Fases de la Metodología
Una buena metodología de implantación será determinante para tener una garantía de "puesta en marcha" de la solución en los plazos previstos, pero además, nos permitirá definir claramente las responsabilidades de las partes implicadas y establecer las bases de un plan de acción conjunto. Para ello, resulta necesario seguir un patrón metodológico como el que se expone a continuación y que esté basado en las experiencia en más de un centenar de proyectos de estas características.
Fase 1: Análisis y Diagnosis
Esta fase consiste en la realización de un completo estudio de los procesos de negocio y de los futuros requisitos de la compañía, con el fin de redactar un documento en el que quedarán detalladas, tanto la correcta configuración de los procesos de negocio planteados, como el alcance de las funcionalidades no soportadas por la solución estándar sobre la que habrá que realizar desarrollos o configuraciones adicionales a medida. Asimismo, en este documento, se recogerán, en caso de necesidad, el traspaso de datos al sistema desde aplicaciones externas y deberán quedar detallados, tanto los datos a importar, como la información disponible sobre el formato de los datos fuentes. Para la correcta elaboración de éste análisis, se deberán mantener reuniones y entrevistas con los distintos responsables asignados al proyecto.
Esta primera fase, es recomendable iniciarla con una formación de usuarios en funcionalidad básica de la solución y se cerrará con la definición de particularidades, parte esta, que resulta de gran complejidad y en la que requiere más tiempo por parte del equipo de los proyectos de implementación, ya que en ella se analizan y documentan los procesos de negocio, con el fin de definir el funcionamiento presente y futuro de la organización. En esta fase también se depuraran los objetivos y alcance del proyecto y se preparará con más detalle el plan del proyecto.
Fase 2: Diseño y Desarrollos Específicos
El objetivo de esta fase, que también se podría denominar de diseño conceptual, consiste en obtener a partir del análisis de requerimientos y de los procesos de negocio de la compañía, diseñar los procesos de negocio futuros que utilizaremos al trabajar con la solución EPR. En algunos casos, esto implicará cierta reingeniería de procesos y la participación de consultores especializados será muy valiosa para poder utilizar las mejores prácticas del sector.
Además en esta fase se identifican las funcionalidades que no son cubiertas por el estándar de la solución. Estas funcionalidades deberán ser documentadas en los diseños funcionales y validadas por el usuario.
Fase 3. Implantación y Puesta en Marcha
En esta fase, que resulta crítica para el éxito final del proyecto, se deberán parametrizar los requerimientos y los procesos diseñados en la fase anterior. Para ello se prototipan una serie de escenarios de negocio con datos reales que deberán validar los usuarios. Además se programan los desarrollos identificados en la fase anterior, incluidos formularios, etiquetas e informes y se documentan con diseños técnicos. Por último y al igual que en la fase de Análisis y Diagnosis, resulta clave la formación de los usuarios, esta vez, sobre la "nueva" solución que nos permitirá estar en disposición de proceder a lo que comúnmente se conoce como "arrancada", donde es de vital importancia contar con un consultor especializado en la solución a implantar.
Fase 4. Explotación, Soporte y Mantenimiento
Constituye la última fase de la metodología de implantación y tiene como objetivo fundamental asegurar la asimilación y correcto funcionamiento de la nueva solución. En ella se deberán realizar las correcciones de posibles incidencias y se continuara apoyando a los usuarios para una óptima explotación diaria de la solución. En este sentido, el contar con un servicio Hot-Line de garantías, así como la posibilidad de asistencia vía comunicaciones asegurará la más alta disponibilidad de la solución implantada.
Y después de esta fase...¿podemos dar por concluido el proyecto?. La respuesta sería no, pues un proyecto de gestión o de implantación de un ERP no debería terminar nunca, pues todos los participantes deben tender a lo que se denomina Mejora Continua. A partir de aquí, deberemos empezar a pensar en un proyecto de Archiving, ya que el crecimiento de la base de datos nos abrumará; deberemos empezar a pensar en un cambio de versión o ampliaciones de producto que aporten nuevas funcionalidad que nos permitan seguir creando ventajas competitivas (CRM, e-business, herramientas analíticas – BSC/ABC -) o incluso en mejorar los procesos diseñados....deberemos en definitiva, ir adaptando la solución a las necesidades derivadas del crecimiento de nuestra empresa.