Este proceso de abastecimiento genera los siguientes documentos: (1) Solicitud de Cotización - ME41 / Cotización - ME47, (2) Orden de Compra - ME21N, (3) Recepción de Bienes - MIGO y (4) Recepción de Factura – MIRO.
Solicitud de Cotización - ME41 / Cotización - ME47 ß Conditions, Price Comparison El proceso de abastecimiento comienza con la creación y envío de una Solicitud de Cotización para determinar el precio más favorable para un material. Durante el ingreso de Info Record, Cotizaciones, Acuerdos u Ordenes de Compra, se pueden mantener Condiciones (Customizing), las cuales representan acuerdos con proveedores acerca de precios, descuentos, impuestos, etc; y son tenidas en cuenta para la determinación del precio. Al material se lo puede afectar a través de las condiciones. Los precios, en un documento de compras, son determinados teniendo en cuenta las condiciones.
Las condiciones dependientes del tiempo son válidas durante un tiempo en particular (lapso de validez), están definidas a nivel encabezado e ítem y se aplican en el Info Record, Contratos y condiciones generales. Estas condiciones permiten crear escalas de precios y mostrar la dependencia del precio respecto de la cantidad. Las condiciones independientes del tiempo no permiten determinar un período de tiempo de validez, están definidas a nivel encabezado e ítem, se aplican en las Ordenes de Compra y tienen una validez que afecta al documento. Las condiciones de encabezado se aplican a todos los ítems del documento, mientras que las condiciones de ítem se aplican solo a un ítem respectivo.
El tipo de condición determina cómo calcular el factor precio y permite definir la magnitud de referencia de la escala de precios. El esquema de cálculo consiste en el agrupamiento de los tipos de condición, los cuales juegan un rol importante en la determinación del precio. Este esquema suministra una estructura para la determinación del precio y determina la secuencia en la cual son tenidos en cuenta los tipos de condición.
Se envían distintas Solicitudes de Cotización a diferentes proveedores, las cuales pueden ser creadas manualmente (ME41), copiarse a partir de otra Solicitud de Cotización o utilizar una Solicitud de Compra o Acuerdo como modelo. Se crea una Solicitud de Cotización por cada proveedor. Los proveedores envían sus Cotizaciones o Cartas de Rechazo. Los rechazos de precios, condiciones y fechas de entrega son ingresados en la Solicitud de Cotización original. El número de licitación permite vincular varias Solicitudes de Cotización y es ingresado en el encabezado de este documento. La Solicitud de Cotización hace referencia a la Solicitud de Compra y al Outline Agreement. En SAP R/3, la Solicitud de Cotización llega a ser Cotización.
Se ingresan las Cotizaciones (ME47) en el sistema para comparar las condiciones de proveedores. El sistema determina la mejor Cotización favorable usando una lista de comparación de precios de cotizaciones. Las Cotizaciones contienen los precios de los proveedores y las condiciones de los materiales o servicios especificados en la Solicitud de Cotización. La Solicitud de Cotización y la Cotización son un documento único. Las condiciones y los datos de la Cotización se pueden guardar en los registros Info Records, los cuales pueden ser creados automáticamente por medio de la asignación del indicador “Info Update” durante el mantenimiento de la cotización en el detalle del ítem. Se puede asignar un indicador de Rechazo en los ítems de cotización que no interesan, con lo cual el sistema genera una Carta de Rechazo para los proveedores.
Orden de Compra - ME21N ß Reference PO La Orden de Compra (OC) es creada con referencia a la menor Cotización recibida. Las SC y la determinación de la fuente de suministro en una Solicitud de Cotización / Cotización pueden preceder a la OC.
Si se tiene un proceso de abastecimiento con documento precedente a la OC, se creará una OC con referencia a un documento precedente (ME21N). Por cada ítem, el sistema actualiza el documento y el número de ítem del ítem template de la OC. Si la referencia es realizada a una SC, Solicitud de Cotización o un Contrato, los datos del ítem y los datos del encabezado son copiados a partir del documento precedente a la OC. Esto reduce el esfuerzo de ingreso requerido y reduce los posibles errores de ingreso. Se pueden cambiar la mayoría de los datos copiados en una OC: se tiene la opción de copiar una OC existente por medio de un template.
En el ‘Document Overview” de ME21N se pueden mostrar los distintos documentos de compras (OC; SC, Solicitud de Cotización y Acuerdos). Algunos documentos (Solicitud de Cotización, Acuerdos y Contratos) no pueden ser mostrados en el Document Overview. La ‘Variante de selección’ permite elegir que documentos mostrar.
La información sobre un material y los precios de los proveedores pueden ser almacenados y sirven como base para los Info Records de Compras, los cuales permiten definir información específica de un proveedor de un material (precios, condiciones, datos de la entrega, datos del proveedor, datos específicos del proveedor acerca del material, textos y número de la última OC). El Info Record es válido a nivel Organización de Compras y a nivel Planta. El departamento de Compras guarda datos de las relaciones material – proveedor, ya que un material puede ser abastecido por varios proveedores y los proveedores tienen varios precios, costos de flete o condiciones de entrega.
El Info Record puede ser creado de 2 formas: (1) Manualmente (se usa el menú ‘Purchasing’ y se ingresan los siguientes datos: proveedor, material, niveles organizacionales, tiempo de entrega, planificación, condiciones y precio bruto) o (2) Automáticamente (se asigna el indicador ‘Info Update’ cuando se realiza el mantenimiento de una cotización, OC o acuerdo)
En el caso de las cotizaciones y acuerdos, el indicador ‘Info Update’ permite especificar la actualización automática de las condiciones. La asignación o no de este indicador plantea las siguientes situaciones: “A”: Info Record actualizado o creado, “B”: actualiza con planta, si la planta no está inhibida, “C”: actualiza sin planta, si la planta no está inhibida y “ ”: Info record no actualizado o creado. En el caso de la OC, este indicador controla si el Info Record es actualizado, creado o no creado.
Cuando se crea una OC, el sistema busca un Info Record con la combinación de proveedor/ material en el nivel planta / organización de compras. Si no hay Info Record, se debe ingresar el precio en forma manual. Si existe un Info Record de Compras, entonces las condiciones válidas tienen prioridad durante la determinación del precio. Si un Info Record no contiene condiciones o solo contienen condiciones inválidas, el sistema lee el número del último documento de compra en el Info Record y sugiere el precio para este documento, el cual consiste en un valor default que puede ser cambiado por el comprador.
Para el material de stock es necesario el RMM. En la OC no se especifica una categoría de asignación de cuenta. Los datos de la asignación de cuenta está determinada según el RMM. El valor del stock es contabilizado en una cuenta de stock en el momento de la recepción de bienes. Por lo tanto, el valor del stock y la cantidad del stock son actualizados en el RMM.
Recepción de Bienes – MIGO ß Valuation Es Obligatoria y como datos de entrada recibe la OC y la nota de entrega y genera el documento de material y el documento contable. Estos documentos están asociados al manejo de inventario. En el caso del documento de material, el número del mismo depende de la transacción representada por medio del movimiento de bienes. En el caso del documento contable, el tipo de documento es un término alfanumérico de 2 caracteres que facilita la sistematización del almacenamiento del documento. El tipo de documento determina si la contabilización neta es definida en los documentos.
Tanto la valuación del material como la contabilización tienen lugar en la recepción de bienes y en la recepción de la factura. La valuación del material sucede en el momento del ingreso de materiales, abarca la determinación de los niveles de valuación de los materiales usando un área de valuación (código de compañía o planta) y tiene 2 procedimientos para la valuación del material. La valuación permite determinar y mantener el valor del stock (cantidad de stock * precio del material) de un material, el cual cambia cuando cambia la cantidad de stock o el precio de material. La cantidad, el valor del stock de material y el precio del material son actualizados en el RMM y en Contabilidad Financiera (FI). La valuación puede ser realizada de acuerdo al precio estándar(S) (varios stocks contabilizados a un precio determinado en el RMM) o al precio promedio variable (V) (se calcula para todos los movimientos de bienes).
El área de valuación es una unidad organizacional de logística que subdivide la empresa con el propósito de realizar una valuación completa y uniforme de los stocks de material. Esta área se define por medio de la especificación del nivel para el cual los stocks de materiales son valuados. Esta área es determinada a nivel código de compañía o a nivel planta. Los datos de la valuación de un material son creados para cada planta o código de compañía. El control del precio y el precio de valuación de un material son válidos por cada planta o cada código de compañía. SAP recomienda valuar el material a nivel planta. La valuación a nivel planta es obligatoria para la planificación de la producción y el costo del producto.
Los datos de valuación se registran en el RMM, los cuales son: área de valuación, código de compañía o planta, cuenta G/L, tipo de material (determina si el material será valuado).
La clase de valuación permite determinar que cuenta de stock será actualizada durante el movimiento de bienes de un material, permite que un material dependa de un tipo de material, puede ser asignado a varios tipos de material y puede se configurado en el Customizing.
Para diferencias los stocks de material, se deben definir una categoría de valuación y un tipo de valuación. La categoría de valuación determina el criterio para distinguir los stocks. El tipo de valuación describe las posibles características de los stocks parciales.
En el caso de una valuación repartida, se debe ingresar una categoría de valuación en el área de valuación de los datos contables del material, en el RMM, y seleccionar el indicador de precio de control ‘V’. Respecto de los efectos de la valuación repartida, se puede decir que toda transacción de valuación (recepción de bienes, recepción de factura o inventario físico) es ejecutada a nivel parcial de stock. Cuando se procesan estas transacciones, se debe especificar que stock parcial es afectado. Esto provoca solo un cambio de valor en el stock parcial afectado. Los otros stocks parciales no son cambiados. El sistema actualiza el stock total y el stock parcial. El valor del stock es calculado a partir del total de los valores del stock y de las cantidades del stock parcial.
En el Manejo de Inventario, existen varias funciones e informes que poseen información detallada acerca de todos los materiales y sus datos de stock. Los stocks de material son mostrados en el overview del stock para cada nivel organizacional individual. Las cantidades contabilizadas de un tipo de stock en particular son totalizadas para cada unidad organizacional.
Para la recepción de bienes, se decide que cantidad de tipo de stock es contabilizada, el cual es revelante para determinar el stock disponible en el planeamiento de materiales y es utilizado para retiros en el manejo de inventario. Cuando los bienes son recibidos, se decide el tipo de stock para el cual es contabilizado el material. Existen 3 tipos de stock: (1) stock de uso irrestricto (lo puedo usar) stock de inspección de calidad (no lo puedo usar) y (3) stock bloqueado (está en el inventario y no lo puedo usar).
El tipo de movimiento se usa para controlar los tipos de stock involucrados en la transferencia, se especifica cuando se ingresa un movimiento de bienes (recepción de bienes, envío de bienes, transferencia de stock y transferencia contable) y ayuda al control de las funciones de manejo de inventario. En una transferencia contable, el tipo de stock o número de material es cambiado. Una transferencia contable puede implicar una transferencia de stock físico. En todos los movimientos de stock, el sistema crea un documento de material durante la transferencia contable para mostrar la transacción en el sistema, el cual genera un documento contable solamente si ocurrió un cambio en la valuación del stock. Ambos documentos tienen distintos números.
Los movimientos de bienes (recepción de bienes, envío de bienes o transferencias contables) son relevantes para la valuación cuando Contabilidad está afectada por ella. Cuando un movimiento de bienes es contabilizado, las cantidades, tipo de movimiento y nivel organizacional no pueden ser cambiados. Si se desean realizar correcciones se deberá crear un nuevo documento. El movimiento de bienes genera un documento de material y un documento contable.
El documento de material consiste de un encabezado de documento (fecha de contabilización y nombre del creador) y de al menos un ítem; y registra la cantidad de material contabilizada en un almacén de una planta a nivel ítem. Este documento se puede identifica a través de un número de documento de material y del año del documento de material.
El documento contable registra los efectos de movimiento de materiales de la cuenta, tiene un encabezado de datos (fecha del documento, fecha de contabilización, período contable y moneda del documento) y tiene información a nivel ítem (número de cuenta G/L y cantidad a nivel ítem). Este documento se puede identificar a través del código de compañía, documento contable y año fiscal.
La pantalla de la transacción MIGO tiene 3 componentes principales que determinan la acción a seguir. Los componentes son: 1- Action: puede tomar los siguientes valores: (1) Display, (2) Good Receipt, (3) Release GR blocked stock, (4) Good Issue, (5) Cancellation, (6) Place in Storage, (7) Remove in Storage, (8) Return Delivery, (9) Subsequent Adjustment, (10) Subsequent Delivery y (11) Transfer Posting.
2- Document of Reference: cada “Action” tiene asociado uno o varios documentos de referencia según la Action seleccionada. Los posibles documentos de referencia son: (1) Material Document, (2) PO, (3) Order, (4) Others, (5) Reservation, (6) Outbound delivery, (7) Transport y (8) Delivery Note.
3- Tipo de Movimiento: de acuerdo a la ‘Action’ y ‘Documento de Referencia’ establecidos, se determina el número de tipo de movimiento que corresponda.
De acuerdo a los valores establecidos en los 3 componentes mencionados anteriormente, se pueden presentar las siguientes situaciones: (1) Recepción sin referencia, (2) Recepción con referencia, (3) Stock bloqueado en recepción de bienes, (4) Entrega retornada, (5) Retorno de la OC, (6) Cancelación, (7) Transfer Posting (Stock to stock, Material to material), (8) Stock transfer (Storage Location to storage location, Plant to plant, company code to company code), (9) Reservas, (10) Entrega, (12) Envío de bienes (Envío sin referencia, Muestreo, Envío con referencia a una reserva, Envío de referencia a una Orden), (13) Removal from Storage (Stock Transfer) y (14) Subsequent Adjustment.
La determinación del stock sucede durante el movimiento de bines y las transferencias contables cuando se determinan los stocks existentes. Esta determinación se define en el Customizing.
El envío de bienes, de acuerdo a la situación puede generar el denominado ‘Stock Negativo’, el cual sucede cuando se contabiliza el envío de material con un material mayor a la cantidad de la reserva.
La realización de algunas de las situaciones planteadas anteriormente origina una actualización en el inventario físico. El inventario físico es realizado en base a las unidades de manejo de stock. El proceso de inventario físico abarca 3 etapas: (1) Creación del documento de inventario (MI01), (2) Ingreso del conteo (MI04) y (3) contabilización de las diferencias de inventario.
Recepción de Factura - MIRO ß Valuation
Esta recepción recibe los siguientes datos de entrada: (1) Factura, (2) OC y (3) Documento de material. Debido al ingreso de una factura usando ‘Logistics Invoice Verification’ se genera un documento contable y documento de factura. Ambos números de documentos son distintos. Cuando la factura es contabilizada, la información de pago es remitida a la Contabilidad Financiera y varias cuentas son contabilizadas. El sistema determina qué cantidades tienen que ser contabilizadas y en qué cuentas.
El documento de factura consiste de un encabezado (acreedor, fecha de contabilización, persona creadora del documento) y de al menos un ítem (cantidad cargada en la cantidad de material). Este documento se identifica a través del número del documento y año del documento.
El documento contable muestra los efectos contables del ingreso de la factura. Este documento consiste de un encabezado (fecha del documento, fecha contable, período contable y moneda del documento) y datos a nivel ítem (número de cuenta G/L y cantidad). Este documento se identifica a través del código de compañía, número del documento contable y año fiscal. Ambos son documentos separados.
Cuando la factura es contabilizada solo se muestra el número de documento del Maestro de Materiales.
Uno de los primeros pasos en la verificación de la factura consiste en el ingreso de la factura. Durante este ingreso se consideran los impuestos, descuentos y el uso de moneda extranjera. El ingreso de un factura se puede basar en una Orden de Compra (MIRO) o en la recepción de bienes (MR1M).
En el caso de la transacción MIRO, se pueden presentar algunas de las siguientes situaciones: (1) Establecer impuestos, descuentos y moneda extranjera, (2) Establecer costos de entrega no planeados, (3) Efectuar una Nota de Crédito, si es necesario, (4) No establecer referencia respecto de una Orden de Compra y (5) Guardar el documento sin contabilizar (Document Parking).
En el caso de transacción MR1M, se pueden presentar algunas de las siguientes situaciones: (1) Establecer varianzas y razones de bloqueo, (2) Efectuar una reducción en la Factura, (3) Establecer varianzas sin referencia a un ítem, (4) Efectuar una Nota de Crédito, si es necesario y (5) Establecer costos de entrega.
En el ingreso de una factura se pueden determinar los costos de entrega planeados y no planeados. Los costos de entrega planeados son de acuerdo al proveedor y pueden ser analizados de acuerdo a su origen: costos de flete y costos de aduana. Para estos costos, se puede decir que en las contabilizaciones de la recepción de bienes es realizada en cuentas especiales. Estas entradas son clasificadas cuando se contabiliza la factura. Estos costos están incluidos en la valuación del material en el momento de la recepción de bienes.
Los costos de entrega no planeados son costos que no son conocidos en el momento de la orden y no son ingresados hasta que la factura es contabilizada. Si es necesario, la valuación es realizada en el momento de la recepción de bienes.
Respecto del tema “Calidad”, se puede decir que los distintos procesos que se realizan en el área de Compras están sujetos a un control y/o seguimiento permanente; y a una evaluación respecto de las entregas efectuadas. De acuerdo al resultado de estos controles, se deberá tomar las acciones preventivas y/o correctivas pertinentes.
La actualización de la información relacionada a los documento de Compras y documentos contables generados permite analizar y pronosticar las posibles situaciones o tendencias.
De esta forma, los procesos de Compras son un elemento importante que contribuye a la implantación de calidad en una empresa.