Una vez que los sistemas son capaces de controlar y gestionar los recursos de la Empresa, los sistemas ERP se preparan para romper las fronteras de la misma y empezar la colaboración con nuestros socios de negocio y, en general, con el entorno que nos rodea.
El ERP, en el paradigma de la integración, se transforma técnicamente para relacionarse con otros sistemas que lo rodean, incorporando en algunos casos dentro del mismo ERP sistemas de integración de Aplicaciones (sistemas EAI) e incluso sistemas de Gestión de procesos de negocio (BPM).
Se necesita buscar usuarios fuera de las fronteras de la empresa, ya sean Clientes, Proveedores, Co-fabricantes, o cualquier Socio de Negocio. Se modernizan los canales de entrada y salida de la información, se integran con portales y se convierten poco a poco en sistemas que tienen que ser compartidos, y que a su vez, utilizan la información de otros sistemas que son la fuente de la misma. De este modo, el ERP se extiende y se prepara para una arquitectura capaz de materializar la colaboración, modificando sus cimientos de Cliente-Servidor y complementándose con sistemas y arquitecturas orientadas a dar y usar servicios de otras aplicaciones y sistemas. Es decir, los ERP se hacen compatibles con arquitecturas SOA.
La empresa que pasa a esta Fase de sistemas va buscando distintas directrices para su negocio:
* La rentabilidad y competitividad se basa en la OPTIMIZACIÓN de los recursos y procesos de la Empresa, ya que se supone que ya están transformados y perfectamente controlados.
* Una de las herramientas para alcanzar esa optimización es el uso de Internet para obtener y dar información de forma más ágil, acortando los tiempos de espera en los procesos donde se ven involucrados recursos que no son de la Empresa.
* La apertura de la empresa empieza introduciendo a los Socios más cercanos a los procesos de la misma. Por otro lado, la información se comparte y se transmite hacia los sistemas de nuestros socios, consiguiendo transacciones que rompen las fronteras del sistema ERP.
* Los canales de acceso a la información se diversifican y se rompen con la única entrada del cliente a la aplicación, intensificando el acceso Web, debido a que este medio facilita la comunicación y la colaboración con usuarios y procesos que no están dentro de la Empresa.
* Mientras las empresas intentan pasar de la fase uno a la dos, descubren los desafíos que conlleva esta última fase y que la forma tradicional de hacer las cosas debe cambiar. Los sistemas de información son conductores del negocio, y el uso de comunicaciones más ágiles hace, por ejemplo, que ocurran hechos como el conflicto del canal de venta (caso muy estudiado donde empresas principalmente de bienes de Equipo, con una marca fuerte, aumentan tanto las ventas por el canal Internet que se plantean romper con su canal tradicional de ventas). Ahora, la empresa no debe optimizar sólo un parámetro del negocio, sino que tiene que poner múltiples valores en juego, conseguir ser mejor que la competencia sólo puede hacerse si es capaz de dar un paso más allá del actual y romper con la forma tradicional de pensar.
En la actualidad, vemos que las grandes compañías se están moviendo en esta fase, mientras que las PyMES parecen estar alejadas de la utilización de este tipo de herramientas. Las pymes se tienen que comunicar e interrelacionar sus procesos con grandes organizaciones, necesitando también incorporarse a este cambio frenético hacia otra forma de entender las relaciones de negocio. Esto permite que los gestores de todo tipo de empresas se fijen en cómo mejorar y optimizar los procesos, más que en el control propio en sí, lo que favorece un aumento de su eficacia y competitividad, a la vez que se agiliza la inversión en sistemas de información, de ahí que la evolución en los departamentos de TI hacia nuevas tecnologías últimamente nos parezca más acelerada.
La ampliación y transformación de los sistemas de información, del ERP hacia distintos Procesos globales, depende del tipo de relación entre las empresas. Dependiendo del tipo de proceso con los que nos relacionamos con otras compañías, existen distintos aplicativos que han ido trasformando y ampliando el núcleo del ERP que hasta ahora conocíamos hacia distintos Procesos globales, que se pueden resolver con las siguientes soluciones:
* SCM (Supply Chain Management) Sistemas para la gestión de la Cadena de Suministro.
* CRM (Customer Relationship Management) Sistemas para la Gestión de la Relación con los Clientes.
* SRM (Supplier Relationship Management) Sistemas para la Gestión de la Relación con los Proveedores.
* PDM (Product Data Management) o PLM (Product Livecycle Management) Sistema para la Gestión del Producto y su ciclo de vida, desde su diseño, hasta su venta y servicio de posventa, pasando por su fabricación.
El ERP en sí no muere, sino que se embebe dentro de estos sistemas globales como una pieza más de una maquinaria que cada vez es más ágil, eficiente y compleja. El facilitador de esta transformación del ERP se empezó a ver materializado en el año 2000 y, hoy en día, las empresas se están transformando a medida que son capaces de tener control e información de la propia empresa. Estos Sistemas son los que catalizan los cambios hacia un mundo más globalizado desde el punto de vista más general, pero transforman los departamentos de IT moviéndolos hacia el negocio, de ahí que, en el mundo de las tecnologías de la Información, mencionamos procesos de gobierno y transformación del IT (IT Governance). Sólo hace falta mirar nuestro entorno, sobre todo a las grandes empresas, para ver cómo los departamentos de IT salen del gobierno de la Dirección Financiera y se alinean o gobiernan desde áreas críticas para el negocio, como las áreas de logística y ventas, o simplemente se convierten en áreas de negocio en sí.
La transformación y evolución de los sistemas es tan acelerada que muchas empresas se plantean gestionar los aspectos de las tecnologías relacionados con el negocio, y separan la operación y construcción técnica de los mismos, sacándolos de la empresa, lo que hace que cada vez escuchemos más la necesidad de tercerizar (Outsourcing) los sistemas de información, lo que también está transformando el negocio de los Servicios tecnológicos y la consultoría.