El registro maestro de servicios (AC03) pertenece a los datos maestros y puede ser usado como fuente de datos para crear las especificaciones del servicio. Este registro contiene algunos de los siguientes datos: número del servicio, categoría del servicio, textos descriptivos, unidad base de medida, grupo de material, clase de valuación (cuenta que se usará para el servicio) y otros. La compra de servicios es algo intangible. Los registros del maestro de servicios pueden ser usados en distintas aplicaciones (Prject System, Plan Maintenance y Customer Service).
Las condiciones del servicio permiten registrar los precios de los servicios externos válidos durante un período de tiempo. Estas condiciones se aplican en la determinación del precio en el documento de compras y se aplican en los siguientes niveles: (1) servicio, (2) servicio, proveedor y organización de compras; y (3) servicio, proveedor, organización de compras y planta.
Los pasos para el abastecimiento de servicios externos son: (1) Determinación de los requerimientos, (2) Creación de las especificaciones del servicio, (3) Selección del proveedor y determinación de la fuente, (4) Monitoreo de la OC, (5) Ingreso del servicio y aceptación del servicio y (6) Verificación de la factura y pago.
En paso de "Determinación de los requerimientos” (1), se puede decir que un requerimiento de servicios externos se puede presentar en un departamento de la empresa. Puede consistir en un proyecto en particular o en un trabajo de mantenimiento.
En el paso “Creación de las especificaciones del servicio” (2), se crea un documento base (pe: Solicitud de Compra) cuando se establece un requerimiento. Este documento puede contener un conjunto de especificaciones del servicio y se pueden considerar solamente los servicios no planeados por medio de la asignación de valores límites.
En el paso “Selección del proveedor y determinación de la fuente” (3), se plantea la situación de convertir un requerimiento en OC y que, para ello, se debe determinar la oferta que suministre los servicios necesarios. La función “determinación de la fuente” es un instrumento para analizar y evaluar los datos de compras que han sido ingresados en el sistema. Los servicios que no tuvieron requerimiento previo son solicitados y se realiza un proceso de oferta, el cual se puede replicar usando la Solicitud de Cotización / Cotización de servicios.
En el paso “Monitoreo de la OC” (4) ,se puede decir que, en el ingreso manual, las OC pueden ser creadas a través de referencias a Solicitudes, Solicitudes de Cotización o Contratos. En la etapa de performance se actualizan los valores de la OC. Por medio de la historia de la OC, se puede ver el progreso de la misma. En cada línea del servicio se puede monitorear las confirmaciones del trabajo realizado.
En el paso “Ingreso del servicio y aceptación del servicio” (5) se realiza lo siguiente: una vez que se registran los servicios efectuados en la planilla del servicio, los servicios pueden ser controlados y aceptados por una o más personas.
En el paso “Verificación de la factura y pago” (6) se realiza una verificación del documento para saber si las facturas están correctas. Se compara el valor de la planilla aceptada respecto de la factura y se controlan los impuestos mostrados en la factura. Las facturas controladas y libradas son automáticamente pagadas.
Este abastecimiento genera los siguientes documentos: (1) Orden de Compra - ME21N, (2) Ingreso del Servicio - y (3) Recepción de Factura – MIRO.
Orden de Compra – ME21N --> Especificaciones del servicio (Maestro de Servicios, Condiciones del Servicio, Límites de los servicios no planeados)
Para el servicio, se puede especificar las horas de trabajo, límite de los costos de los servicios inesperados. El ítem del servicio debe tener una imputación contable. Se puede usar la categoría de imputación contable ‘U’ (unknown) junto con la categoría de ítem ‘D’ (service), debido a que la imputación contable, algunas veces, no está determinada en el momento de la orden. Esta categoría de ítem permite activar la función servicio y permite la creación de una especificación de servicio y asigna los valores límites para los servicios no planeados. La categoría de ítem plantea de qué manera se tratan los materiales que llegan. Cuando se tiene una categoría de ítem = ‘M’, se hace referencia un material desconocido, varios materiales del mismo precio, materiales con distinto número de material o material sin RMM. Cuando se tiene una categoría de ítem = ‘W’, se hace referencia a material perteneciente al mismo grupo de material pero con distintos precios.
Una especificación de servicio puede consistir de un número de líneas de servicio. Los servicios se pueden estructurar a través de una jerarquía de niveles. El ítem del servicio tiene un texto corto que permite describir el proyecto general de abastecimiento. Las especificaciones del servicio se usan para enumerar los servicios individuales (descripción, especificación de la cantidad, precio y otros detalles).
Ingreso y Aceptación del Servicio – ML81N --> Performance del servicio (Ingreso del servicio, Aceptación del servicio y Contabilización)
Los servicios realizados son registrados en una planilla de servicio. Cuando se ingresan los servicios (ML81N), se hace referencia a la OC. Se pueden copiar los servicios planeados directamente de la OC a la planilla del servicio. Los servicios no planeados no están descriptos, ni tampoco sus cantidades y precios hasta que se registra el trabajo realizado. El sistema controla que los servicios no planeados no excedan el límite asignado en la OC. Las contabilizaciones no son realizadas en Financial and Cost Accounting hasta que las planillas del servicio son aceptadas. Se pueden inicializar los procedimientos de liberación de la planilla de ingreso de servicios.
Recepción de la Factura – MIRO --> Planilla del servicio
Respecto del tema “Calidad”, se puede decir que una elección correcta de la empresa que brinda el servicio contribuye al normal funcionamiento de la firma. El Benchmarking permite elegir la mejor opción respecto de una empresa que brinda un servicio determinado. De esta forma, los procesos de Compras son un elemento importante que contribuye a la implantación de calidad en una empresa.