Los ERP generan asientos o pólizas contables que se integran al sistema de contabilidad general, los cuales provienen de los módulos operativos o de la misma área administrativa. Dicho sistema contable contiene muchos de los datos que se explotan a través de los sistemas de soporte para la toma de decisiones. Sin embargo, existen algunos eventos transaccionales que no generan asientos y son manejados por el ERP, tales como:
1.Carga del nuevo pedido del cliente sin haberlo pagado de manera anticipada
2.Cambio masivo de precios de los productos terminados. El cambio de precio de los productos terminados puede deberse a regulaciones por parte del gobierno, a cambios de los índices de inflación o a situaciones de competencia.
3.Colocación de la orden de compra a un proveedor sin pago de anticipos, es decir, solicitar un nuevo pedido al proveedor sin antes haber pagado.
4.Cambios en el sueldo del personal. Es la modificación de los sueldos que reciben los empleados de la empresa.
5.Modificación y cálculos de la comisión unitaria que se paga al vendedor por la venta o cobranza de algún producto.
Cuando un sistema está totalmente instalado de forma integrada, se convierte en el repositorio central de información corporativa interna derivada de los 5 principales procesos de negocio de una empresa: finanzas, logística, producción, recursos humanos, ventas y marketing. Con el ERP, la compañía puede reemplazar varios sistemas de información antiguos que almacenan datos en diferentes formas.
La dirección puede utilizar el ERP para obtener el control sobre la información y mejorar el soporte a la toma de decisiones. Por lo general, un ERP está formado por módulos pertenecientes a un Sistema Gerencial Integrado y tiene funciones. Podemos diferenciar 3 conjuntos de módulos:
1- Negocio: Comercial, Materiales, Producción, Calidad, Mantenimiento
2- Financiero: Gestión Financiera, Controlling, Activos Fijos, Proyectos
3- Propósito especial: RR.HH., Workflow, Soluciones Sectoriales.
Estos módulos tienen funciones específicas orientadas a cada una de las etapas en que se divide un proceso de negocio. Estas funciones, llamadas transacciones, permiten básicamente la incorporación, modificación, consulta o eliminación de información del negocio. Las transacciones en que el usuario interactúa con el sistema se denominan on-line (el sistema muestra una plantilla de información con o sin datos y el usuario debe resolver la transacción dependiendo del objetivo buscado).
Hay otro conjunto de transacciones, denominadas batch (por lotes u off-line) que permiten actualizar la base de datos, corazón de todo ERP, y que aseguran:
1. integridad de la información
2. replicación de la información en diferentes módulos con propósitos específicos
3. liberación de recursos del sistema (el sistema funciona, desde el punto de vista del usuario de forma más eficiente y rápida).
El aspecto importante que debe destacarse en relación con los ERP son las áreas funcionales de la organización a las que están enfocados o que proporcionan el servicio de información. De manera típica los ERP dirigen primordialmente las áreas de ventas y distribución, mercadotecnia, administración y finanzas; y el área de recursos humanos. Con frecuencia el área de producción u operaciones es la última en iniciar la automatización de sus procesos operativos.