FASE 3 - PRESENTACIÓN Y PLANIFICACIÓN GENERAL DEL PROYECTO
Esta fase apunta a presentar a las partes involucradas y armar un cronograma de implementación no muy detallado pero que fije una fecha para empezar a trabajar y los macro procesos. Estos macro procesos que se deben tener en cuenta y para los que se necesita coordinar recursos de los distintos proveedores, son los siguientes:
- La instalación del producto y armado de los ambientes de trabajo.
En esta tarea trabajarán el proveedor de ERP, personal técnico, personal de base de la empresa y / o consultora.
- Estimar las fechas y duración de este trabajo, tener en cuenta la necesidad de nuevos equipos y disponibilidad de los proveedores de hardware.
- Una vez instalado el producto y creados los ambientes de trabajo comienzan a trabajar los especialistas en seguridad que relevarán usuarios, consultores y analistas que trabajarán en el proyecto y crearán los perfiles y usuarios en el sistema.
- Al mismo tiempo la consultora puede empezar a trabajar en el relevamiento y documentación de procesos con los usuarios. Esta fase de presentación y planificación puede ser muy corta como muy prolongada dependiendo de alguna demora que pudiera surgir en las negociaciones con los proveedores de hardware y la coordinación que todos los proveedores tengan los recursos disponibles en el momento en que se los necesita.
La documentación de esta última fase debe incluir un cronograma de tareas a grandes rasgos y fechas de comienzo de trabajo de todas las partes involucradas.
CONCLUSIÓN
La compra de un sistema ERP representa para la empresa una gran inversión no solo económica sino también de otros recursos, como es el tiempo y esfuerzo de sus empleados, y la migración de información de un sistema a otro con los riesgos que este proceso implica. Se espera que un sistema ERP una vez implementado dure unos cuantos años y acompañe a la empresa en sus proyectos, planes y objetivos de negocio. Es por esto que la selección del sistema ERP que se implementará y qué consultora hará el trabajo de implementación son temas muy delicados.
Es importante poder seleccionar el sistema que mejor se adecue a las necesidades de la empresa en varios aspectos, no sólo los económicos sino funcionales, estratégico, técnicos e inherentes al proveedor y su servicio. Es importante también encontrar el equilibrio en el producto seleccionado para que el ERP no quede obsoleto al poco tiempo de implementación pero tampoco que sea tan complejo para la organización que ni sea aprovechado en un 10 por ciento de su funcionalidad. Todos estos puntos hacen pensar que esta etapa es un proceso crítico, no obstante la selección de sistemas ERP no es un área de mucho estudio, más bien se le ha dedicado más tiempo de estudio a las metodologías de implementación.
Son pocas las metodologías que guíen a los directivos y miembros del equipo de proyecto en este trabajo tan complejo que es el seleccionar que herramienta ERP se usará. MSSE apunta a cubrir todo el ciclo de selección y de ser los más flexible posible, adecuándose a implementaciones grandes y chicas. Sin embargo queda mucho trabajo por hacer en esta área. Se pueden incorporar estudios para determinar porque implementar un ERP y no un sistema hecho a medida. Se puede estudiar más en profundo las actividades de la fase 3 para desarrollar un plan de acción más completo una vez seleccionada la herramienta y la consultora. MSSE es una ayuda en esta etapa tan crítica en el ciclo de vida de un ERP.