Factores de un proyecto de ERP (24)

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (1)

Integración del equipo de trabajo (1.1)
Este primer paso involucra la selección del personal adecuado para la realización del proyecto. Es importante integrar el equipo de manera multidisciplinaria, de tal forma que exista por lo menos una persona de cada departamento o proceso clave dentro de la cadena de valor de la organización. También es importante que el administrador o líder del proyecto sea una persona que tenga conocimientos del área de sistemas y conozca perfectamente la estrategia del negocio. Que cuente con el total apoyo de un alto ejecutivo, para que de esta manera se asegure que la tecnología de información estará al servicio o alineada a la estrategia de negocios.

Realización de la planificación de la implementación del ERP (1.2)
Definir de manera clara y precisa: - El objetivo del proyecto de implementación - Las actividades que se llevarán a cabo para la realización de dicho objetivo - Alcance - La asignación de la actividades y responsabilidades de cada integrante del equipo - La elaboración de la agenda de actividades - La estimación de los costos - Planear y considerar las tareas críticas o posibles contingencias que podrían retrasar el proyecto - Posibles planes de acción como soluciones a estas contingencias

Organización del proyecto (1.3)
Se establece el modelo de organización a seguir por el equipo para llevar a cabo el proceso de implementación. - Se establece el organigrama del equipo de proyecto -La jerarquización de responsabilidades y autoridades

Mecanismos de control adecuados (1.4) Recopilación de la información de avances Revisión continua de los calendarios o agenda de trabajo Reportes de análisis del avance y ajustes que sean necesarios para redefinir el rumbo de acción

Ejecución y control del proyecto (1.5) Se lleva a cabo lo establecido en la planeación, y realizarlo, utilizando mecanismos adecuados de control.

Cierre del proyecto (1.6) Se define el alcance del proyecto, delimitando perfectamente las fronteras de la implementación del ERP.

INFRAESTRUCTURA (2)
Requisitos tecnológicos para realizar una implementación adecuada del ERP

Análisis detallado de los actuales procesos de negocio de la empresa (2.1)
El equipo del proyecto debe realizar un diagnóstico de los procesos actuales del negocio. En esta evaluación deben considerarse la integración de datos financieros, la estandarización de los procesos de manufactura y la estandarización de la información de recursos humanos

Evaluación del ERP que mejor se adapte a la empresa (2.2)
Considerar que sea apropiadamente funcional con los procesos de la empresa Que tenga un grado adecuado de flexibilidad y escalabilidad para cubrir las necesidades actuales y futuras de la empresa Que posea una complejidad e interfaz amigable Que el tiempo de implementación sea mínimo Que sea posibilidad para soportar un multi-sitio de planeación y control Que proporcione una regular actualización Que requiera una mínima personalización o adecuación de los procesos de la empresa al ERP Que el costo total sea factible y que proporcione soporte técnico las 24 hs. Que posea sitios de referencia

Evaluación y establecimiento de la plataforma tecnológica adecuada (2.3)
Hacer un inventario de los recursos tecnológicos que actualmente posee la empresa y seleccionar los de posible uso, así como adquirir los que hagan falta para que el software pueda correr perfectamente. Es importante dejar bien establecida la plataforma y asegurarse que la flexibilidad, complejidad y escalabilidad del software vaya de la mano con el hardware, para tratar de evitar al máximo cualquier problema técnico.

CULTURA ORGANIZACIONAL (3)
Es necesario que los usuarios hayan aceptado el cambio que implica el proyecto y que realicen un uso adecuado del mismo, percibiendo claramente los beneficios que el nuevo sistema trae a su trabajo y a la productividad de su empresa. Es por eso que para lograr la aceptación del cambio, los usuarios deben ser involucrados desde el principio del proyecto, tener usuarios de tiempo completo en el proyecto, implementar un adecuado sistema de capacitación para incrementar la cultura informática en la empresa, manejar constantemente un programa de motivación y aceptación del cambio. Una consulta a expertos, por medio de un outsourcing, puede ser de gran ayuda al proporcionar detalles que pudieron pasar desapercibidos.

OPA y OWI en PCMM v2.0 (12)

ORGANIZATIONAL PERFORMACE ALIGNMENT  (OPA)

El propósito de Organizacional Performance Alignment, perteneciente al Nivel 5, es aumentar la correspondencia de los resultados del performance respecto del performance de la organización y de los objetivos del negocio. Esta área de proceso se basa en el análisis de los procesos basados en la competencia. Este análisis permite administrar las actividades de fuerza de trabajo para lograr los objetivos de negocio de la organización.

Goals

1- The alignment of performance among individuals, workgroups, units, and the organization is continuously improved.

2- The impact of workforce practices and activities on aligning individual, workgroup, unit, and organizational performance is continuously improved.

3- Organizational Performance Alignment practices are institutionalized to ensure they are performed as defined organizational processes.

Commitment to Perform

1- The organization establishes and maintains a documented policy for aligning performance across individuals, workgroups, units, and the organization.

2- An organizational role(s) is assigned responsibility for coordinating performance alignment activities across the organization.

Ability to Perform

1- Within each unit, an individual(s) is assigned responsibility and authority for ensuring the unit’s involvement in the organization’s performance alignment activities.

2- Adequate resources are provided for performing Organizational Performance Alignment activities.

3- Individuals performing Organizational Performance Alignment activities develop the knowledge, skills, and process abilities needed to perform their responsibilities.

4- Individuals and workgroups participating in Organizational Performance Alignment activities receive appropriate orientation in Organizational Performance Alignment practices.

5- The practices and procedures for performing Organizational Performance Alignment are defined and documented.

Practices Performed

1- Workgroups continuously improve the alignment of performance

among individuals and across the workgroup.

2- Units align performance among individuals, workgroups, and other entities within the unit.

3- The organization aligns performance across units and with the organization’s business objectives.

4- The impact of the organization’s workforce practices and activities on aligning performance is understood quantitatively. 

5- The impact of workforce practices and activities on performance alignment is managed quantitatively.

6- Evaluations of the impact of workforce practices and activities on performance alignment are used in performing other business and workforce activities.

Measurement and Analysis

1- Measurements are made and used to determine the status and performance of the organization’s performance alignment activities.

2- Measurements are made and used to determine the effectiveness of the organization’s performance alignment activities.

Verifying Implementation

1- A responsible individual(s) verifies that the organization’s performance alignment activities are conducted according to the organization’s documented policies, practices, procedures, and, where appropriate, plans; and addresses noncompliance.

2- Executive management periodically reviews the organization’s performance alignment activities, status, and results; and resolves issues.

3- The definition and use of measures of individual, workgroup, unit, and organizational performance are periodically audited for compliance with organizational policies.

CONTINUOUS WORKFORCE INNOVATION  (CWI)

El propósito de Continuous Workforce Innovation, perteneciente al Nivel 5, es identificar y evaluar las prácticas de las fuerzas de trabajo mejoradas, e implementar mejoras o innovaciones en la organización. las personas son responsables de mejorar continuamente el performance de las actividades de la fuerza de trabajo. Un grupo es responsable de coordinar las mejorar de las prácticas de la  fuerza de trabajo. Estas mejoras son evaluadas cuantitativamente y los resultados son comunicados a la fuerza de trabajo.

Goals

1- The organization establishes and maintains mechanisms for supporting continuous improvement of its workforce practices and technologies.

2- Innovative or improved workforce practices and technologies are identified and evaluated.

3- Innovative or improved workforce practices and technologies are deployed using orderly procedures.

4- Continuous Workforce Innovation practices are institutionalized to ensure they are performed as defined organizational processes.

Commitment to Perform

1- The organization establishes and maintains a documented policy for conducting Continuous Workforce Innovation activities.

2- An organizational role(s) is assigned responsibility for coordinating the continuous innovation and improvement of workforce practices across the organization.

Ability to Perform

1- Within each unit, a responsible individual(s) coordinates actions regarding proposals for improving workforce practices and activities and manages deployment of improvements or innovations.

2- Adequate resources are provided for continuously improving workforce practices and activities.

3- Those responsible for continuously innovating and improving workforce practices and activities develop the knowledge, skills, and process abilities needed to perform their responsibilities and to apply relevant evaluation methods and continuous improvement techniques.

4- Individuals receive orientation or preparation in the innovative or improved workforce practices and technologies adopted by the organization.

5- The practices and procedures for performing Continuous Workforce Innovation are defined and documented.

Practices Performed

1- The organization establishes a framework for continuously improving its workforce practices and activities.

2- Individuals and workgroups are empowered to continuously improve their performance of workforce activities.

3- A continuous improvement program is established to encourage individuals and workgroups to propose improvements to workforce practices and activities.

4- Workforce opinions about their working conditions are periodically evaluated to identify areas that would most benefit from innovative or improved practices. 

5- Data regarding the impact of the organization’s workforce practices and activities are analyzed to identify areas that would most benefit from innovative or improved practices.

6- Quantitative objectives are established for improving the impact of workforce practices and activities.

7- The organization continuously investigates innovative workforce practices and technologies.

8- Innovative and improved workforce practices and technologies are evaluated and selected for implementation.

9- When appropriate, innovative or improved workforce practices or technologies are evaluated in trials to evaluate their benefits and most effective methods for implementation.

10- The deployment of innovative or improved workforce practices or technologies is planned and prepared.  

11- Innovative or improved workforce practices and technologies are implemented according to their deployment plans.

12- The effectiveness and benefits of innovative or improved workforce practices and technologies are evaluated quantitatively.

13- The status and results of the organization’s Continuous Workforce Innovation activities are periodically reviewed and communicated across the organization.

Measurement and Analysis

1- Measurements are made and used to determine the status and performance of activities for continuously innovating and improving  workforce practices and activities.

2- Measurements are made and used to determine the effectiveness of continuously innovating and improving workforce practices and technologies.

Verifying Implementation

1- A responsible individual(s) verifies that the activities for continuously innovating and improving workforce practices are conducted according to the organization’s documented policies, practices, procedures, and, where appropriate, plans; and addresses noncompliance.

2- Executive management periodically reviews the Continuous Workforce Innovation activities, status, and results; and resolves issues.