementing the agreement or any changes. 1.3.6- Revise the supplier agreement as necessary to reflect changes to the supplier's processes or work products. 1.3.7- Revise the project's plans and commitments, including changes to the project's processes or work products, as necessary to reflect the supplier agreement.

Los productos de trabajo de las SP son:

- List of the acquisition types that will be used for all products and product components to be acquired (SP 1.1) - Market studies (SP 1.2) - List of candidate suppliers (SP 1.2) - Preferred supplier list (SP 1.2) - Trade study or other record of evaluation criteria, advantages and disadvantages of candidate suppliers, and rationale for selection of supplier (SP 1.2) - Solicitation materials and requirements (SP 1.2) - Statement of work (SP 1.3) - Contracts (SP 1.3) - Memoranda of agreement (SP 1.3) - Licensing agreement (SP 1.3)

SG 2 - Satisfy Supplier Agreements

SP 2.1 Execute the Supplier Agreement

2.1.1- Monitor supplier progress and performance (schedule, effort, cost, and technical performance) as defined in the supplier agreement. 2.1.2- Conduct reviews with the supplier as specified in the supplier agreement. 2.1.3- Conduct technical reviews with the supplier as defined in the supplier agreement 2.1.4- Conduct management reviews with the supplier as defined in the supplier agreement. 2.1.5- Use the results of reviews to improve the supplier’s performance and to establish and nurture long-term relationships with preferred suppliers. 2.1.6- Monitor risks involving the supplier and take corrective action as necessary.

SP 2.2 Monitor Selected Supplier Processes

2.2.1- Identify the supplier processes that are critical to the success of the project 2.2.2- Monitor the selected supplier's processes for compliance with requirements of the agreement. 2.2.3- Analyze the results of monitoring the selected processes to detect issues as early as possible that may affect the supplier's ability to satisfy the requirements of the agreement.

SP 2.3 Evaluate Selected Supplier Work Products

2.3.1- Identify those work products that are critical to the success of the project and that should be evaluated to help detect issues early. 2.3.2- Evaluate the selected work products 2.3.3- Determine and document actions needed to address deficiencies identified in the evaluations.

SP 2.4 Accept Acquired Product

2.4.1- Define the acceptance procedures. 2.4.2- Review and obtain agreement with relevant stakeholders on the acceptance procedures before the acceptance review or test. 2.4.3- Verify that the acquired products satisfy their requirements. 2.4.4- Confirm that the nontechnical commitments associated with the acquired work product are satisfied. 2.4.5- Document the results of the acceptance review or test. 2.4.6- Establish and obtain supplier agreement on an action plan for any acquired work products that do not pass their acceptance review or test. 2.4.7- Identify, document, and track action items to closure.

SP 2.5 Transition Products

2.5.1- Ensure that there are appropriate facilities to receive, store, use, and maintain the acquired products. 2.5.2- Ensure that appropriate training is provided for those involved in receiving, storing, using, and maintaining the acquired products. 2.5.3- Ensure that storing, distributing, and using the acquired products are performed according to the terms and conditions specified in the supplier agreement or license.

Los productos de trabajo de las SP son:

- Supplier progress reports and performance measures (SP 2.1) - Supplier review materials and reports (SP 2.1) - Action items tracked to closure (SP 2.1) - Documentation of product and document deliveries (SP 2.1) - List of processes selected for monitoring or rationale for non-selection (SP 2.2) - Activity reports (SP 2.2) - Performance reports (SP 2.2) - Performance curves (SP 2.2) - Discrepancy reports (SP 2.2) - List of work products selected for monitoring or rationale for non-selection (SP 2.3) - Activity reports (SP 2.3) - Discrepancy reports (SP 2.3) - Acceptance test procedures (SP 2.4) - Acceptance test results (SP 2.4) - Discrepancy reports or corrective action plans (SP 2.4) - Transition plans (SP 2.5) - Training reports (SP 2.5) - Support and maintenance reports (SP 2.5)

Prácticas Genéricas por Objetivo de PMC y SAM

Solo Representación Continua

GG 1 - Achieve Specific Goals

The process supports and enables achievement of the specific goals of the process area by transforming identifiable input work products to produce identifiable output work products.

GP 1.1 - Perform Specific Practices

Perform the specific practices of the supplier agreement management process to develop work products and provide services to achieve the specific goals of the process area.

Representación Continua y por Etapas

GG 2 - Institutionalize a Managed Process

The process is institutionalized as a managed process.

GP 2.1 - Establish an Organizational Policy

Establish and maintain an organizational policy for planning and performing the supplier agreement management process.

GP 2.2 - Plan the Process

Establish and maintain the plan for performing the supplier agreement management process.

GP 2.3 - Provide Resources

Provide adequate resources for performing the supplier agreement management process, developing the work products, and providing the services of the process.

GP 2.4 - Assign Responsibility

Assign responsibility and authority for performing the process, developing the work products, and providing the services of the supplier agreement management process.

GP 2.5 - Train People

Train the people performing or supporting the supplier agreement management process as needed.

GP 2.6 - Manage Configurations

Place designated work products of the supplier agreement management process under appropriate levels of control.

GP 2.7 - Identify and Involve Relevant Stakeholders

Identify and involve the relevant stakeholders of the supplier agreement management process as planned.

GP 2.8 - Monitor and Control the Process

Monitor and control the supplier agreement management process against the plan for performing the process and take appropriate corrective action.

GP 2.9 - Objectively Evaluate Adherence

Objectively evaluate adherence of the supplier agreement management process against its process description, standards, and procedures, and address noncompliance.

GP 2.10 - Review Status with Higher Level Management

Review the activities, status, and results of the supplier agreement management process with higher level management and resolve issues.

Solo Representación por Etapas

GG3 and its practices do not apply for a maturity level 2 rating, but do apply for a maturity level 3 rating and above.

Representación Continua – Solo Niveles de Madurez 3-5

GG 3 Institutionalize a Defined Process

The process is institutionalized as a defined process.

GP 3.1- Establish a Defined Process Establish and maintain the description of a defined supplier agreement management process GP 3.2 - Collect Improvement Information

Collect work products, measures, measurement results, and improvement information derived from planning and performing the supplier agreement management process to support the future use and improvement of the organization’s processes and process assets

Solo Representación Continua

GG 4 - Institutionalize a Quantitatively Managed Process

The process is institutionalized as a quantitatively managed process

GP 4.1 - Establish Quantitative Objectives for the Process

Establish and maintain quantitative objectives for the supplier agreement management process, which address quality and process performance, based on customer needs and business objectives.

GP 4.2- Stabilize Subprocess Performance

Stabilize the performance of one or more subprocesses to determine the ability of the supplier agreement management process to achieve the established quantitative quality and process-performance objectives.

Solo Representación Continua

GG 5 - Institutionalize an Optimizing Process

The process is institutionalized as an optimizing process.

GP 5.1 - Ensure Continuous Process Improvement

Ensure continuous improvement of the supplier agreement management process in fulfilling the relevant business objectives of the organization.

GP 5.2 - Correct Root Causes of Problems

Identify and correct the root causes of defects and other problems in the supplier agreement management process.