Referencia a una orden
Si se entrega un material que proviene de una orden de fabricación, es importante para los departamentos implicados que la entrada de mercancías haga referencia en el sistema a esta orden, por los siguientes motivos:
La recepción de mercancías puede verificar si la entrega corresponde realmente a lo que se había planificado. El sistema puede proponer datos de la orden durante la entrada de mercancías (por ejemplo, el material fabricado, su cantidad, etc.). Esto simplifica tanto la entrada de datos como su verificación (excesos de suministro y suministros incompletos). La cantidad entregada y la fecha de entrega se actualizan en la orden.v El número de orden suele registrarse en el vale que acompaña al material entregado. Si no aparece en el vale que acompaña al material entregado, puede buscar la orden perteneciente a la entrega mediante el número de material.
Lugar de destino de las mercancías
Los productos elaborados se pueden contabilizar en el almacén o en consumo. Las entradas de mercancías en almacén y en consumo se contabilizan con la misma clase de movimiento.
Almacén
Si el material está destinado al almacén, éste puede definirse en la orden. El sistema propondrá el almacén de forma automática durante el registro de la entrada de mercancías, y el usuario puede aceptarlo o modificarlo. Si no se ha introducido ningún almacén en la orden, deberá definirse un almacén al introducir la entrada de mercancías. Las entradas de mercancías para el almacén pueden contabilizarse en tres tipos de stock distintos: (1) Stock de libre utilización, (2) Stock en control de calidad y (3) Stock bloqueado.
En la orden puede definirse si el material debe o no contabilizarse en el stock en control de calidad. Sin embargo, en el momento de la entrada de mercancías debe decidirse en qué tipo de stocks se contabiliza el material.
Consumo
Si el material está destinado al consumo (posiciones de la orden con imputaciones), puede especificarse un destinatario o un puesto de descarga en la orden. El sistema propondrá de forma automática ambas especificaciones durante el registro de la entrada de mercancías. Al registrar la entrada de mercancías todavía es posible modificar el puesto de descarga, pero no el destinatario.
El ingreso de mercaderías implica un control de la calidad de los materiales recibidos, un control del tiempo de entrega establecido, una evaluación del servicio de los proveedores y un análisis de datos referentes a situaciones ya planteadas (por ejemplo, entregas atrasadas realizadas por un determinado proveedor).