La decisión de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de implementación de un ERP refleja la disponibilidad de la administración para cambiar la manera tradicional en que opera la empresa. Las organizaciones que pueden adoptar y adaptarse a un sistema de ERP integral e implementar exitosamente toda la inversión asociada con el mismo pueden aprovechar aún más las ventajas y colocarse adelante de las demás, creando una ventaja competitiva.
Los sistemas ERP generan ventajas competitivas que pueden ser capaces de dar respuesta rápida a los cambios de mercado o cualquier otro cambio, pero no se ha mencionado la dificultad de la implantación ni el costo o el tiempo que conlleva la implantación de un ERP. En el Articulo Sistemas ERP, ¿solución o dolor de cabeza? (Claudio Valverde, octubre de 1999) se hace mención a las dificultades de la implantación de un ERP, y nos dice que Implantar un software capaz de integrar las necesidades de la empresa con las de sus clientes y proveedores no es algo sencillo, y menos cuando gran parte del costo de la adopción no es por hardware o software, sino la consultoría donde cada minuto cuesta. Lo anterior obliga a elaborar un plan de trabajo que considere puntos esenciales antes, durante y después de la adopción del ERP, no sólo para aprovechar al máximo los recursos disponibles, sino para hacer el proyecto menos complicado.
El proceso puede limitarse a 4 o 5 meses en organizaciones medianas, con una dirección que brinde todo su apoyo y personal abierto al cambio. Por otra parte, cuando la empresa es muy grande y/o el plan de trabajo es inapropiado, es posible que se extienda 1 o 2 años. No hay recetas mágicas para implantaciones exitosas, sólo trabajo y aspectos que deben cuidarse antes y al mismo tiempo que el proceso, e inclusive cuando el sistema entra en funciones en el área de producción.
Para la mediana empresa, según los parámetros de JD Edwards, se factura de $20 a $150 millones de dólares, y la implantación es de 3 a 4 meses, y en el caso de empresas grandes, su facturación es de $150 millones de dólares en adelante, y la implantación se estima es de seis a nueve meses. JD Edwards también tiene precios base con solución integrada que incluye consultoría, capacitación, equipo y la base de datos, los cuales van a partir de los $175,000 dólares y van creciendo en función del alcance y las necesidades de la empresa.
No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas. Solamente trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función. Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:
- Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.
- Definición del modelo de negocio.
- Definición del modelo de gestión.
- Definición de la estrategia de implantación.
- Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.
- Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
- Análisis del cambio organizativo.
- Entrega de una visión completa de la solución a implantar.
- Implantación del sistema.
- Controles de calidad.
- Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
- Benchmarking de la implantación.
Análisis Costo–beneficio
La implementación exitosa de un sistema de ERP en la empresa no es la etapa final del proceso de este sistema de soporte en las decisiones de negocio. El éxito a largo plazo del proyecto descansa en la exitosa implementación de un plan de aseguramiento de calidad, o en un plan de optimización posterior a la implementación.
Para obtener beneficios completos, se necesita un completo éxito operacional y un retorno óptimo de la inversión del sistema. La organización debe ver más allá de la utilización del sistema y centrarse en mejorar el desempeño. El desempeño incremental es de particular importancia en la economía actual. El siguiente paso, después de una implementación exitosa, es la optimización midiendo cuidadosamente el retorno de inversión y acelerando la curva de aprendizaje. La optimización trae nuevas ideas que no fueron consideradas durante la implementación del proyecto o estaban fuera de su alcance, tal como la expansión del software implementado, el hardware para hacer los procesos existentes, etc.
La optimización debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que se ejecutaron los procesos de la propia implementación. Como regla, debemos seguir una metodología documentada, que tengan detalles del proyecto, así como fechas de compromisos y asignación de las tareas a cada miembro. Primero, deben ser establecidos los objetivos de la optimización. Para ello también se debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado, su funcionalidad y el impacto en los procesos actuales del negocio.
El proceso de la optimización es una herramienta para mostrar los beneficios de la implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional. Pero al final del día, el éxito de la implementación del sistema está definido por la habilidad de la empresa de integrar y consolidar la propia funcionalidad del sistema de ERP. Optimizar no significa un fracaso del sistema actual, este proceso sólo se debe ver como parte de una mejora continua.
La decisión de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de implementación de un sistema de ERP refleja la disponibilidad de la administración para cambiar la manera tradicional de cómo opera la empresa. Las organizaciones que pueden adoptar y adaptarse a un sistema de ERP tienen una ventaja competitiva superior a las que no utilizan este sistema.