FASE 2 – SELECCIÓN DEL EQUIPO DE CONSULTORIA
Actividad 1 – Documentar bases de la búsqueda
2.1.1. Organizar la búsqueda
Una vez seleccionado el producto a implementar el paso siguiente es seleccionar quién lo va a implementar. La consultoría externa para este punto es fundamental puesto que la empresa raramente posee expertos en el producto y en los módulos que se implementarán.
Los sistemas ERP en algunos casos pueden ser implementados solo por los proveedores del sistema. En otros casos tienen consultoras asociadas que realizan el trabajo y finalmente existen productos que pueden ser implementados por cualquier consultora capacitada sin necesidad de estar acreditada ante el proveedor. En el caso de haber adquirido un ERP que solo puede ser implementado por su proveedor esta fase no será necesaria. En el caso que el producto solo pueda ser implementado por consultoras acreditadas se debe pedir al proveedor del sistema ERP un listado con las consultoras autorizadas.
Si el producto puede ser implementado por cualquier consultora, se recomienda pedir un listado al proveedor y buscar en el mercado local otros candidatos. La búsqueda puede hacerse por Internet, revistas especializadas, contactos con otras empresas que ya posean el producto. Se preparará una presentación con la documentación de la fase 1. En esta documentación se debe incluir el producto seleccionado, las áreas y procesos que serán impactados, los módulos que se implementarán del ERP, descripción de la actividad de la empresa, puntos relevantes de la empresa como cantidad de sucursales, cantidad de usuarios que tendrá el sistema; el listado del equipo de trabajo y el listado con las consultoras candidatas a implementar el producto.
2.1.2. Armado de un listado de criterios para seleccionar la consultora
Al igual que para seleccionar el ERP, para la comparación y selección de la consultora es necesario tener un listado de criterios ponderados y puntos de comparación comunes. Teniendo esto en cuenta se han identificado diferentes aspectos que deben ser evaluados en el proceso de selección. Se detalla un listado de criterios ponderados para ser usado como modelo. Este modelo debe ser adaptado a las necesidades particulares de la implementación. El objetivo de esta etapa es desarrollar un listado de puntos de comparación ponderados adecuado para la empresa y el proyecto.
Actividad 2 –Selección de candidatos
2.2.1. Entrevistar posibles candidatos y recopilar información
Como primer paso se contacta a las consultoras listadas, se les presenta la documentación preparada y se les solicita una propuesta para la implementación del ERP y los módulos seleccionados. Para que el esfuerzo del proceso de evaluación no sea muy grande, el número ideal de candidatos para esta actividad es entre 5 y 7.
La propuesta que presente la consultora debe incluir:
-Tiempo estimado de implementación.
-Fecha estimada de arranque del proyecto y de puesta en productivo.
-Costos del proyecto, discriminado el costo de la implementación del costo de soporte post implementación.
-Listado de consultores del equipo de trabajo con los CV de cada uno (para pedir referencias) y su función en el equipo.
-Plan de contingencia en caso de no cumplir con el tiempo o los costos estimados.
-Alcance del trabajo: implementación, mantenimiento, capacitación a usuarios y analistas.
-Metodología a utilizar.
-Referencias de otros proyectos en los que han trabajado.
-Listado con las obligaciones y recursos que tendrá que proveer la empresa; por ejemplo equipo de analistas funcionales y usuarios, equipamiento (computadores, teléfonos, puestos de trabajo, etc.)
-Experiencia comprobable en la implementación de los módulos que se implementaran en la empresa.
Al obtener las propuestas de las distintas consultoras, el equipo de proyecto completa el listado de criterios. Se prepara un reporte por consultora en donde consta el listado con la ponderación y valores obtenidos, las propuestas y otra información relevante. Como carátula de los reportes de cada consultora se sugiere completar y agregar un cuadro resumen con la información por consultora.
Con la documentación preparada, se organiza una reunión con el equipo de proyecto para presentar las opciones, evaluar las propuestas y seleccionar los posibles candidatos.
Al finalizar esta etapa se deberán seleccionar 2 o 3 consultoras para la próxima tarea de evaluación, el número sugerido es para minimizar el esfuerzo que requieren las reuniones y trabajo de investigación.
2.2.2. Evaluar los candidatos
En esta etapa se coordinarán reuniones con los gerentes de las 2 o 3 consultoras seleccionadas y con los consultores propuestos. La idea es explicar la propuesta y su metodología de trabajo. Se aprovechará la oportunidad para verificar que la actividad de la empresa se ha comprendido, validar el alcance de la actividad de la consultora y del proyecto. Así mismo será el primer contacto de la empresa con los consultores que participarán en el proyecto. Se sugiere aprovechar la entrevista para repasar los CV de los consultores y conversar personalmente sobre sus experiencias previas.
Las reuniones se harán preferentemente en las oficinas de la consultora y asistirán el jefe de proyecto y algún directivo de ser necesario. En una segunda reunión entre directivos y gerentes de ambas partes, sin los consultores, se discuten temas económicos, discrepancias que pueda haber en los tiempos de implementación, reemplazo de algún consultor por otro si no hubiera gustado el perfil y otras diferencias que pudiera haber. Es importante la dedicación, el esmero y atención que muestre el proveedor ante sus demandas, ya que revela la manera en que responderá cuando haya un problema o urgencia con el sistema.
Es muy importante siempre comparar la propuesta de la consultora contra lo que el proveedor del ERP estimó a nivel costos y tiempo de la implementación y usarla como base para la negociación. Al finalizar esta etapa, el jefe de proyecto deberá agregar al reporte armado en el punto anterior para cada consultora todos los datos, opiniones, ventajas, desventajas y correcciones que hayan surgido de las reuniones con cada proveedor.
2.2.3. Decisión final – negociación
Es conveniente que el jefe de proyecto se reúna con la dirección de la empresa para definir la consultora que realizará la implementación. Se revisará toda la documentación preparada, es por ello que los reportes deben ser lo más completos posibles. Una vez seleccionada la consultora se le notifica y se coordina una reunión para la negociación del contrato. Para esta reunión la consultora debe preparar una propuesta definitiva en base a la anterior contemplando alguna observación que haya surgido en las reuniones y las negociaciones. Finalmente se da la aprobación final y se firma el contrato.