03 July 2007

Inteligencia Organizacional

La “Inteligencia Organizacional” (IO) es una herramienta gerencial cuya función es facilitar a las administraciones el cumplimiento de la misión de sus organizaciones, mediante el análisis de la información relativa a su negocio y su entorno; además que desde el punto de vista del manejo de la información, ella compila, reúne y analiza datos e información, lo cual permite obtener de modo sistemático y organizado, información relevante sobre el ambiente externo y las condiciones internas de la organización, para la toma de decisiones y la orientación estratégica. También describe hechos y procesos tecnológicos, de mercado, sociales y presenta tendencias. Usa bases de datos, redes, información de archivos, herramientas informáticas y todo lo necesario para captar, evaluar, validar, analizar información y llegar a conclusiones.

A la IO también se la puede llamar “Inteligencia Corporativa” o “Inteligencia Empresarial”. La Inteligencia Corporativa es la capacidad y la función de reunir, analizar y diseminar datos que permitan obtener, de forma sistemática y organizada, información relevante sobre el ambiente externo y las condiciones internas de la organización para la toma de decisiones y la orientación estratégica. Consiste en la habilidad de una organización para obtener información del entorno y considera esta última como la fuerza conductora de las organizaciones de auto-renovación.

La IO consiste en la capacidad de una organización para crear conocimiento y utilizarlo para adaptarse estratégicamente a su entorno. Es la capacidad de una organización para tomar decisiones efectivas, como resultado del conocimiento adquirido y el conocimiento generado, a partir de la información interna e información externa. También, consiste en la capacidad intelectual de las organizaciones en donde el conocimiento individual se gestiona, comparte y regenera en un nuevo conocimiento de carácter organizacional.

La gestión de la información, el conocimiento y el aprendizaje son formas en que las organizaciones expresan el nivel de IO alcanzada. Una organización inteligente gestiona bien sus conocimientos y convierte la información en conocimiento activo, fácilmente disponible para aquellos que pueden aplicarlo. La gestión del conocimiento permite convertir gran cantidad de información en conocimiento. Las nuevas tecnologías, al ofrecer acceso a todo tipo de información, pueden constituir una limitante para las organizaciones incapaces de convertir la información requerida en la solución de los problemas reales y obtener de ella suficientes beneficios, tangibles, accesibles y útiles.

Para reunir, analizar y diseminar información interna y externa es necesario procesar grandes volúmenes de información, imposible de realizar sin la creación de una infraestructura tecnológica en la organización que permita procesar, analizar, almacenar y distribuir dicha información. La aplicación de los enfoques de la IO requiere de redes locales que garanticen el flujo de información en la institución, bases de datos, técnicas y herramientas para el análisis de los datos disponibles, así como de un acceso libre a Internet, como una enorme fuente de información que posibilita la realización de búsquedas a bajo costo y la comunicación interpersonal y grupal.

El profesional de la información debe interpretar las necesidades de los usuarios y satisfacerlas con los recursos a su alcance, a partir del uso de las nuevas tecnologías, administrar los recursos a su disposición para la solución de los problemas de los usuarios, comprender la relación entre la tecnología y los procesos de gestión de la información, tanto para la organización como para los servicios, así como asumir un lugar destacado en la asimilación de los avances en materia de ciencia y tecnología de la información.

El punto 8.4 “Análisis de datos”, el cual está presente en las Norma ISO 9001:2000 y 90003:2004 (ISO 9001:2000 aplicada al Software), permite analizar la información para determinar la idoneidad y la eficacia de la organización. Las áreas de procesos OPF (Organizacional Process Focus), M&A (Measurement and Analysis), CAR (Causal Analysis and Resolution), QPM (Quantitative Project Management) y SAM (Supplier Agreement Management) de CMMi V1.2 guardan relación con el punto 8.4.

Por último, la IO es una herramienta para al toma de decisiones basada en información interna y externa que permite que la empresa pueda alcanzar el performance esperado. De esta forma, la empresa podrá actuar en un mercado altamente competitivo y no verse amenazada por diversos factores externos.

Procesos de Planificación - mySAP SCM

El objetivo de este proceso es describir los procesos empresariales y los procesos de sistema técnico relacionados con la planificación de necesidades sobre consumo.

En el proceso de planificación, el sistema realiza los siguientes procesos parciales: El sistema verifica las peticiones de planificación. El sistema verifica si se ha modificado algún material de manera relevante para la planificación de necesidades de material y si, por lo tanto, debería incluirse en el proceso de planificación. El primer proceso en MRP (Material Requirements Planning) es la verificación del fichero para petición de planificación.

El proceso de planificación y su alcance (qué materiales se planifican en qué proceso de planificación) se controlan mediante el fichero para petición de planificación. Este fichero para petición de planificación contiene una lista de todos los materiales relevantes para el proceso de planificación. En cuanto se crea el registro maestro de material con los datos de planificación de necesidades y una característica de planificación de necesidades, este material se incluye automáticamente en el fichero para petición de planificación.

El sistema realiza un cálculo de necesidad neta para cada material. El sistema verifica si la cantidad necesaria se cubre con el stock en almacén disponible y las entradas fijas de Compras o de fabricación. Si la cantidad necesaria no se cubre, el sistema crea una propuesta de aprovisionamiento A continuación, el sistema efectúa el cálculo del tamaño de lote. El sistema tiene en cuenta el cálculo del tamaño de lote y, si es preciso, los valores de redondeo por exceso o por defecto. El sistema efectúa la programación para calcular las fechas de inicio y fin de las propuestas de pedido.

El sistema determina la clase de propuestas de pedido. Según las parametrizaciones, el sistema crea órdenes previsionales, solicitudes de pedido o repartos de plan de entregas para un material. Si se han actualizado los datos necesarios para las regulaciones por cuotas del aprovisionamiento, el sistema determina la fuente de aprovisionamiento que asigna a la propuesta de pedido.

El sistema reconoce las situaciones críticas que el planificador debe procesar manualmente en los resultados de la planificación. Con este propósito, el sistema crea mensajes de excepción y realiza un control de reprogramación. Asimismo, calcula la cobertura de stock real y la cobertura de entradas.

Para estos procesos de planificación se puede utilizar el “diagrama de flechas”, el cual es una herramienta de planificación cuyo objetivo consiste en descomponer un proyecto en sus tareas elementales, permitiendo visualizar gráficamente las actividades que pueden ejecutarse en forma paralela y los mínimos tiempos requeridos para completar un determinado proyecto o actividad.

Este diagrama constituye el método más adecuado para monitorear eficientemente un plan y su grado de avance o progreso y está constituido por una red de líneas que conectan a todos los elementos relacionados a la planificación de las tareas. También facilita la determinación de las operaciones que pueden ejecutarse en forma paralela con otras y al mismo tiempo visualizar las que resultan críticas para el cumplimiento de los plazos programáticos.

El diagrama de flechas se usa cuando nos encontramos ante un caso de:

- Implementación y monitoreo de planes destinados al desarrollo de nuevos productos, sistemas o procesos. - Planeamiento diario y seguimiento de la actividad inherente a ensayos experimentales - Desarrollo y monitoreo de planes mejora de productos o de producción - Implementar y gerenciar planes de mantenimiento preventivo - Analizar y desarrollar proceso de manufactura o mejorar su eficiencia - Planificar y monitorear tests de diagnóstico de la calidad en sistemas complejos

Un diagrama de flechas consiste fundamentalmente en una sucesión ordenada de flechas y círculos, donde las operaciones están representadas por las primeras y los círculos definen el comienzo, terminación y el punto de enlace con otras operaciones de un programa determinado.

Cuando una operación no puede ser iniciada sin que se haya concluido la anterior (operación previa o precedente), se la dispondrá en el diagrama sobre la misma línea que la previa, separada por el nodo correspondiente. Cuando dos operaciones pueden ser ejecutadas simultáneamente (operaciones paralelas), serán ubicadas sobre líneas paralelas y dentro del mismo lapso de tiempo.

Un proyecto define una combinación de actividades que deben ejecutarse en un cierto orden antes que finalice el trabajo completo. Las actividades están interrelacionadas en una secuencia lógica en el sentido en que algunas de ellas no pueden comenzar hasta que otras se hayan terminado. Una actividad en un proyecto, es un trabajo que requiere tiempo y recursos para su terminación.

La programación de proyectos actualmente se lleva a cabo con dos técnicas principales: PERT(del inglés: Project evaluation and review technique), es decir la técnica de evaluación y revisión de proyectos y con CPM (Critical Path method) o método de la ruta crítica.

VER y VAL en CMMi DEV v1.2 (7)

Verification (VER)

Esta AP, perteneciente al Nivel de Madurez 3, asegura que los productos de trabajo seleccionados cumplen con los requerimientos especificados. Esta AP selecciona los productos de trabajo y los métodos de verificación que serán usados para verificar los productos de trabajo junto con los requerimientos especificados. La Verificación es un proceso que comienza con la verificación del componente del producto y termina con la verificación del producto terminado. Las revisiones son un método que permite eliminar defectos y evaluar los componentes de producto y productos desarrollados y/o mantenidos. VER se relaciona con las siguientes AP: VAL (Validation), RD (Requirements Development) y REQM (Requirements Management).

Los objetivos específicos (SG), prácticas especificas (SP) y subprácticas de esta AP son:

SG 1 - Prepare for Verification

SP 1.1 - Select Work Products for Verification

1.1.1- Identify work products for verification 1.1.2- Identify the requirements to be satisfied by each selected work product 1.1.3- Identify the verification methods that are available for use 1.1.4- Define the verification methods to be used for each selected work product. 1.1.5- Submit for integration with the project plan the identification of work products to be verified, the requirements to be satisfied, and the methods to be used

SP 1.2 - Establish the Verification Environment

1.2.1- Identify verification environment requirements 1.2.2- Identify verification resources that are available for reuse and modification 1.2.3- Identify verification equipment and tools 1.2.4- Acquire verification support equipment and an environment, such as test equipment and software

SP 1.3 - Establish Verification Procedures and Criteria 1.3.1- Generate the set of comprehensive, integrated verification procedures for work products and any commercial off-the-shelf products, as necessary 1.3.2- Develop and refine the verification criteria when necessary 1.3.3- Identify the expected results, any tolerances allowed in observation, and other criteria for satisfying the requirements 1.3.4- Identify any equipment and environmental components needed to support verification

Los productos de trabajo de las SP son: - Lists of work products selected for verification (SP 1.1) - Verification methods for each selected work product (SP 1.1) - Verification environment (SP 1.2) - Verification procedures (SP 1.3) - Verification criteria (SP 1.3)

SG 2 - Perform Peer Reviews

SP 2.1 - Prepare for Peer Reviews

2.1.1- Determine what type of peer review will be conducted 2.1.2- Define requirements for collecting data during the peer review 2.1.3- Establish and maintain entry and exit criteria for the peer review 2.1.4- Establish and maintain criteria for requiring another peer review. 2.1.5- Establish and maintain checklists to ensure that the work products are reviewed consistently 2.1.6- Develop a detailed peer review schedule, including the dates for peer review training and for when materials for peer reviews will be available 2.1.7- Ensure that the work product satisfies the peer review entry criteria prior to distribution 2.1.8- Distribute the work product to be reviewed and its related information to the participants early enough to enable participants to adequately prepare for the peer review. 2.1.9- Assign roles for the peer review as appropriate 2.1.10- Prepare for the peer review by reviewing the work product prior to conducting the peer review.

SP 2.2 - Conduct Peer Reviews

2.2.1- Perform the assigned roles in the peer review 2.2.2- Identify and document defects and other issues in the work product 2.2.3- Record the results of the peer review, including the action items 2.2.4- Collect peer review data 2.2.5- Identify action items and communicate the issues to relevant stakeholders 2.2.6- Conduct an additional peer review if the defined criteria indicate the need 2.2.7- Ensure that the exit criteria for the peer review are satisfied

SP 2.3 - Analyze Peer Review Data

2.3.1- Record data related to the preparation, conduct, and results of the peer reviews 2.3.2- Store the data for future reference and analysis 2.3.3- Protect the data to ensure that peer review data are not used inappropriately 2.3.4- Analyze the peer review data

Los productos de trabajo de las SP son: - Peer review schedule (SP 2.1) - Peer review checklist (SP 2.1) - Entry and exit criteria for work products (SP 2.1) - Criteria for requiring another peer review (SP 2.1) - Peer review training material (SP 2.1) - Selected work products to be reviewed (SP 2.1) - Peer review results (SP 2.2) - Peer review issues (SP 2.2) - Peer review data (SP 2.2) - Peer review data (SP 2.3) - Peer review action items (SP 2.3)

SG 3 - Verify Selected Work Products

SP 3.1 - Perform Verification

3.1.1- Perform verification of selected work products against their requirements 3.1.2- Record the results of verification activities 3.1.3- Identify action items resulting from verification of work products 3.1.4- Document the “as-run” verification method and the deviations from the available methods and procedures discovered during its performance

SP 3.2 - Analyze VER Results

3.2.1- Compare actual results to expected results. 3.2.2- Based on the established verification criteria, identify products that have not met their requirements or identify problems with the methods, procedures, criteria, and verification environment 3.2.3- Analyze the verification data on defects. 3.2.4- Record all results of the analysis in a report. 3.2.5- Use verification results to compare actual measurements and performance to technical performance parameters. 3.2.6- Provide information on how defects can be resolved (including verification methods, criteria, and verification environment) and initiate corrective action.

Los productos de trabajo de las SP son: - Verification results (SP 3.1) - Verification reports (SP 3.1) - Demonstrations (SP 3.1) - As-run procedures log (SP 3.1) - Analysis report (SP 3.2) - Trouble reports (SP 3.2) - Change requests for the verification methods, criteria, and environment (SP 3.2)

Validation (VAL)

Esta área de proceso (AP), perteneciente al Nivel de Madurez 3, incluye la validación de los productos y de las necesidades del cliente. La validación puede ser realizada en un ambiente operacional real o simulado. La coordinación del cliente respecto de los requerimientos de validación son un elemento importante de esta AP. El alcance de esta AP incluye la validación de los productos, componentes del producto, productos de trabajo intermedios y procesos. Estos elementos validados pueden requerir una nueva verificación y validación. VAL se relaciona con las siguientes AP: RD (Requirements Development), TS (Technical Solution) y VER (Verification).

Los objetivos específicos (SG), prácticas especificas (SP) y subprácticas de esta AP son:

SG 1 - Prepare for Validation

SP 1.1 Select Products for Validation

1.1.1- Identify the key principles, features, and phases for product or product component validation throughout the life of the project 1.1.2- Determine which categories of user needs (operational, maintenance, training, or support) are to be validated. 1.1.3- Select the product and product components to be validated 1.1.4- Select the evaluation methods for product or product component validation 1.1.5- Review the validation selection, constraints, and methods with relevant stakeholders

SP 1.2 Establish the Validation Environment

1.2.1- Identify validation environment requirements. 1.2.2- Identify customer-supplied products 1.2.3- Identify reuse ítems 1.2.4- Identify test equipment and tools 1.2.5- Identify validation resources that are available for reuse and modification. 1.2.6- Plan the availability of resources in detail

SP 1.3 Establish Validation Procedures and Criteria

1.3.1- Review the product requirements to ensure that issues affecting validation of the product or product component are identified and resolved. 1.3.2- Document the environment, operational scenario, procedures, inputs, outputs, and criteria for the validation of the selected product or product component. 1.3.3- Assess the design as it matures in the context of the validation environment to identify validation issues.

Los productos de trabajo de las SP son: - Lists of products and product components selected for validation (SP 1.1) - Validation methods for each product or product component (SP 1.1) - Requirements for performing validation for each product or product component (SP 1.1) - Validation constraints for each product or product component (SP 1.1) - Validation environment (SP 1.2) - Validation procedures (SP 1.3) - Validation criteria (SP 1.3) - Test and evaluation procedures for maintenance, training, and support (SP 1.3)

SG 2 - Validate Product or Product Components

SP 2.1 Perform Validation

SP 2.2 Analyze Validation Results

2.2.1- Compare actual results to expected results. 2.2.2- Based on the established validation criteria, identify products and product components that do not perform suitably in their intended operating environments, or identify problems with the methods, criteria, and/or environment. 2.2.3- Analyze the validation data for defects. 2.2.4- Record the results of the analysis and identify issues. 2.2.5- Use validation results to compare actual measurements and performance to intended use or operational need.

Los productos de trabajo de las SP son: - Validation reports (SP 2.1) - Validation results (SP 2.1) - Validation cross-reference matrix (SP 2.1) - As-run procedures log (SP 2.1) - Operational demonstrations (SP 2.1) - Validation deficiency reports (SP 2.2) - Validation issues (SP 2.2) - Procedure change request (SP 2.2)

Prácticas Genéricas por Objetivo de VER y VAL

Solo Representación Continua

GG 1 - Achieve Specific Goals

The process supports and enables achievement of the specific goals of the process area by transforming identifiable input work products to produce identifiable output work products.

GP 1.1 - Perform Specific Practices

Perform the specific practices of the validation process to develop work products and provide services to achieve the specific goals of the process area.

Solo Representación Continua

GG 2 - Institutionalize a Managed Process

The process is institutionalized as a managed process.

GP 2.1 - Establish an Organizational Policy

Establish and maintain an organizational policy for planning and performing the validation process.

GP 2.2 - Plan the Process

Establish and maintain the plan for performing the validation process.

GP 2.3 - Provide Resources

Provide adequate resources for performing the validation process, developing the work products, and providing the services of the process.

GP 2.4 - Assign Responsibility

Assign responsibility and authority for performing the process, developing the work products, and providing the services of the validation process.

GP 2.5 - Train People

Train the people performing or supporting the validation process as needed.

GP 2.6 - Manage Configurations

Place designated work products of the validation process under appropriate levels of control.

GP 2.7 - Identify and Involve Relevant Stakeholders

Identify and involve the relevant stakeholders of the validation process as planned. GP 2.8 - Monitor and Control the Process

Monitor and control the validation process against the plan for performing the process and take appropriate corrective action.

GP 2.9 - Objectively Evaluate Adherence

Objectively evaluate adherence of the validation process against its process description, standards, and procedures, and address noncompliance.

GP 2.10 - Review Status with Higher Level Management

Review the activities, status, and results of the validation process with higher level management and resolve issues.

Representación Continua y por Etapas

GG 3 - Institutionalize a Defined Process

The process is institutionalized as a defined process.

GP 3.1- Establish a Defined Process

Establish and maintain the description of a defined validation process

GP 3.2 - Collect Improvement Information

Collect work products, measures, measurement results, and improvement information derived from planning and performing the validation process to support the future use and improvement of the organization’s processes and process assets.

Solo Representación Continua

GG 4 - Institutionalize a Quantitatively Managed Process

The process is institutionalized as a quantitatively managed process

GP 4.1 - Establish Quantitative Objectives for the Process

Establish and maintain quantitative objectives for the validation process, which address quality and process performance, based on customer needs and business objectives.

GP 4.2- Stabilize Subprocess Performance

Stabilize the performance of one or more subprocesses to determine the ability of the validation process to achieve the established quantitative quality and process-performance objectives.

Solo Representación Continua

GG 5 - Institutionalize an Optimizing Process

The process is institutionalized as an optimizing process.

GP 5.1 - Ensure Continuous Process Improvement

Ensure continuous improvement of the validation process in fulfilling the relevant business objectives of the organization.

GP 5.2 - Correct Root Causes of Problems

Identify and correct the root causes of defects and other problems in the validation process.