Los pasos de un inventario físico son: (1) Crear los documentos de inventario físico, (2) Ingresar el conteo y (3) Contabilizar la diferencia de inventario. En la creación de los documento de IF (Paso 1 – transacción MI01) se deben seleccionar los stocks a contar y crear los documentos de IF. Algunos de los datos del documento de IF son: planta y almacén del conteo, fecha del conteo, materiales a contar, tipos de stock a contar, estado del ítem (procesado, contado, contabilizado o recontado), estado del documento de IF y otros. Los ítem del documento de IF son asignados a un grupo de material.
Existe un número de IF en el encabezado del documento, el cual facilita la selección de los documentos de IF a ser procesados durante el ingreso de los datos del conteo, la contabilización de las diferencias y evaluaciones. En un documento de IF se pueden realizar los siguientes cambios: encabezado del documento, ítem no contado, ingreso de nuevos ítems y borrado/eliminación del documento.
En el ingreso del conteo (Paso 2 – transacción MI04) se plantean las siguientes situaciones: imprimir los documentos de IF, ingresar los resultados del conteo, determinar las diferencias de inventario y actualizar los resultados del conteo. La diferencia de inventario surge de la diferencia entre el resultado del conteo y el libro de inventario. Esta diferencia se establece en la lista de diferencia (cantidad contada, libro de inventario, diferencia de cantidad, diferencia de suma).
La contabilización de la diferencia de inventario (Paso 3) se realiza por medio de las listas de diferencia y de transacciones separadas.El IF permite contabilizar documentos de material y documentos contables. La diferencia de inventario permite especificar la razón de la diferencia de inventario, las tolerancias respecto de las diferencias de inventario y puede ser contabilizada en el mismo período o en el siguiente período contable.
Cuando se ingresan los resultados de conteo, el sistema determina el actual libro de inventario. El bloqueo de movimientos de bienes pertenece a una unidad de manejo de stock y se realiza por medio de los siguientes indicadores: (1) Indicado ‘Posting Block’ (documento de IF) y (2) Indicador ‘Physical Inventory Book’ (registro maestro de material – tab storage location).
El bloqueo del stock de la compañía se realiza a nivel planta / almacén. El bloque del stock especial se realiza a nivel planta, almacén, stock especial, orden o proyecto. El libro de inventario se puede congelar, lo cual se realiza en el documento de IF en el momento del conteo. Para ello, se utiliza el indicador ‘Freze Book Inventory’. Para la actualización del libro de inventario se asignan los indicadores ‘Freeze Book Inventory’ y ‘Adjust Book Inventory’. Además, los resultaos del conteo son ingresados en el documento de IF.La diferencia de inventario cambia a través de la suma del movimiento de bienes. El sistema controla la fecha del movimiento de bienes. Los pasos del IF se pueden combinar y pueden ser realizados en sesiones batch input.
Los documentos de IF se pueden crear de las siguientes formas: manualmente, ingreso de conteo, ingreso de conteo y contabilización de diferencia, sesiones batch input, sesiones batch input con datos de conteo transferidos, sesiones batch input con datos de conteo trasferido y diferencia de inventario contabilizada. Un error ocurrido durante el muestreo de inventario puede deberse a la extrapolación del conteo del stock completo.