Se tiene conocimiento de qué productos nos proporciona el mercado y, dentro de los grandes desarrolladores de software, la alianza estratégica que establecen los proveedores con las consultoras de implantación del ERP. Pero no sólo estos grandes agentes participan en el proceso de implantación. El papel más importante debe ser asumido por la propia organización. No estamos hablando sólo de la dirección de la compañía, elemento desencadenante del proceso y, evidentemente, clave en diferentes puntos del proyecto. Nos referimos al director del proyecto. Se describirá el papel de todos estos agentes y ver cómo se interrelacionan en el proceso. La clave de una buena implementación será mantener la fluidez en la relación entre estos agentes.
1.- Dirección de la compañía
Es el “dueño” del proceso. Es quién determina qué hay que hacer y cuándo se realizará. Lanza el proyecto de implantación del ERP, determina quién de su organización participará y en qué plazos se ha de finalizar el proyecto. No es necesario que esté presente durante todas las fases del proyecto, pero deberá ser informado periódicamente y en los momentos clave del proyecto (retrasos, aumento de los costes, actividades no previstas, etc.). Elige al Director del Proyecto y delega en él las funciones del “día a día”.
2.- Director del Proyecto
El papel debería ser asumido por alguien de la propia organización, con una visión generalista y, a ser posible, con excelentes relaciones en todos los órganos de la empresa (financiero, comercial, producción). De no ser posible asumir este papel por personas de la organización, es conveniente que se delegue la función en una entidad independiente del proveedor de software o de la consultora / comercializadora del software. Ello facilitará:
• Independencia de la visión del software: el ERP debe trabajar según el modelo de negocio de la organización y no al revés
• Representación de la organización: fluidez en las comunicaciones con la dirección
• Coordinación con otros proveedores: búsqueda de las mejores soluciones de integración con otros proveedores involucrados en el proyecto.
Reportará a la dirección de la compañía y será el responsable del seguimiento del proyecto. Su trabajo estará íntimamente relacionado con el Jefe del Proyecto.
3.- Jefe del Proyecto / Consultor
Este rol es asumido por la organización que realiza la instalación y adaptación del ERP. Si en la definición del proyecto se ha establecido que no exista la figura del director del proyecto, las funciones de aquel serán asumidas por este. Debe conocer profundamente la funcionalidad del ERP y las mejores prácticas del sector de la compañía en que se está implantando la solución. Deberá huir de la “jerga” técnica, usando conceptos y nomenclatura de negocio.
Cuando la complejidad de la implantación lo requiera, el proyecto será dividido en sub-proyectos, siendo responsable de cada uno de los módulos un consultor especializado en el área. El Jefe de Proyecto coordinará a los diferentes consultores de área.
4.- Usuarios clave del negocio
El Director del Proyecto y el Jefe de Proyecto armarán una propuesta para los usuarios clave que representarán a las diferentes áreas de la organización en diferentes fases del proyecto. Deberán ser ratificados por la dirección de la compañía. Su objetivo consiste en que el grupo de desarrollo e implantación “posea” conocimiento de las prácticas de la organización. Para ello, el usuario clave debe aceptar la representación de la organización desde un punto de vista objetivo, eliminando las prácticas personales si éstas no son comunes en diferentes áreas de la compañía. Estos usuarios podrán solicitar “apoyo” de otros compañeros si la complejidad de la solución así lo requiere.
En la fase de formación ocupan un lugar especial. Hay experiencias en que la formación en las nuevas prácticas de negocio se facilita si son los propios usuarios quienes transmiten a sus compañeros las nuevas formas de entender la organización, sobre todo si la implantación de un ERP ha requerido procesos de reingeniería.
5.- Equipo técnico
El jefe de proyecto coordinará al equipo técnico que implantará el proyecto (técnicos de hardware, analistas y programadores de desarrollo).