La importancia de los ERPs está fundada en que por primera vez las compañías disponen de un software con el cual pueden soportar un proceso completo del negocio. Los nuevos procesos y el software que lo soporta son una enorme fuerza para democratizar la información en una organización. La gente puede comprobar que ahora, en su tarea, comparte los datos y está comunicada con la gente que participa en el proceso completo. Los funcionarios de una organización no están ya más limitados por la información a la cual tiene acceso sino por su habilidad para sacarle el mejor provecho.
A partir del estudio de un gran número de casos, Shang y Seddon (2002) han definido un esquema estructurado donde clasificaron los beneficios resultantes de la implementación de un ERP. Si bien es cierto que no todas las Empresas han obtenido beneficios en todas las dimensiones descriptas y tampoco siquiera en la misma intensidad, el estudio nos permite situarnos en el contexto de los potenciales beneficios e intentar definir los objetivos para nuestra Empresa a la hora de establecer el retorno de inversión de un proyecto de implementación de un ERP. Algunos de ellos son:
1. Beneficios Operacionales producto de:
a. Reducción de costos, derivados en general de un mejor manejo de los inventarios y de los recursos productivos
b. Reducción del ciclo abastecimiento a partir de una mejor planificación
c. Mejoras de Productividad
d. Mejoras en la calidad de los datos
e. Mejoras en el servicio al cliente, en términos de calidad del producto, mejor servicio y cumplimiento de los plazos de entrega
2. Beneficios Gerenciales derivados fundamentalmente de la posibilidad de disponer de información oportuna y de mejor calidad:
a. Mejor administración de recursos
b. Mejora la toma de decisiones
c. Mejora la eficiencia del control
3. Beneficios Estratégicos:
a. Soporta planes de crecimiento presentes y futuros
b. Soporta alianzas, cambios, innovaciones en los negocios
c. Soporta diferenciación de productos
d. Soporta vínculos con los agentes externos
e. Facilita la internacionalización de los negocios
f. Facilita el comercio electrónico
4. Beneficios en la Infraestructura de IT:
a. Mejora la flexibilidad
b. Mejora las capacidades de la infraestructura de IT
5. Beneficios Organizacionales:
a. Soporta los cambios organizacionales
b. Facilita el aprendizaje del modelo de negocios y amplía el skill de los empleados
c. Empowerment
d. Cambia la cultura a través de una visión común
e. Mejora la moral y la satisfacción de los empleados
Por último, hay que reconocer que el impacto en la organización de los beneficios de negocios esperables por la implementación de un ERP está influido también por factores externos (como ser el contexto político y económico, características del sector industrial de que se trate, etc) y por factores internos (cultura, historia, recursos disponibles, capacidades, perspectivas de los accionistas, etc).
Existen dos factores pertenecientes al contexto interno de las organizaciones que suelen tener una influencia significativa en el éxito de la implantación de un ERP y los consecuentes beneficios de negocios para la organización:
1. la disponibilidad de recursos durante la fase de post-implementación y
2. el grado de cambio en las relaciones políticas, culturales y de poder dentro de la organización debidas al nuevo sistema.
Las experiencias demuestran que los beneficios de la implementación de un ERP pueden ser determinados recién después de varios años desde su puesta en marcha. Este período de tiempo, variable de una Organización a otra, ha sido descripto por Deloitte Consulting y bautizado como “la segunda ola” de revisión y modificación de lo hecho. Willcocks y Lester apuntan a que los beneficios financieros de la tecnología informática pueden tomar varios años antes de ser logrados debido al tiempo requerido para el aprendizaje y los ajustes a los procesos y a la tecnología.