1- Lentitud a la hora de implementar un ERP
Las compañías han creado islas de información, varios sistemas que operan o manejan diferentes segmentos del negocio. Todos estos sistemas que en su mayoría son independientes requieren mantenimiento; el costo operativo y administrativo de hacerlo, la mayoría de las veces en una forma redundante, es mayor que el de implementar otro sistema nuevo. La mayoría de las compañías fracasan al implementar los sistemas ERP porque esperan beneficios financieros diferentes a los que el paquete ofrece propiamente. En otras ocasiones se tratan de implementar sistemas que aunque parecen muy innovadores no cumplen con el perfil de sus necesidades características de un desarrollo de implementación.
Falta de un equipo de administración del cambio, falta de comunicación con todos los niveles del organigrama, falta de capacitación suficiente y pobre dimensionamiento de equipo son algunos de los problemas tradicionales de los proyectos de implementación de un ERP.
2- Costos Ocultos
Los diferentes software disponibles en el mercado son increíblemente caros, además, se debe de tener en cuenta los costos de capacitación del personal, adquisición de un servidor y redes adecuadas al ERP y la cantidad de información, bases de datos, pérdidas en productividad durante la implementación, adquisición de equipo de cómputo adecuado, pérdidas por reestructuración, análisis de los datos del ERP, consultoría, mantener personal especializado, implementación continua de equipos, depresión post ERP, etc. Estos costos pueden llegar a alcanzar hasta un millón de dólares, e incluso no funcionar en la empresa y convertirse en una pérdida total.
Otros costos a tener en cuenta serían: Costos de software, Costo de Hardware, Costo de mantenimiento, Costo de oportunidad por fallas del sistema y Costo de actualizaciones periódicas del sistema.
3- Falta o insuficiencia de planificación de un ERP
Una implementación será más complicada a medida que el conjunto de gente que está involucrada no esté convencida que la labor que desempeña resultará en un beneficio común, mientras menos habilidad tengan, y su disposición al trabajar en equipo. Antes de iniciar un proyecto, es importante crear dos equipos: el equipo de implementación que estará formado por 1) usuarios “expertos” es decir, gente que tiene conocimiento a profundidad de los procesos de su área, 2) jefes de módulo, cuyo cargo les permite tomar decisiones en relación con cambios en los procesos de un departamento dado. El segundo equipo es el equipo de administración del cambio (que suele integrarse de personal del departamento de recursos humanos o relaciones industriales) que transmita lo que está sucediendo, cambios y decisiones que se tomen, así como también deben ser catalizadores del cambio, logrando la participación de los empleados en las actividades necesarias para la implementación (como recolección de la información, pruebas de proceso, entrenamiento y puesta en marcha).
4- Falta de metodología para manejar el proyecto
Antes de iniciar un proyecto, es importante crear dos equipos: el equipo de implantación que estará formado por
1) usuarios “expertos” es decir, gente que tiene conocimiento a profundidad de los procesos de su área,
2) jefes de módulo, cuyo cargo les permite tomar decisiones en relación con cambios en los procesos de un departamento dado.
5- El input por parte de los usuarios fue incompleto
Para que los sistemas ERP trabajen de forma correcta se necesita la información de parte de los usuarios. Sin esta ningún sistema ERP por más bueno que sea no tendrá éxito a nivel organizacional. Esto quiere decir que el sistema necesita recoger información de usuarios para así manejar mejor la información y saber los puntos débiles y fuertes de la organización. Cuando no se cuenta con esta retroalimentación de información de parte del usuario hacia la organización a través del sistema ERP, la organización no llegara a saber nunca si su sistema tiene éxito o está destinada al fracaso. Es por eso que esta es una razón fundamental para llevar un sistema ERP al fracaso porque no se ven los resultados esperados.
6- Falta o insuficiencia de planificación de un ERP
Una implementación será más complicada a medida que el conjunto de gente que está involucrada no esté convencida que la labor que desempeña resultará en un beneficio común, mientras menos habilidad tengan, y su disposición al trabajar en equipo.
7- Falta de apoyo por parte de la alta gerencia.
Los altos directivos, son los primeros que deben de estar totalmente implicados en la implantación de un sistema ERP, ahora estos deben de encargarse que exista comunicación interna de cada uno de los movimientos que se vayan generando durante este proceso, para que los empleados sean participes de cada una de las etapas y se sientan, una pieza fundamental en el triunfo de la misma, y con esto, sentirán que están realizando una labor que les da sentido a sus vidas, a sus capacidades, y que llena sus expectativas de desarrollo individual. Alcanzando con esto, una coherencia entre los valores explícitos y las practicas reales.
Se debe generar y alcanzar un Desarrollo Organizacional, con el cual, la empresa podrá desarrollarse, madurar, evolucionar y/o adaptarse a los cambios. Se este concepto como: “una respuesta al cambio, una estrategia educativa compleja cuya finalidad es cambiar las creencias, actitudes, valores y estructuras de las organizaciones de tal forma que estas puedan adaptarse mejor a las nuevas tecnologías, mercados y retos así como al ritmo vertiginoso del cambio mismo”.
8- El manejo en las relaciones interpersonales
La interacción humana de una empresa es lo que marca la diferencia en el tipo de servicio o atención que se brinde a los clientes. Aunque cada día es más evidente el esfuerzo por contratar personas competentes para hacer a las empresas más eficientes, las propias características de los individuos pueden hacer que esta tarea sea muy difícil.
En un contexto más amplio cuando este tipo de fenómeno se presenta a cualquier nivel, la empresa se ve afectada. Esto se refleja en el deterioro de la calidad de sus productos, mayor cantidad de errores de trabajo pérdida de materiales. También se puede encontrar mala atención al público discusiones o riñas en el peor de los casos. El conflicto interpersonal tiende a manifestarse con otras características cuando se refiere al sector gerencial. Aquí la consecuencia del conflicto puede afectar la calidad de las decisiones y la agilidad de la gestión de los involucrados en el mismo.
Afortunadamente existen un buen número de herramientas para la solución de los conflictos que se lleguen a presentar. Así mismo también existen distintos enfoques conceptuales que abarcan un gran aspecto de alternativas, la Consejería, procesos de Sensibilización, aspectos disciplinarios, rotación de puestos, Capacitación en Comunicación, Negociación etc. No obstante cualquiera de estas, deben ser manejadas por profesionales que conozcan profundamente los procesos intra-personales e interpersonales que generan tales situaciones.
9- Las estrategias y el diseño de los procesos de negocios
Los procesos de negocio pueden ser vistos como un instructivo para hacer funcionar un negocio y alcanzar las metas definidas en la estrategia de negocio de la empresa. Hay dos tipos principales de procesos de negocio: los procesos centrales y los procesos de soporte. Si algo de esto o la estrategia de diseño de los procesos en los negocios no va bien es una causa para que los sistemas ERP fracasen.
Muchas veces los procesos resultan complejos de entender y difíciles de organizar, dado que involucran múltiples actividades, personas, departamentos, etc. La utilización de un modelo nos permite organizarlos y documentarlos con el fin de facilitar su descripción y entendimiento. Al modelar los procesos obtenemos múltiples beneficios:
• Tener una perspectiva completa del proceso de principio a fin.
• Localizar fallas, desconexiones y problemas
• Generar Soluciones a los problemas detectados
• Reducir el tiempo de ciclo
• Comunicar