La experiencia previa, el conocimiento de sus propios procesos y la aplicación del sentido común en la estrategia de introducción de las TIC, en una palabra, la madurez tecnológica de una organización, es determinante para llevar a buen término un proyecto de estas características, independientemente del sector o tamaño de la empresa. Los datos del estudio nos indican claramente que las pymes tienen dificultad para saber lo que se quiere o se necesita, y que la visión estratégica de su negocio está poco desarrollada, por lo que la base de los proyectos en muchos casos es poco realista. Esto provoca la aparición de situaciones no previstas durante la ejecución, y constituye un serio factor de fracaso.
La falta de formación adecuada de las personas en las que reside la capacidad de decisión les lleva a confiar en exceso en argumentos comerciales y descuidar criterios que deberían tener mayor peso
El estudio revela que existe a nivel de dirección en las pymes cierto deslumbramiento por las características funcionales de determinados productos, y que pocas veces se realiza internamente un análisis adecuado de las tecnologías existentes y posibles formas de implantación, en relación directa con las necesidades /objetivos de la organización.
En este sentido, toma enorme importancia la figura del responsable o líder del proyecto como persona hipotéticamente conocedora tanto de la tecnología como de los objetivos de la organización, un mediador que coordine la actividad con capacidad de decisión, y un equipo de trabajo interno adecuado, pero los resultados del análisis indican que existen carencias a este nivel.
Con excesiva frecuencia se escogen tecnologías y proveedores poco conocidos por la pyme y técnicas de implementación excesivamente ambiciosas o poco graduales. Los problemas se traducen en fallos en la estrategia de la implantación, y necesidad de rediseño de procesos con alto nivel de impacto.
Las herramientas de gestión integral tienen un cierto nivel de desarrollo a título operacional, pero no pueden resolver cuestiones estratégicas o próximas al ámbito de la inteligencia de negocio
La importancia dada por las pymes a que las tecnologías sobre sistemas de gestión integral se adapten a sus necesidades o actividades es grande, tal y como ha quedado patente en el estudio realizado. Ello revela un deseo de que de alguna manera las herramientas se ajusten y sean útiles para resolver cuestiones estratégicas del negocio, muy especiales ya no sólo en cada sector de actividad, sino en cada empresa. El estudio nos ha indicado que sólo una tarea de diseño realizada desde el conocimiento de la propia empresa puede dar lugar a un sistema de gestión integral acorde con sus específicas necesidades y líneas de negocio, susceptible de ajustes y nuevas adaptaciones a la cambiante realidad.
Por lo general, la implementación de un ERP se hace por fases e inicia con el área administrativa contable, área en la cual se irán a reflejar las operaciones que se ejecutan en todas las demás áreas del sistema. A través del uso de un sistema ERP, las organizaciones logran ordenar los procesos fundamentales en su forma de operar, obteniendo grandes ventajas a través de llevar sus negocios con una integración completa de sus distintas áreas, de forma automatizada, optimizada y con los controles necesarios para poder guiar y percibir la forma en que se están desempeñando.
El máximo beneficio de la implantación de un ERP se obtiene cuando todas las áreas de la empresa están totalmente integradas y cuando esta integración se realiza en el menor plazo de tiempo posible y en forma óptima. Para lograr este beneficio, es esencial contar con una metodología adecuada, la cual garantice que el éxito del proyecto, y que tome en cuenta elementos tales como la idiosincracia del medio regional de la empresa, estructuración de equipos de trabajo de las partes involucradas en la implementación y que sea lo suficientemente flexible para que cada empresa marque el paso que más le convenga, según sus prioridades para alcanzar los objetivos y metas que se impusieron a la hora de adquirir el software.
Existen 2 variables principales implicadas entre el éxito total, el éxito parcial y el fracaso. Una es la razón por la cual e adopta el nuevo sistema en la empresa y la otra es si la compañía adopta el nuevo sistema el proceso de implementación en forma estructurada.
La tecnología suele ofrecer enormes oportunidades para remover estacas en el ámbito de los negocios, pero no siempre la introducción de una nueva tecnología viene acompañada de un replanteo de las reglas, de un cambio de nuestros hábitos y de liberar las posibilidades de ir más allá de los límites que nos fijaban las antiguas limitaciones.
El ERP es una poderosa herramienta para integrar los procesos de negocio, proveer información oportuna y segura, que contiene las mejores prácticas de administración de negocios, pero sin embargo no es suficiente para llevar adelante un proceso de transformación y obtener todos los beneficios que se podrían obtener de ella. La tecnología remueve restricciones pero no crea valor por si misma. El valor se obtiene diseñando procesos innovadores que permitan a las Empresas diferenciarse y crear verdaderas ventajas competitivas. Es en el proceso de cambio y no sólo en la herramienta donde está el verdadero desafío del empresario.