La apertura de los mercados y la constante evolución de la economía digital, influyen en las empresas, para quienes esta herramienta que integra y automatiza las principales área funcionales de la empresa y además dirige los procedimientos a seguir, son la base para la realización de sus labores de manera eficaz.
Los ERP son desarrollados con la finalidad de adaptarse a los procesos del giro de negocios de las empresas donde son utilizados y no a funciones de departamentos o estructuras. Es por ello, que se encuentran estructurados modularmente y cada módulo abarca los procesos propios de cada área operativa de la empresa.
La mayor parte de las implantaciones que no funcionan tanto a nivel de proyecto como de resultados se deben a una falta de previsión.
Pocas empresas se sientan seriamente a pensar y evaluar qué les interesa implantar, en qué áreas, y para qué y esto da lugar a implantaciones inadecuadas que no se corresponden con la necesidad real de la empresa y sobre todo con sus objetivos estratégicos. Hay un enorme impulso de la dirección, pero se cuenta poco con la opinión de los departamentos de las empresas, y menos aún de los usuarios, por lo que se dan habitualmente situaciones creadas por falta de previsión.
Se detecta más madurez en aquellas empresas que ya tienen un sistema de gestión implantado, y que han tenido tiempo para asimilar el anterior.
Las empresas con experiencia previa han tenido tiempo para pensar si evaluaron bien los objetivos, y se denota una mayor madurez en la decisión sobre cómo ampliar el sistema. En consecuencia, existe cierta inmadurez en implantación de sistemas nuevos, a pesar de la enorme trascendencia que tiene esa decisión para la empresa. Se observa poco estudio serio tanto de necesidades y objetivos como de opciones, conocimiento de la tecnología, y análisis de costes.
Se presta poca atención a evaluar el impacto de la implementación
A la hora de tomar la decisión de implantar un sistema nuevo o modificar el existente, no se evalúan correctamente las limitaciones existentes, ni si la empresa está preparada. La mayoría de las empresas no están suficientemente capacitadas como para asumir un cambio tan brusco en poco tiempo y no se estudia con profundidad la duración del proceso y sus implicaciones. Frente a la situación deseable, con un cumplimiento aproximado de fases previstas, nos encontramos con problemas de adaptación y retrasos, sobre todo en aquellas implantaciones donde se realiza la transición de forma rápida, abarcando varias áreas a la vez.
Los beneficios de implantar un sistema de gestión integral están claros para las empresas.
Los beneficios que proporciona el sistema parecen evidentes para las empresas, aún en el corto plazo. Lo que supone dirigir la empresa a tiempo real, tener un control de la empresa es valorado de forma muy positiva, a pesar de los problemas de implantación. Son conscientes de que cuando termina el proyecto, el resultado mejora la situación previa.
Los fallos son solventables
La empresa se puede equivocar en la decisión sobre el software, o en el tipo de implantación elegida, pero la mayoría de equivocaciones tienen solución. Probablemente los errores supondrán horas adicionales de consultoría, y más esfuerzos, pero todo en todo caso son solventables. Donde más problemas se detectan es en la ejecución del proyecto, por tanto resulta fundamental estudiar muy bien el sistema antes de implantarlo y tener claro cómo se va a gestionar el propio proyecto mientras se ejecuta, tener una actitud previsora. Al tomar la decisión hay que asumir que todo lleva un tiempo y no ponerse prisas, ni plazos poco realistas. Una buena forma de solventar problemas es pararse si es preciso a mitad de implantación para evaluar si las cosas van por donde tienen que ir.
El ritmo de implantación debe ser establecido por la empresa, así como la decisión de pasar de una fase a otra
La propia gestión debe ser iniciativa de la empresa, no de los consultores. El impulso, la iniciativa, los tiempos deben ser siempre decididos por la empresa. Y cuando eso no pasa, es signo de que la empresa no está madura para la implantación y son entonces los consultores quienes asumen ese papel. En muchas ocasiones las empresas califican este fenómeno como “confianza” en el proveedor, pero no es más que una falta de capacidad de la empresa.