En este Sistema, el inventario puede realizarse tanto para el stock propio como para un stock especial. Sin embargo, el inventario del stock propio y el del stock especial (p. ej, stock en consignación en el cliente, stock externo de artículos en consignación del proveedor o embalaje en préstamo) deben considerarse por separado (en distintos documentos para inventario).
Además, el stock puede dividirse en tipos de stocks. En el sistema estándar, se puede realizar un inventario de los siguientes tipos de stocks: (1) Stock de libre utilización en el almacén, (2) Stock en control de calidad y (3) Stock bloqueado.
Si la gestión de estados de lotes se encuentra activada, el primer tipo de stocks abarca tanto el stock de libre utilización como el stock no libre. El inventario de los dos tipos de stocks mencionados puede realizarse en una única operación. Para aquellos materiales que han de ser objeto de inventario, se crea una posición por cada tipo de stocks en el documento para inventario.
El inventario se realiza a nivel de almacén. En cada almacén, se crea un documento para inventario independiente. Si un material no existe en un almacén, esto significa que nunca ha tenido lugar ningún movimiento de mercancías para el material en el almacén. El material, por lo tanto, no ha tenido nunca ningún stock en este almacén. El material no existe a nivel de stock en el almacén. En consecuencia, no es posible hacer inventario del material en dicho almacén. Lo anterior no debe confundirse con un material que haya sufrido un movimiento de mercancías y cuya cantidad de stock en el almacén sea en la actualidad cero. En este caso se debe llevar a cabo un inventario, ya que los datos de almacén no se borran cuando la cantidad de stock en almacén es cero.
El Sistema R/3 soporta los siguientes procesos de inventario: (1) Inventario en día fijado, (2) Inventario permanente, (3) Inventario cíclico y (4) Inventario por muestreo.
Inventario en día fijado (1): En un inventario en día fijado, todos los stocks de la empresa se cuentan físicamente en la fecha clave de balance. En tal caso, debe contarse todo el material. Durante el recuento, debe bloquearse todo el almacén para los movimientos de material.
Inventario permanente (2): En el proceso de inventario permanente, los stocks se cuentan permanentemente a lo largo del ejercicio. En tal caso, es importante asegurarse de que todo el material se cuenta físicamente al menos una vez durante el ejercicio.
Inventario cíclico (3): El inventario cíclico es un método de inventario en el que el inventario se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cíclico establecido en los materiales. El Método de inventario cíclico permite contar más a menudo las posiciones de alta rotación que las posiciones de baja rotación.
Inventario por muestreo (4): En el Inventario por muestreo, los stocks de la empresa seleccionados aleatoriamente se cuentan físicamente en la fecha clave de balance. Si las desviaciones entre el resultado del recuento y el stock teórico son suficientemente pequeñas, se supone que los stocks teóricos para el resto de stocks son correctos.
Actualización del Sistema de información para logística (SIL)
El inventario está conectado al Sistema de información para logística (SIL). Cuando se actualizan diferencias de inventario en SIL, se visualizan según una cantidad y un valor. Las posiciones de inventario se agregan a nivel de número de inventario, de centro, de almacén y de material. Si precisa información más detallada sobre las diferencias de inventario en el SIL, puede acceder directamente a la lista de diferencias de inventario desde el SIL y continuar el análisis a nivel de posición.
Restricciones
La compensación de diferencias de inventario está sujeta a ciertas restricciones temporales:
1.El período contable se fija de modo automático durante el recuento. Por lo tanto, las diferencias de inventario deben compensarse en el mismo período o, si se permiten compensaciones en el período anterior, en el período siguiente.
2.El ejercicio se fija especificando una fecha planificada de recuento de inventario al crear un documento para inventario. Todas las contabilizaciones posteriores en dicho documento deben realizarse en este ejercicio y/o en el primer período del siguiente ejercicio, si se permiten contabilizaciones en el período anterior.
El manejo de inventario implica efectuar un control de los materiales y actualización de los sistemas que manejan dicha información, ya que esto contribuye a la evaluación de la situación y a la toma de decisiones.