ME11 en mySAP SCM

La transacción ME11 de mySAP SCM permite definir información específica de un proveedor de material. Un material puede ser abastecido por varios proveedores y los proveedores pueden tener varios precios, costos de flete o condiciones de entrega.

El info record es válido a nivel planta y a nivel organización de compras. Los niveles organizacionales, en este caso, son: mandante, planta y organización de compras. El info record se puede aplicar a todas las plantas o a una planta de una organización de compras. En el info record a nivel organización de compras, los datos del info record son datos defualt para una nueva orden de compra de una planta perteneciente a la organización de compras. En el info record a nievl planta, el sistema sugiere los datos del info record específico de la planta cuando se crea una orden de compra para esa planta.

El info record puede ser generado manual o automáticamente cuando se crea una cotización, orden de compra u outline agreement.

El info record puede ser creado de 2 formas: (1) manualmente (transacción ME11) y (2) automáticamente (usando el indicador “Info Update”, el cual permite efectuar mantenimiento de cotizaciones, órdenes de compra, acuerdos y actualización de condiciones). Este indicador puede tomas los siguientes valores: “ “ (info record no actualizado o creado), “A” (actualiza con o sin planta), “B” (actualiza con planta) y “C” (actualiza sin planta y a nivel organización de compras). Este indicador es asignado en la OC (los datos de la OC son actualizados en el info record).

El info record permite definir la siguiente información: (1) precios /condiciones, (2) datos de entrega (tiempo de entrega, tolerancia y costos de entrega), (3) datos del proveedor y (4) número de la última orden de compra / número de cotización. Si la referencia de la última orden de compra es definida en el info record, el sistema sugiere un precio para la orden de compra.

Los datos del info record son copiados en los documentos de compras como valores default. Si se crea un documento de compras, el sistema intenta encontrar un precio para el material. Al crear una orden de compra, el sistema busca un info record con a combinación proveedor / material en el nivel planta / organización de compras. Si no hay un info reocord, el sistema busca a nivel organización de compras y se ingresa el precio. Si existe un info record, las condiciones tienen prioridad durante la determinación el precio. El sistema solo copia condiciones válidas del info record a la orden de compra. Si un info record no contiene condiciones, el sistema lee el número del último documento de compras y sugiere el precio. Las condiciones pueden ser actualizadas en el info record. Se puede asignar el indicador ‘Info update’ en el ítem de la cotización.

Cuando se crea el info record ciertos datos provienen del RMM (registro maestro de material) y del registro maestro de proveedores; y son insertados en el info record como valores default. El info record puede tener o no asociado el RMM. El info record con RMM refleja la relación entre material / servicio con un RMM y un proveedor. El info record sin RMM refleja la relación entre material / servicio sin un RMM y un proveedor.

El sistema sugiere info reocrd para los grupos de materiales cuando se crea manualmente una solicitud de ítem sin un RMM. Cuando se crea una Orden de compra (ME21N), un comprador determina si crear o actualizar el info record. El estado del indicador ‘Info Update’, en ME21N, es controlado por medio de las asignaciones generales y dependiente del usuario.

Diseño del Servicio - ITIL V3 (3)

Esta parte de ITIL V3 busca solucionar los requerimientos actuales y futuros del negocio en base al diseño del servicio que define la dirección que deben tener las políticas de producción y mantenimiento, al igual que la documentación y las arquitecturas para el apropiado desarrollo de las soluciones, procesos e infraestructura de innovación de TI. Se trata de “producir e implementar políticas de las TI, arquitecturas y documentos para el diseño de servicios y procesos de TI apropiados e innovadores”.

El concepto del diseño del servicio consiste en el diseño apropiado e innovador de los servicios de TI que permitan resolver en el presente y en el futuro los requerimientos de los negocios, incluyendo sus arquitecturas, procesos, políticas y documentación.

El esquema del ciclo de vida de la administración del servicio comprende básicamente las siguientes fases: (1) Diseño, (2) Transición, (3) Operación y (4) Mejora continua.

Los conceptos que se plantean en esta parte son:

- El ciclo de vida del servicio. - Los objetivos y elementos en el diseño de los servicios. - Selección del modelo de diseño de servicios. - Servicios, personas, procesos, conocimiento y herramientas. - Modelo de costes. - Análisis de riesgos y beneficios. - Implementación del diseño de los servicios.

Hay una conexión que se ha perdido entre la definición de la estrategia y la visualización de la misma para poder aplicarla en la transición del servicio y en el trabajo real de las organizaciones de TI. Es todo un reto poder tomar todos los conceptos y la visión de la estrategia para aterrizarlas y hacerlas realidad, de eso se trata la visualización, de la aplicación en el trabajo para mejorar la calidad de los servicios.

Otro reto que enfrentan las áreas de TI son las limitantes, lo importante es cómo diseñar la solución perfecta frente a todas las limitaciones. Las organizaciones de TI deben tener siempre presente la estrategia y encontrar el espacio para diseñar la solución perfecta que se desea proveer a los clientes.

Las principales limitantes que se pueden enfrentar y en las cuales se deben buscar espacios de soluciones son: (1) Cumplir con estándares y regulaciones, (2) Otras limitaciones como las políticas, gobierno, etcétera, (3) Tecnología, (4) Ética y valores, (5) Metas financieras, (6) Obligaciones contractuales, (7) Limitaciones de los recursos, (8) Derechos de autor, patentes y marcas registradas y (9) Limitaciones de capacidad.

Las organizaciones de TI deben encontrar la solución apropiada, la que se pueda hacer con todo y las limitantes. El diseño de cada solución es distinto, pero todas las soluciones deben tomar en cuenta los elementos esenciales y utilizar un diseño modular.

El diseño de las soluciones se debe hacer en base al ciclo de vida de la administración del servicio, no debe ser un diseño de una mezcla de requerimientos, y es crucial asegurarse que funcione exitosamente en la transición y en la operación, no debe funcionar únicamente en el diseño, sino funcionar en todo momento y en cualquier lugar. Una vez cubiertas todas las áreas del diseño, se introduce el concepto del desempeño del servicio y la conciliación de los elementos en el ciclo de vida de la administración del servicio.

Los elementos que integran el diseño del servicio deben formar parte de cada solución y son los siguientes: 1. Portafolio de servicios para administrar y controlar el servicio a través del ciclo de vida. 2. Los servicios deben incluir todos los requerimientos funcionales. 3. La arquitectura de la tecnología y la administración de los sistemas deben proveer los servicios necesarios. 4. Los procesos necesitan del diseño de la transición, operación e implementación de los servicios, las arquitecturas y los procesos en sí mismos. 5. Métodos de evaluación y métricas de los servicios, las arquitecturas y los componentes que las conforman y los procesos.

La clave de la administración del ciclo de vida es el portafolio de servicios que debe incluir un catálogo de servicios extendido y cada nuevo requerimiento se debe añadir al portafolio y al ciclo para brindar los servicios que los clientes necesitan. El catálogo de servicios es una parte del portafolio, es la clave para unir todas las partes y aplicarlas en forma conjunta para administrar el ciclo de vida.

El portafolio de servicios incluye:

· Servicios: que sean funcionales de acuerdo con las necesidades de los negocios, es importante buscar la forma de implementar innovaciones a través de la tecnología.

· Procesos: que trabajen efectiva y eficientemente para apoyar a los negocios siempre desde la perspectiva de los clientes.

· Evaluaciones y métricas: se necesitan técnicas de evaluación y métricas que muestren cuando se está realizando un buen trabajo, o cuando se tiene un mal desempeño para tomar acciones correctivas.

· Mejora continua: aplicar esquemas de mejora continua ayudará a las organizaciones a estar atentos a las implementaciones y los procesos para brindar un servicio de mayor calidad.

Estos elementos son individuales y operan en la transición del servicio, se deben implementar cada uno de estos elementos o un programa mayor que los incluya a todos, ya que los procesos deben contar con todos estos elementos.

En resumen, se debe tomar la estrategia y los requerimientos de las organizaciones para traducirlos en un diseño que posteriormente se convertirá en la transición del servicio, que incluya todos los componentes necesarios para que el servicio se convierta en realidad a través del ciclo de vida de la administración del servicio.

PMC y SSAD en CMMi ACQ V1.2 (3)

PROJECT MONITORING AND CONTROL

El propósito de Project Monitoring and Control (PMC), perteneciente al Nivel de Madurez 2, es suministrar un entendimiento del avance del proyecto y de las acciones correctivas que pueden efectuarse cuando existen desviaciones del performance del proyecto respecto de lo planificado.

El plan del proyecto es la base para monitorear las actividades, comunicar el estado de las mismas, y efectuar las acciones correctivas. El avance es determinado por medio de la comparación del producto de trabajo actual y los atributos de la tarea. Cuando el estado actual tiene un desvío significativo respecto de los valores esperados, se efectúan acciones correctivas que pueden incluir la re-planificación.

PMC se relaciona con las siguientes área de proceso: PP, MA, AM y SSAD. Los objetivos específicos (SG), prácticas especificas (SP) y subprácticas de esta AP son:

SG 1 - Monitor Project Against Plan

SP 1.1 - Monitor Project Planning Parameters

1.1.1- Monitor progress against the schedule. 1.1.2- Monitor the project's cost and expended effort. 1.1.3- Monitor the attributes of the work products and tasks. 1.1.4- Monitor resources provided and used. 1.1.5- Monitor the knowledge and skills of project personnel. 1.1.6- Document significant deviations in project planning parameters.

SP 1.2 - Monitor Commitments

1.2.1- Regularly review commitments (both external and internal). 1.2.2- Identify commitments that have not been satisfied or are at significant risk of not being satisfied. 1.2.3- Document the results of the commitment reviews.

SP 1.3 - Monitor Project Risks

1.3.1- Periodically review the documentation of risks in the context of the project’s current status and circumstances. 1.3.2- Revise the documentation of risks as additional information becomes available. 1.3.3- Communicate the risk status to relevant stakeholders.

SP 1.4 - Monitor Data Management

1.4.1- Periodically review data management activities against their description in the project plan. 1.4.2- Identify and document significant issues and their impacts. 1.4.3- Document results of data management activity reviews.

SP 1.5 - Monitor Stakeholder Involvement

1.5.1- Periodically review the status of stakeholder involvement. 1.5.2- Identify and document significant issues and their impacts 1.5.3- Document the results of the stakeholder involvement status reviews.

SP 1.6 - Conduct Progress Reviews

1.6.1- Regularly communicate status on assigned activities and work products to relevant stakeholders. 1.6.2- Review the results of collecting and analyzing measures for controlling the project. 1.6.3- Identify and document significant issues and deviations from the plan. 1.6.4- Document change requests and problems identified in work products and processes. 1.6.5- Document the results of the reviews. 1.6.6- Track change requests and problem reports to closure.

SP 1.7 - Conduct Milestone Reviews

1.7.1- Conduct milestone with relevant stakeholders at meaningful points in the project’s schedule, such as the completion of selected stages 1.7.2- Review the commitments, the plan, the status, and risks of the project. 1.7.3- Identify and document significant issues and their impacts. 1.7.4- Document the results of the review, action items, and decisions. 1.7.5- Track action items to closure.

SP 1.8 - Monitor Transition to Operations and Support

1.8.1- Monitor the operations and support organization’s capability and facilities designated to receive, store, use, and maintain the acquired products 1.8.2- Monitor delivery of training for those involved in receiving, storing, using, and maintaining the acquired products. 1.8.3- Review pilot results, if any, and operational readiness reports for the acquired product 1.8.4- Review and analyze the results of transition activities.

Productos de trabajo típicos

Records of project performance (SP 1.1) Records of significant deviations (SP 1.1) Cost performance reports (SP 1.1) Records of commitment reviews (SP 1.2) Records of project risk monitoring (SP 1.3) Records of data management (SP 1.4) Records of stakeholder involvement (SP 1.5) Documented project review results (SP 1.6) Documented milestone review results (SP 1.7) Transition readiness report (SP 1.8) Records of transition to support reviews (SP 1.8) Transition Analysis Report (SP 1.8)

Productos de trabajo del Proveedor

Supplier progress reports and performance measures (SP 1.1) Records of significant deviations (SP 1.1) Cost performance reports (SP 1.1) Records of supplier risk monitoring (SP 1.3) Records of supplier data management (SP 1.4) Records of supplier involvement (SP 1.5) Supplier progress reports and performance measures (SP 1.6) Supplier review materials and reports (SP 1.6) Documentation of product and document deliveries (SP 1.6) Documented measurement results (SP 1.7) Measurement analysis reports (SP 1.7) Training materials and supporting artifacts (SP 1.8) Site Readiness Report (SP 1.8) Verification Reports (SP 1.8) Training records (SP 1.8) Operational readiness reports (SP 1.8) Test results (SP 1.8) Pilot results (SP 1.8)

SG 2 - Manage Corrective Action to Closure

SP 2.1 - Analyze Issues

2.1.1- Gather issues for analysis. 2.1.2- Analyze issues to determine need for corrective action.

SP 2.2 - Take Corrective Action

2.2.1- Determine and document the appropriate actions needed to address the identified issues. 2.2.2- Review and get agreement with relevant stakeholders on the actions to be taken. 2.2.3- Negotiate changes to internal and external commitments.

SP 2.3 - Manage Corrective Action

2.3.1- Monitor corrective actions for their completion. 2.3.2- Analyze results of corrective actions to determine the effectiveness of the corrective actions. 2.3.3- Determine and document appropriate actions to correct deviations from planned results for corrective actions.

Productos de trabajo típicos

List of issues needing corrective actions (SP 2.1) Corrective action plan (SP 2.2) Corrective action results (SP 2.3)

Productos de trabajo del Proveedor

List of supplier issues needing corrective action by the acquirer (SP 2.1) Corrective action plans for supplier issues (SP 2.2) Corrective action plans for supplier issues (SP 2.3)

SOLICITATION AND SUPPLIER AGREEMENT MANAGEMENT

El propósito de Solicitation and Supplier Agreement Managemente, perteneciente al Nivel de Madurez 2, es preparar un solicitud de paquete y seleccionar uno o más proveedores para entregar el producto o servicio. Esta área de proceso incluye el desarrollo de una estrategia de adquisición. Esta estrategia consiste en una guía que permite controlar el proyecto y en una estructura que integra las actividades necesarias para adquirir un producto operacional.

Esta área de proceso suministra un conjunto de prácticas que permite al cliente iniciar y formalizar una relación con el proveedor para la ejecución exitosa del proyecto. Un acuerdo formal es un acuerdo legal entre la organización y el proveedor. Este acuerdo puede ser un contrato, una licencia o memorando de acuerdo. El producto adquirido es entregado por el proveedor de acuerdo al acuerdo formal. El acuerdo del proveedor creado, usando estas prácticas, permite al cliente ejecutar el monitoreo y control de las actividades del proveedor usando otras áreas de proceso tales como Project Monitoring and Control y Acquisition Maangement.

SSDA se relaciona con las siguientes áreas de proceso: PP, MA, ARD, REQM, AM y DAR. Los objetivos específicos (SG), prácticas especificas (SP) y subprácticas de esta AP son:

SG 1 – Prepare for Solicitation and Supplier Agreement Development

SP 1.1 - Identify Potential Suppliers

1.1.1- Develop a list of potential suppliers. 1.1.2- Communicate with potential suppliers concerning the forthcoming solicitation 1.1.3- Verify participants who will evaluate supplier proposals. 1.1.4- Verify participants in supplier negotiations.

SP 1.2 – Establish a Solicitation Package

1.2.1- Develop the statement of work for the supplier 1.2.2- Specify the process, product and service level measures for acceptance. 1.2.3- Develop supplier evaluation and proposal evaluation criteria. 1.2.4- Document the proposal content that suppliers must submit with their response. 1.2.5- Incorporate acquirer’s (standard) supplier agreement, terms and conditions, and additional information into the solicitation package.

SP 1.3 - Review the Solicitation Package

SP 1.4 - Distribute and Maintain the Solicitation Package

1.4.1- Finalize list of potential suppliers. 1.4.2- Distribute the solicitation package to potential suppliers. 1.4.3- Document and respond to supplier questions according to the instructions in the solicitation package. 1.4.4- Acknowledge the receipt of supplier proposals according to the schedule identified in the solicitation package. 1.4.5- Verify conformance to requirements and completeness of supplier response. 1.4.6- Issue amendments to the solicitation package when changes are made to the solicitation.

Productos de trabajo típicos

List of potential suppliers prepared to respond to the solicitation (SP 1.1) Solicitation package (SP 1.2) Supplier and proposal evaluation criteria (SP 1.2) Record of the reviews of the solicitation package (SP 1.3) Responses to supplier questions (SP 1.4) Amendments to the solicitation package (SP 1.4)

Productos de trabajo del Proveedor

Supplier proposals (SP 1.4) Supplier questions and requests for clarification (SP 1.4)

SG 2 – Select Suppliers

SP 2.1 - Evaluate Proposed Solutions

2.1.1- Distribute supplier proposals to individuals identified by the acquirer to perform the evaluation. 2.1.2- Schedule an acquirer evaluation review of supplier proposals to consolidate questions, concerns and issues. 2.1.3- Schedule supplier presentations. 2.1.4- Confirm the mutual understanding of the statement of work. 2.1.5- Evaluate supplier proposals and document findings. 2.1.6- Execute due diligence. 2.1.7- Document candidate supplier recommendations based on the proposal evaluation

SP 2.2- Establish Negotiation Plans

SP 2.3 – Select Suppliers

2.3.1- Evaluate supplier proposals 2.3.2- Negotiate with suppliers to determine the best fit for the project 2.3.3- Select a supplier to be awarded the supplier agreement. 2.3.4- Document the selection.

Productos de trabajo típicos

Clarification correspondence between the acquirer and potential suppliers (SP 2.1) Evaluation results and rationale (SP 2.1) List of candidate suppliers (SP 2.1) Negotiation plan for each candidate suppliers (SP 2.2) Revisions due to negotiations (SP 2.3) Supplier selection decision (SP 2.3) Evaluation reports (SP 2.3)

Productos de trabajo del Proveedor

Proposal revisions based clarifications (SP 2.1) Supplier documentation of their approach to the project work, their capabilities, and a preliminary technical solution (SP 2.1)

SG 3 – Establish Supplier Agreements

SP 3.1 - Establish an Understanding of the Agreement

SP 3.2 – Establish the Supplier Agreement

3.2.1- Document the supplier agreement 3.2.2- Verify that all parties to the agreement understand and agree to all requirements by signing the supplier agreement. 3.2.3- Notify those suppliers not selected for the award. 3.2.4- Communicate the supplier agreement in the organization as required. 3.2.5- Maintain the supplier agreement as required 3.2.6- Ensure that all records related to the supplier agreement are stored, managed, and controlled for future use.

Productos de trabajo típicos

Correspondence clarifying elements of the agreement (SP 3.1) Frequently asked questions (for use with end users, other suppliers) (SP 3.1) Supplier agreement (including terms & conditions) (SP 3.2)