ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (1)
Integración del equipo de trabajo (1.1)
Este primer paso involucra la selección del personal adecuado para la realización del proyecto. Es importante integrar el equipo de manera multidisciplinaria, de tal forma que exista por lo menos una persona de cada departamento o proceso clave dentro de la cadena de valor de la organización. También es importante que el administrador o líder del proyecto sea una persona que tenga conocimientos del área de sistemas y conozca perfectamente la estrategia del negocio. Que cuente con el total apoyo de un alto ejecutivo, para que de esta manera se asegure que la tecnología de información estará al servicio o alineada a la estrategia de negocios.
Realización de la planificación de la implementación del ERP (1.2)
Definir de manera clara y precisa: - El objetivo del proyecto de implementación - Las actividades que se llevarán a cabo para la realización de dicho objetivo - Alcance - La asignación de la actividades y responsabilidades de cada integrante del equipo - La elaboración de la agenda de actividades - La estimación de los costos - Planear y considerar las tareas críticas o posibles contingencias que podrían retrasar el proyecto - Posibles planes de acción como soluciones a estas contingencias
Organización del proyecto (1.3)
Se establece el modelo de organización a seguir por el equipo para llevar a cabo el proceso de implementación. - Se establece el organigrama del equipo de proyecto -La jerarquización de responsabilidades y autoridades
Mecanismos de control adecuados (1.4) Recopilación de la información de avances Revisión continua de los calendarios o agenda de trabajo Reportes de análisis del avance y ajustes que sean necesarios para redefinir el rumbo de acción
Ejecución y control del proyecto (1.5) Se lleva a cabo lo establecido en la planeación, y realizarlo, utilizando mecanismos adecuados de control.
Cierre del proyecto (1.6) Se define el alcance del proyecto, delimitando perfectamente las fronteras de la implementación del ERP.
INFRAESTRUCTURA (2)
Requisitos tecnológicos para realizar una implementación adecuada del ERP
Análisis detallado de los actuales procesos de negocio de la empresa (2.1)
El equipo del proyecto debe realizar un diagnóstico de los procesos actuales del negocio. En esta evaluación deben considerarse la integración de datos financieros, la estandarización de los procesos de manufactura y la estandarización de la información de recursos humanos
Evaluación del ERP que mejor se adapte a la empresa (2.2)
Considerar que sea apropiadamente funcional con los procesos de la empresa Que tenga un grado adecuado de flexibilidad y escalabilidad para cubrir las necesidades actuales y futuras de la empresa Que posea una complejidad e interfaz amigable Que el tiempo de implementación sea mínimo Que sea posibilidad para soportar un multi-sitio de planeación y control Que proporcione una regular actualización Que requiera una mínima personalización o adecuación de los procesos de la empresa al ERP Que el costo total sea factible y que proporcione soporte técnico las 24 hs. Que posea sitios de referencia
Evaluación y establecimiento de la plataforma tecnológica adecuada (2.3)
Hacer un inventario de los recursos tecnológicos que actualmente posee la empresa y seleccionar los de posible uso, así como adquirir los que hagan falta para que el software pueda correr perfectamente. Es importante dejar bien establecida la plataforma y asegurarse que la flexibilidad, complejidad y escalabilidad del software vaya de la mano con el hardware, para tratar de evitar al máximo cualquier problema técnico.
CULTURA ORGANIZACIONAL (3)
Es necesario que los usuarios hayan aceptado el cambio que implica el proyecto y que realicen un uso adecuado del mismo, percibiendo claramente los beneficios que el nuevo sistema trae a su trabajo y a la productividad de su empresa. Es por eso que para lograr la aceptación del cambio, los usuarios deben ser involucrados desde el principio del proyecto, tener usuarios de tiempo completo en el proyecto, implementar un adecuado sistema de capacitación para incrementar la cultura informática en la empresa, manejar constantemente un programa de motivación y aceptación del cambio. Una consulta a expertos, por medio de un outsourcing, puede ser de gran ayuda al proporcionar detalles que pudieron pasar desapercibidos.