La estrategia de Kaizen es el concepto de mayor importancia en la administración japonesa. Los dos pilares que sustentan Kaizen son los equipos de trabajo y la ingeniería industrial, que se emplean para mejorar los procesos productivos. De hecho, Kaizen se enfoca a la gente y a la estandarización de los procesos. Su práctica requiere de un equipo integrado por personal de producción, mantenimiento, calidad, ingeniería, compras y demás empleados que el equipo considere necesario.
Los objetivos de Kaizen son: (1) Reducir las pérdidas, (2) Mejorar la calidad, (3) Reducir los tiempos de entrega, (4) Aumentar la satisfacción del trabajador y (5) Aumentar la satisfacción del cliente .
Kaizen es una propuesta de equipo orientada a resultados y que permite un rápido mejoramiento continuo. La aplicación de Kaizen implica que los empleados realicen mejoramientos dentro de un área o proyecto específico de manera inmediata. A través de esta participación, los empleados obtienen conocimientos y entienden las herramientas de Kaizen y aprenden cómo implementarlas, para así dar a la compañía un marco competitivo con mayores beneficios económicos.
El Modelo de implementación de Kaizen está organizado en 4 etapas:
Etapa 1 – Inicio y Demostración de la propuesta Kaizen
Crear la estrategia, visión y estructura organizacional para implementar el proceso Kaizen. Esta etapa se caracteriza por un gran y significativo mejoramiento en las áreas del modelo.
Etapa 2 – Modelar y practicar el proceso Kaizen
Desarrollar áreas piloto dentro de los modelos de clase mundial a ser imitados por otras áreas. Alinear e integrar las estructuras y metas de la organización con el proceso Kaizen. Durante esta etapa, el proceso traslada los eventos de alto nivel de mejoramiento a una cultura sostenida del mejoramiento continuo.
Etapa 3 – Estandarizar y ampliar el proceso de Kaizen
Ampliar el proceso Kaizen estandarizado a todos los sistemas y niveles de la organización. Alinear e integrar las estructuras y metas de la organización al proceso Kaizen.
Etapa 4 –Sistematizar el proceso Kaizen
Difundir el proceso Kaizen en todas las partes de la organización, incluyendo vendedores y distribuidores. Kaizen impacta en los elementos estratégicos de una organización. La capacidad de la organización de responder a las demandas competitivas se reafirma en forma constante.
Los consejos básicos para la implementación de Kaizen son: 1- Descartar las ideas fijas convencionales (Paradigmas) 2- Pensar cómo hacer algo, y no por qué no puede ser hecho 3- No presentar excusas. Empezar preguntando por las prácticas actuales 4- No buscar la perfección. Hacer lo apropiado para solo el 50 % del target 5- Corregir, si se comete errores 6- No gastar dinero en Kaizen, sino utilizar su sabiduría 7- El ingenio prevalece ante la privación o escasez de recursos 8- Preguntar “por qué?” 5 veces y buscar las causas de origen 9- Buscar la sabiduría de 10 personas más que el conocimiento de una persona 10- Las ideas de Kaizen son infinitas
Kaizen tiene un conjunto de herramientas asociadas que contribuyen al mejoramiento de un proceso. Las herramientas son:
7 Waste: Identifica las pérdidas encontradas en varios negocios, no exactamente en el área de la manufacturación
5’S: es una determinación para organizar el lugar de trabajo, mantenerlo ordenado, limpiarlo, mantener las condiciones estandarizadas y mantener la disciplina que se necesita para hacer un buen trabajo. Este aforismo se traduce como: organización – orden – limpieza – estandarización – disciplina
Visual Factory: es la utilización de una vista de todos los ítems requeridos para sostener las condiciones normales de operación dentro de una fábrica.
Teams: Kaizen habilita a los equipos de empleados a realizar mejoramientos continuos de los procesos.
Setup Reduction (SMED): es una herramienta que permite reducir el tiempo causado por algún cambio de material o de equipamiento en la fábrica. SMED permite combinar la producción sin disminuir los resultados o aumentar los costos.
Total Preventive Maintenance (TPM): es una herramienta que permite minimizar el tiempo de mantenimiento y mantener las máquinas a un máximo performance.
Poka Yoke: consiste en bajar los costos y en corregir los errores de las pruebas de un proceso para prevenir defectos a partir de lo hecho o pasado en el proceso.
Team Problem Solving: permite a los empleados tener las herramientas necesarias y ayudar a resolver problemas.
Quality Improvement Techniques: son herramientas de calidad necesarias para impulsar a obtener cero defectos.
Work Balancing: son operaciones estándares creadas para maximizar la eficiencia del operador por medio de la comparación del contenido del trabajo respecto de la salida requerida basada en al demanda del cliente.
One Piece Workflow: consiste en minimizar el trabajo de los procesos y el sobrante del transporte del proceso de producción.
Kanban: es un sistema de cumplimiento que controla la producción o cumplimiento de las partes requeridas teniendo en cuenta la cantidad y el tiempo requerido.
Las Ventajas de Kaizen son:
1- los problemas son identificados desde el principio y son resueltos 2- los pequeños mejoramientos que son realizados pueden agregar beneficios al negocio 3- los mejoramientos producen cambios en la calidad del negocio, costos y entrega de productos, lo cual significa un mayor nivel de satisfacción del cliente y un desarrollo del negocio 4- la participación de los empleados en el cambio permite que la gente empiece a ver que su trabajo es fácil y agradable
Las Desventajas de Kaizen son: 1- la impaciencia de la gerencia por ver resultados inmediatos, no sólo en el área seleccionada, sino en toda la planta. 2- la incapacidad de la organización para apoyar y reconocer los equipos de mejoramiento capaces de tomar decisiones propias en situaciones de trabajo que directamente los afectan. 3- la falta de seguimiento por la Alta Gerencia.
Kaizen puede ser tenido en cuenta en la implantación del punto 8.5.1 “Mejora continua” presente en las Norma ISO 9001:2000 y 90003:2004 (ISO 9001:2000 aplicada al Software). Las áreas de procesos Organizacional Process Focus (OPF), Organizational Innovation and Deployment (OID) y Measurement and Analysis (M&A) de CMMi V1.2 guardan relación con el punto 8.5.1.
Finalmente, Kaizen es una filosofía acerca del mejoramiento continuo, el cual contribuye a que las empresas mejoren su competitividad y sus procesos organizacionales.