02 February 2013

Systems Engineering - SEBOK (2)

Systems Engineering

Systems engineering is an interdisciplinary approach and means to enable the realization of successful systems. Successful systems must satisfy the needs of its customers, users and other stakeholders. Some key elements of systems engineering include:

• The principles and concepts that characterize a system, where a system is an interacting combination of system elements to accomplish a defined objective(s).

The system interacts with its environment that may include other systems, users, and the natural environment. The system elements that compose the system may include hardware, software, firmware, people, information, techniques, facilities, services, and other support elements.

• A systems engineer is a person or role who supports this interdisciplinary approach. In particular, the systems engineer often serves to elicit and translate customer needs into specifications that can be realized by the system development team.

• In order to help realize successful systems, the systems engineer supports a set of life cycle processes beginning early in conceptual design and continuing throughout the life cycle of the system through its manufacture, deployment, use and disposal. The systems engineer must analyze, specify, design, and verify the system to ensure that its functional, interface, performance, physical, and other quality characteristics, and cost are balanced to meet the needs of the system. • A system engineer helps ensure the elements of the system fit together to accomplish the objectives of the whole, and ultimately satisfy the needs of the customers and other stakeholders who will acquire and use the system. Systems and Systems Engineering When we speak of a “system,” we may mean an engineered system, a natural system, a social system, or all three. Since the province of Systems Engineering (SE) is engineered systems, most SE literature assumes that this is the context. Thus, in an SE discussion, “system architecture” would refer to the architecture of the system being engineered (e.g., a spacecraft) and not the architecture of a natural system outside its boundary (e.g., the solar system). This may produce ambiguities at times: for example, does “management” refer to management of the SE process, or management of the system being engineered?

In such cases, the SEBoK tries to avoid misinterpretation by elaborating the alternatives into “system management” or “systems engineering management.” As with many special disciplines, SE uses terms in ways that may be unfamiliar outside the discipline. For example, in systems science and therefore SE, “open” means that a system is able to interact with its environment--as opposed to being "closed” to its environment. But in the broader engineering world we would read “open” to mean “non-proprietary” or “publicly agreed upon.” Some special meanings or terms reflect the historical evolution of SE. “Systems architecting” was introduced in (Rechtin 1991) to embody the idea that better systems resulted from concurrently rather than sequentially addressing a system’s operational concept, requirements, structure, plans, and economics. “Soft SE” was introduced in (Checkland 1981) to express the criticality of human factors in SE. In both cases, the emphases that these terms imply are now accepted as integral to SE.

Mapeo de procesos en un ERP (26)

Cuando se habla de globalización, competitividad y calidad en los procesos de los negocios, es necesario que las empresas tengan la necesidad de integrar con eficiencia, los recursos de las empresas y hacer que su información fluya de una forma continua, y no solo para acelerar los procesos, si no para reducir los costos.
Los sistemas de información empresarial se les conoce como: ERP (Planeación de Recursos Empresariales), el cual administra los procesos internos del negocio, optimiza los tiempos de ciclo de venta y costos en la cadena de valor. CRM (Administración de las Relaciones con el Cliente) atiende la relación con los clientes y resuelve el nivel de consistencia del servicio.

Importancia de mapear los procesos antes de la implementación del ERP
No es conveniente automatizar los errores de los procesos, es preferible identificarlos mediante el mapeo y eliminarlos antes de implementar un ERP. La inversión en un ERP, puede verse afectada si no se analizan todas las interacciones de los procesos que conforman su organización. La organización es como un rompecabezas en donde cada pieza (proceso) interactúa con otras piezas.

El hecho de implantar un sistema ERP puede ser clave para aumentar la productividad y eficiencia, sin embargo es muy común que cuando se implementa este tipo de soluciones al no existir un análisis previo con enfoque de procesos se sistematizan muchos errores, por consecuencia las expectativas que se tienen pocas veces son cubiertas.

Es importante hacer un análisis de cómo se lleva la operación en ese momento y rediseñar un proceso sin tener en cuenta las implicaciones que este tiene en otros procesos de la empresa. Estaremos perdiendo el tiempo y corriendo el riesgo de tapar un agujero destapando otro. Encontrar áreas de mejora e implantarlas.

Es sumamente importante que antes de implementar un ERP tener perfectamente bien definida la estrategia del negocio, conocer su operación y las posibles disfunciones que existen. El mapeo de procesos ayuda a tener un panorama integral de su organización, así como de sus procesos clave, estratégicos y de apoyo de su negocio.

Ventajas del mapeo de procesos antes de la implementación del ERP
1. Identificar el flujo de información a través del cual interactúan los procesos y áreas de la organización.
2. Identificar los requerimientos de información susceptibles de automatización.
3. Diferenciar los procesos clave del negocio, de los procesos habilitadores o de apoyo, facilitando además la priorización de los mismos de acuerdo a la estrategia de implementación del sistema informático.
7. Identificar los reportes que se deben generar.
8. Mitigar los riesgos de omitir procesos u operaciones que debe incluir el sistema.
9. Disminuir el riesgo de omitir operaciones y procesos clave que debe incluir el ERP.
10. Disminuir el tiempo de implementación del ERP.
11. Facilitar la transición de los procesos manuales a los procesos automatizados.

Cionet puede ayudar a analizar los procesos para identificar áreas de oportunidad en todo lo relacionado con:
1. Políticas y Procedimientos.
2. Eficiencia de los Procesos.
3. Controles.
4. Manejo de Datos e informes.
5. Administración de Riesgos.

05 January 2013

Pre-Implantación de un ERP (25)

En este punto se desarrolla la metodología pre-implantación y que será muy importante para conseguir la rentabilidad del proyecto. Habitualmente esta fase de pre-implantación es infravalorada y en muchas ocasiones ni se realiza este análisis llevando a implantaciones con objetivos poco definidos y con multitud de problemas.
Los principales frenos a la implantación de un ERP son: Factor cultural, Miedo al cambio en el sistema de gestión, Coste, Tiempo de implantación y Miedo al fracaso.

Muchos responsables de pymes, cuando deciden implantar un ERP en su empresa no lo hacen por convencimiento, pensando en las ventajas que ese sistema puede aportar, sino por necesidad. Por ese motivo, los expertos aseguran que al abordar la implantación de un ERP es mejor fraccionar el proyecto en distintas fases. De este modo, el cambio que sufre la empresa es menos brusco, y el temor del empresario también disminuye. De hecho, existe un gran temor al fracaso del proyecto lo que desemboca en un freno importante a la hora de optar a implantar un ERP. Es interesante subrayar que los principales frenos no son objetivos (coste, tiempo, cambios en los procesos y en la organización...) sino subjetivos (cultura, miedo al cambio y al fracaso).

Los objetivos de la pre-implantación son:
-      Reducción de los costos y tiempos de los procesos
-      Mejorar la productividad de los procesos
-      Mejorar el proceso de la toma de decisiones
-      Mejorar el servicio al cliente
-      Posibilidad de compartir información entre todas las áreas de la organización
-      Optimización de los procesos de la organización
-      Acceso a información confiable, precisa y oportuna 

El éxito o fracaso de la implantación está por 3 elementos:
1. La organización donde va a ser implantada: la estrategia, sus personas, la cultura, los procesos, etc.
2. Las consultoras que ofrezcan los servicios de pre-implantación e implantación.
3. El ERP elegido, es decir, tanto el producto en sí como el fabricante.

Es habitual encontrar organizaciones que no han desarrollado correctamente el análisis pre-implantación y por tanto no han elegido bien la solución. Por todo ello, el análisis previo debe contener al menos los siguientes apartados:

1.- Análisis inicial de la estrategia, tecnología, procesos, personas y organización.
En esta fase, se debe realizar un profundo análisis de la estrategia, personas, procesos y tecnología para así plantear la mejor solución tanto desde el punto de vista tecnológico como de gestión del cambio asociado. En esta etapa se crearán equipos de trabajo para hacer este análisis y para el trabajo posterior.

2.- Definición del alcance funcional de la implantación del ERP, es decir qué áreas y funciones comprenderá la implantación así como un primer planteamiento de calendario.

3.- Definición de objetivos de la implantación del ERP.
Habrán objetivos tangibles (reducción de costes, mejora de eficacia y eficiencia de procesos, reducción del plazo de entrega y niveles de inventario, etc.) y otros intangibles como por ejemplo disponer de más cantidad de información y conocimiento para la toma de decisiones. Obviamente, todos estos objetivos deben estar integrados dentro de la estrategia de la organización.

4.- Definición de las mejoras en los procesos y organización que aportará la implantación del ERP. Esto no debe ser una declaración de intenciones sino que se deben haber modelado los procesos de la organización y reconocer el impacto de la  implantación del  ERP. Se deben definir objetivos cuantificados de mejora para cada uno de los procesos y deben estar integrados en el calendario del proyecto.

5.- Definición del plan de gestión del cambio para conseguir el cambio de manera no traumática.
Dentro de este plan, el plan de comunicación interna es muy importante para “vender” los beneficios del proyecto a los integrantes de la organización para conseguir que todo el mundo perciba una mejora con el proyecto ERP.

6.- Elección de la solución tecnológica y del implantador más adecuado en función del análisis realizado en la primera fase así como los módulos y parametrizaciones necesarias.

7.- Definición de un calendario aproximado y presupuesto asociado.
Esta fase estará directamente relacionada con la fase anterior ya que en función de la elección tecnológica y de los desarrollos anexos, el calendario y el presupuesto variarán. Se tienen costes externos e internos.

Costes externos
- Licencias de la aplicación (software)
- Consultoría implantadora, Costes de actualizaciones y mantenimiento, Desarrollos a medida y Formación (servicios)
- Hardware, red o comunicaciones (infraestructura)
Costes externos aproximados (infraestructura técnica à 10%, software à 30%, servicios à 60%)

Costes internos
- Horas dedicadas por el personal de la organización al proyecto.
- “Problemas” que pueden aparecer debido a la implantación del ERP.
Costes internos aproximados (dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía à 80%, costes asociados a la aparición del ERP en la empresa à 20%)

8.- Definir el retorno de la inversión (ROI) del proyecto y los parámetros clave KPI para definir el seguimiento de la implantación así como un análisis de la sensibilidad ante la variación de determinados para metros.

ROI= (Beneficios/Costes)*100
El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada unidad monetaria invertida durante un periodo de tiempo. Es el valor actualizado de la corriente de beneficios generada por la inversión a lo largo de su vida útil; partido por el valor actual de la inversión realizada. Cantidad de tiempo en recuperar la inversión realizada.
Para incrementar el ROI se debe: aumentar la productividad, disminuir los costes y generar ingresos.

9.-Implantacion del ERP

10.- Seguimiento y control estricto de los objetivos previamente definidos así como de los elementos críticos para la rentabilidad del proyecto.
Es muy importante que haya un estricto control del proyecto para que se cumplan los objetivos definidos en las primeras etapas.