Evaluación de Proveedores - mySAP SCM

El componente “Evaluación de proveedores”, de Supply Chain Management (SCM), ayuda a optimizar los procesos de aprovisionamiento de materiales y de servicios. Este componente está completamente integrado en el componente Compras MM dentro de Gestión de Materiales. Esto significa que informaciones tales como fechas de entrega, precios y cantidades pueden tomar de los pedidos de compra.

La evaluación de proveedores también utiliza datos del componente de Gestión de Calidad, como los resultados de las inspecciones de las mercancías entradas o auditorias de calidad. La evaluación de proveedores acceder a los datos de Gestión de Materiales, datos de la Gestión de inventarios (como entradas de las mercancías) y datos del Sistema de información para logística (SIL). Los datos de SIL se almacenan en la estructura de información S013.

Los informes y el análisis de la Evaluación de proveedores permiten comparar las evaluaciones y notas respecto de los criterios individuales obtenidos por sus proveedores. También permite determinar los vendedores que nunca han sido evaluados y los que deben volver a serlo.

Los ejecutivos de compras pueden obtener informaciones tales como:

¿Qué proveedores tienen las mejores referencias? ¿Qué proveedores de servicios le han brindado sus servicios puntualmente y con una alta calidad?

Los sistemas de análisis estadístico (también llamado análisis de datos) se usan para detectar patrones no usuales de datos. Estos patrones de datos se explican después, mediante modelos estadísticos y matemáticos. Algunas de las técnicas de modelado estadístico y matemático que se emplean son el análisis y no lineal, el análisis de regresión, el análisis de univariación y multivariación, y el análisis de series históricas.

Algunas de las técnicas clásicas de análisis de datos son: (1) Matriz de datos, (2) Medidas centrales (media, moda, mediana), (3) Medidas de dispersión (rango, varianza, desviación estándar), (4) Medidas de forma (histograma), (5) Distribución normal, (6) Intervalos de confianza y (7) Control Estadístico de Procesos.

Los resultados de aplicar estas técnicas se almacenan, por lo general, en una base de datos analítica llamada datawarehousing, la cual consiste en un conjunto de datos integrados orientados a una materia, que varían en el tiempo y que son transitorios, los cuales soportan el proceso de toma de decisiones de una administración. Esta base de datos hace de soporte en el proceso de toma de decisiones. Las consultas empresariales son el punto de partida para definir el esquema de datawarehouse.

La calidad y la confiabilidad de los datos es la base de la confianza en el datawarehouse. Entre más alta sea la calidad de los datos, se usará más el datawarehouse para tomar decisiones en una empresa, y se aprovechará mejor la inversión en el datawahouse. El datawarehouse debe contener información sobre la calidad de los datos, de tal forma que las decisiones se tomen con un absoluto conocimiento de causa y se manejen de forma adecuada.

El Análisis de datos de evaluación de proveedores permite que el módulo MM tenga algunos de los siguientes informes: (1) Comparación de evaluaciones, (2) Lista de ranking de proveedores, (3) Evaluación por material / grupo de artículos, (4) Proveedores que no han sido evaluados, (5) Proveedores que no han sido evaluados desde una fecha determinada, etc.

TS y PI en CMMi DEV v1.2 (6)

Technical Solution - TS

Esta AP, perteneciente al Nivel de Madurez 3, desarrolla los paquetes de datos técnicos para los componentes del producto que serán usados por las AP Product Integration y Supplier Agreement Management. Las soluciones alternativas son examinadas con la finalidad de seleccionar un diseño óptimo basado en el criterio establecido. Este criterio puede ser distinto teniendo en cuenta el tipo de producto, productos, ambiente operacional, requerimientos de performance, requerimientos de soporte y planificación de la entrega.

TS se relaciona con las siguientes AP: RD (Requirements Development), VER (Verification), DAR (Decision Analysis and Resolution), REQM (Requirements Management) y OID (Organizational Innovation and Deployment).

Los objetivos específicos (SG), prácticas especificas (SP) y subprácticas de esta AP son:

SG 1 - Select Product-Component Solutions

SP 1.1 Develop Alternative Solutions and Selection Criteria

1.1.1- Identify screening criteria to select a set of alternative solutions for consideration. 1.1.2- Identify technologies currently in use and new product technologies for competitive advantage. 1.1.3- Identify candidate COTS products that satisfy the requirements. 1.1.4- Generate alternative solutions. 1.1.5- Obtain a complete requirements allocation for each alternative 1.1.6- Develop the criteria for selecting the best alternative solution.

SP 1.2 Select Product Component Solutions

1.2.1- Evaluate each alternative solution/set of solutions against the selection criteria established in the context of the operating concepts and scenarios. 1.2.2- Based on the evaluation of alternatives, assess the adequacy of the selection criteria and update these criteria as necessary. 1.2.3- Identify and resolve issues with the alternative solutions and requirements 1.2.4- Select the best set of alternative solutions that satisfy the established selection criteria 1.2.5- Establish the requirements associated with the selected set of alternatives as the set of allocated requirements to those product components 1.2.6- Identify the product component solutions that will be reused or acquired. 1.2.7- Establish and maintain the documentation of the solutions, evaluations, and rationale

Los productos de trabajo de las SP son:

- Alternative solution screening criteria (SP 1.1) - Evaluation reports of new technologies (SP 1.1) - Alternative solutions (SP 1.1) - Selection criteria for final selection (SP 1.1) - Evaluation reports of COTS products (SP 1.1) - Product component selection decisions and rationale (SP 1.2) - Documented relationships between requirements and product components (SP 1.2) - Documented solutions, evaluations, and rationale (SP 1.2)

SG 2 - Develop the Design

SP 2.1 Design the Product or Product Component

2.1.1- Establish and maintain criteria against which the design can be evaluated

2.1.2- Identify, develop, or acquire the design methods appropriate for the product 2.1.3- Ensure that the design adheres to applicable design standards and criteria. 2.1.4- Ensure that the design adheres to allocated requirements 2.1.5- Document the design

SP 2.2 Establish a Technical Data Package

2.2.1- Determine the number of levels of design and the appropriate level of documentation for each design level 2.2.2- Base detailed design descriptions on the allocated product component requirements, architecture, and higher level designs 2.2.3- Document the design in the technical data package 2.2.4- Document the rationale for key (i.e., significant effect on cost, schedule, or technical performance) decisions made or defined 2.2.5- Revise the technical data package as necessary

SP 2.3 Design Interfaces Using Criteria

2.3.1- Define interface criteria. 2.3.2- Identify interfaces associated with other product components. 2.3.3- Identify interfaces associated with external items 2.3.4- Identify interfaces between product components and the product-related lifecycle processes 2.3.5- Apply the criteria to the interface design alternatives. 2.3.6- Document the selected interface designs and the rationale for the selection

SP 2.4 Perform Make, Buy, or Reuse Analyses

2.4.1- Develop criteria for the reuse of product component designs 2.4.2- Analyze designs to determine if product components should be developed, reused, or purchased 2.4.3- Analyze implications for maintenance when considering purchased or nondevelopmental (e.g., COTS, government off the shelf, and reuse) items.

Los productos de trabajo de las SP son:

- Product architecture (SP 2.1) - Product component designs (SP 2.1) - Technical data package (SP 2.2) - Interface design specifications (SP 2.3) - Interface control documents (SP 2.3) - Interface specification criteria (SP 2.3) - Rationale for selected interface design (SP 2.3) - Criteria for design and product component reuse (SP 2.4) - Make-or-buy analices (SP 2.4) - Guidelines for choosing COTS product components (SP 2.4)

SG 3 - Implement the Product Design

SP 3.1 Implement the Design

3.1.1- Use effective methods to implement the product components. 3.1.2- Adhere to applicable standards and criteria. 3.1.3- Conduct peer reviews of the selected product components 3.1.4- Perform unit testing of the product component as appropriate 3.1.5- Revise the product component as necessary

SP 3.2 Develop Product Support Documentation

3.2.1- Review the requirements, design, product, and test results to ensure that issues affecting the installation, operation, and maintenance documentation are identified and resolved. 3.2.2- Review the requirements, design, product, and test results to ensure that issues affecting the installation, operation, and maintenance documentation are identified and resolved. 3.2.3- Adhere to the applicable documentation standards 3.2.4- Develop preliminary versions of the installation, operation, and maintenance documentation in early phases of the project lifecycle for review by the relevant stakeholders 3.2.5- Conduct peer reviews of the installation, operation, and maintenance documentation 3.2.6- Revise the installation, operation, and maintenance documentation as necessary.

Los productos de trabajo de las SP son:

- Implemented design (SP 3.1) - End-user training materials (SP 3.2) - User's manual (SP 3.2) - Operator's manual (SP 3.2) - Maintenance manual (SP 3.2) - Online help (SP 3.2)

Product Integration (PI)

Esta área de proceso (AP), perteneciente al Nivel de Madurez 3, contiene las prácticas específicas asociadas a la generación de una secuencia de integración, integración de los componentes del producto y entrega del producto al cliente. Esta AP usa prácticas específicas de las área de procesos de Verificación y Validación para la implementación del proceso de integración del producto. Las prácticas de Verificación verifican las interfaces y los requerimientos de interface de los componentes del producto antes de la integración del producto. Esto es un evento esencial en el proceso de integración. Durante la integración del producto en el ambiente operacional, se usan las prácticas específicas del área de proceso de Validación.

PI se relaciona con las siguientes AP: RD (Requirements Development), TS (Technical Solution), VER (Verification), VAL (Validation), RSKM (Risk Management), DAR (Decision Analysis and Resolution), CM (Configuration Management) y SAM (Supplier Agreement Management).

Los objetivos específicos (SG), prácticas especificas (SP) y subprácticas de esta AP son:

SG 1 - Prepare for Product Integration

SP 1.1 Determine Integration Sequence

1.1.1- Identify the product components to be integrated. 1.1.2- Identify the verifications to be performed during the integration of the product components. 1.1.3- Identify alternative product component integration sequences. 1.1.4- Select the best integration sequence. 1.1.5- Periodically review the product integration sequence and revise as needed. 1.1.6- Record the rationale for decisions made and deferred.

SP 1.2 Establish the PI Environment

1.2.1- Identify the requirements for the product integration environment. 1.2.2- Identify verification criteria and procedures for the product integration environment. 1.2.3- Decide whether to make or buy the needed product integration environment. 1.2.4- Develop an integration environment if a suitable environment cannot be acquired. 1.2.5- Maintain the product integration environment throughout the project. 1.2.6- Dispose of those portions of the environment that are no longer useful.

SP 1.3 Establish PI Procedures and Criteria

1.3.1- Establish and maintain product integration procedures for the product components. 1.3.2- Establish and maintain criteria for product component integration and evaluation 1.3.3- Establish and maintain criteria for validation and delivery of the integrated product

Los productos de trabajo de las SP son:

- Product integration sequence (SP 1.1) - Rationale for selecting or rejecting integration sequences (SP 1.1) - Verified environment for product integration (SP 1.2) - Support documentation for the product integration environment (SP 1.2) - Product integration procedures (SP 1.3) - Product integration criteria (SP 1.3)

SG 2 - Ensure Interface Compatibility

SP 2.1 Review Interface Descriptions for Completeness

2.1.1- Review interface data for completeness and ensure complete coverage of all interfaces 2.1.2- Ensure that product components and interfaces are marked to ensure easy and correct connection to the joining product component 2.1.3- Periodically review the adequacy of interface descriptions

SP 2.2 Manage Interfaces

2.2.1- Ensure the compatibility of the interfaces throughout the life of the product 2.2.2- Resolve conflict, noncompliance, and change issues 2.2.3- Maintain a repository for interface data accessible to project participants

Los productos de trabajo de las SP son:

- Categories of interfaces (SP 2.1) - List of interfaces per category (SP 2.1) - Mapping of the interfaces to the product components and the product integration environment (SP 2.1) - Table of relationships among the product components and the external environment (e.g., main power supply, fastening product, and computer bus system) (SP 2.2) - Table of relationships among the different product components (SP 2.2) - List of agreed-to interfaces defined for each pair of product components, when applicable (SP 2.2) - Reports from the interface control working group meetings (SP 2.2) - Action items for updating interfaces (SP 2.2) - Application program interface (API) (SP 2.2) - Updated interface description or agreement (SP 2.2)

SG 3 - Assemble Product Components and Deliver the Product

SP 3.1 Confirm Readiness of Product Components for Integration

3.1.1- Track the status of all product components as soon as they become available for integration 3.1.2- Ensure that product components are delivered to the product integration environment in accordance with the product integration sequence and available procedures 3.1.3- Confirm the receipt of each properly identified product component 3.1.4- Ensure that each received product component meets its description 3.1.5- Check the configuration status against the expected configuration 3.1.6- Perform a pre-check of all the physical interfaces before connecting product components together

SP 3.2 Assemble Product Components

3.2.1- Ensure the readiness of the product integration environment 3.2.2- Ensure that the assembly sequence is properly performed 3.3.3- Revise the product integration sequence and available procedures as appropriate SP 3.3 Evaluate Assembled Product Components 3.3.1- Conduct the evaluation of assembled product components following the product integration sequence and available procedures 3.3.2- Record the evaluation results SP 3.4 Package and Deliver the Product or Product Component 3.4.1- Review the requirements, design, product, verification results, and documentation to ensure that issues affecting the packaging and delivery of the product are identified and resolved. 3.4.2- Use effective methods to package and deliver the assembled product 3.4.3- Satisfy the applicable requirements and standards for packaging and delivering the product. 3.4.4- Prepare the operational site for installation of the product. 3.4.5- Deliver the product and related documentation and confirm receipt 3.4.6- Install the product at the operational site and confirm correct operation

Los productos de trabajo de las SP son:

- Acceptance documents for the received product components (SP 3.1) - Delivery receipts (SP 3.1) - Checked packing lists (SP 3.1) - Exception reports (SP 3.1) - Waivers (SP 3.1) - Assembled product or product components (SP 3.2) - Exception reports (SP 3.3) - Interface evaluation reports (SP 3.3) - Product integration summary reports (SP 3.3) - Packaged product or product components (SP 3.4) - Delivery documentation (SP 3.4)

Prácticas Genéricas por Objetivo de TSy PI

Solo Representación Continua

GG 1 - Achieve Specific Goals

The process supports and enables achievement of the specific goals of the process area by transforming identifiable input work products to produce identifiable output work products.

GP 1.1 - Perform Specific Practices

Perform the specific practices of the product integration process to develop work products and provide services to achieve the specific goals of the process area.

Solo Representación Continua

GG 2 - Institutionalize a Managed Process

The process is institutionalized as a managed process.

GP 2.1 - Establish an Organizational Policy

Establish and maintain an organizational policy for planning and performing the product integration process.

GP 2.2 - Plan the Process

Establish and maintain the plan for performing the product integration process.

GP 2.3 - Provide Resources

Provide adequate resources for performing the product integration process, developing the work products, and providing the services of the process.

GP 2.4 - Assign Responsibility

Assign responsibility and authority for performing the process, developing the work products, and providing the services of the product integration process.

GP 2.5 - Train People

Train the people performing or supporting the product integration process as needed.

GP 2.6 - Manage Configurations

Place designated work products of the product integration process under appropriate levels of control.

GP 2.7 - Identify and Involve Relevant Stakeholders

Identify and involve the relevant stakeholders of the product integration process as planned.

GP 2.8 - Monitor and Control the Process

Monitor and control the product integration process against the plan for performing the process and take appropriate corrective action.

GP 2.9 - Objectively Evaluate Adherence

Objectively evaluate adherence of the product integration process against its process description, standards, and procedures, and address noncompliance.

GP 2.10 - Review Status with Higher Level Management

Review the activities, status, and results of the product integration process with higher level management and resolve issues.

Representación Continua y por Etapas

GG 3 Institutionalize a Defined Process

The process is institutionalized as a defined process.

GP 3.1- Establish a Defined Process

Establish and maintain the description of a defined product integration process

GP 3.2 - Collect Improvement Information

Collect work products, measures, measurement results, and improvement information derived from planning and performing the product integration process to support the future use and improvement of the organization’s processes and process assets Solo Representación Continua

GG 4 - Institutionalize a Quantitatively Managed Process

The process is institutionalized as a quantitatively managed process

GP 4.1 - Establish Quantitative Objectives for the Process

Establish and maintain quantitative objectives for the product integration process, which address quality and process performance, based on customer needs and business objectives.

GP 4.2- Stabilize Subprocess Performance

Stabilize the performance of one or more subprocesses to determine the ability of the product integration process to achieve the established quantitative quality and process-performance objectives.

Solo Representación Continua

GG 5 - Institutionalize an Optimizing Process

The process is institutionalized as an optimizing process.

GP 5.1 - Ensure Continuous Process Improvement

Ensure continuous improvement of the product integration process in fulfilling the relevant business objectives of the organization.

GP 5.2 - Correct Root Causes of Problems

Identify and correct the root causes of defects and other problems in the product integration process.

Comunicación Interna

Entender la comunicación como oportunidad de encuentro con el otro, plantea una amplia gama de posibilidades de interacción en el ámbito social, porque es allí donde tiene su razón de ser, ya que es a través de ella como las personas logran el entendimiento, la coordinación y la cooperación que posibilitan el crecimiento y desarrollo de las organizaciones.

“La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes, que se intercambian entre los integrantes de una organización”. La Comunicación Corporativa se compone de un sinnúmero de elementos, tanto internos como externos, que desarrollados, constituyen la plataforma de proyección de la imagen en una forma eficiente.

Las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se establecen gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser parte de aquella. Por estas razones, toda institución que se respete, debe priorizar dentro de su estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que dinamice los procesos que a nivel interno vivifican la entidad y la proyectan hacia su área de influencia. Las comunicaciones institucionales internas promueven la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.

La carencia de estrategias comunicativas al interior de la institución, la falta de canales o la subutilización de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las acciones, retardo en las respuestas y desinformación acerca de las políticas, lo cual imposibilita la verdadera interacción a nivel interno. Por otra parte, son indispensables para que no se pierda la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la institución con la realidad del entorno.

Gestionar los procesos comunicativos, implica considerar los ámbitos y niveles de procesos que se dan dentro del sistema organizacional. Si los integrantes del grupo tienen definidas responsabilidades y roles, esto les permite establecer un esquema de trabajo flexible, en donde se dan espacios de encuentro para que haya un eficiente flujo de comunicación que retroalimente los diferentes programas académicos y se proyecten y dinamicen proyectos y personas.

No se puede perder de vista que la organización como tal, tiene una misión y unos objetivos profesionales prefijados que responden a la visión, misión que en últimas, es la brújula que orienta, canaliza y promueve todas las acciones. La creación de un ambiente comunicativo que dinamice y anime las acciones individuales y colectivas, que integre esfuerzos, que comprometa voluntades para que se fortalezca la empresa, tiene que ser compromiso y responsabilidad de todos los integrantes.

La comunicación organizacional se mira en 5 perspectivas:

1. Comunicación Interna: Son actividades que se realizan dentro de una organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación de mensajes que se originan a través de los diversos medios de comunicación empleados por ella, con el objetivo de proveer comunicación, unión y motivación para así alcanzar las metas establecidas por la organización.

2. Comunicación Externa: Todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a sus públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización.

3. Relaciones Públicas: Son las diferentes actividades y programas de comunicación que se crean para sostener las buenas relaciones con los diferentes públicos que forman la organización.

4. Publicidad: Son los diferentes mensajes emitidos a través de los distintos medios masivos de comunicación que tienen como objetivo incrementar la venta de los productos o servicios de la organización.

5. Publicidad Institucional: Se considera como una herramienta de las relaciones públicas; ya que evoca en el público una imagen favorable de la organización.

La comunicación interna recopila todo el conjunto de acciones que se generan y se ejecutan dentro de la organización, para la creación y mantenimiento de las óptimas relaciones con y entre los miembros de la misma; para la cual debe emplear diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, motivados e integrados. De esta forma; el trabajo, en un clima laboral armónico contribuya al logro de las metas y objetivos que se propone la empresa. La empresa debe ser un espacio abierto, un lugar donde los individuos obtengan el reconocimiento, la realización personal y profesional que buscan.

El sistema de comunicaciones a nivel interno comprende las comunicaciones de tipo formal e informal. Las formales se constituyen por el conjunto de vías o canales establecidos por donde circula el flujo de información, relativo al trabajo entre las diversas poblaciones de la empresa. Tiene como objetivo lograr la coordinación eficiente de todas las actividades distribuidas en la estructura de la organización y se regulan en las cartas y manuales de la organización.

Las comunicaciones informales constituyen un conjunto de interrelaciones espontáneas, basadas en preferencias y aversiones de los empleados, independientemente del cargo. En este tipo de comunicación la información que se tramite puede tener relación con las actividades de la institución o a la vez puede no tenerla. El flujo de la información circula por los canales abiertos de la empresa; el compartir la información con todos lo miembros de la organización tiene como fin que todos estén informados de lo que deben y desean hacer, es una manera de fomentar la participación, la identidad y el sentido de pertenencia; de esta manera el ambiente laboral es más favorable para el bienestar de la organización.

La comunicación formal e informal son complemento una de la otra y están relacionadas entre sí para el mejoramiento continuo de la organización en el ámbito de las comunicaciones; es decir que dentro de ella no existe ninguna frontera. La comunicación formal e informal, tiene como fin el enviar una serie de mensajes en la que se asegure una difusión adecuada de los procedimientos estipulados en la organización. Estos mensajes suelen llevar implícitos los objetivos y políticas que se manejan dentro de la organización.

El punto 5.5.3 “Comunicación Interna”, el cual está presente en las Norma ISO 9001:2000 y 90003:2004 (ISO 9001:2000 aplicada al Software), permite considerar este tema como factor fundamental en el manejo de los recursos organizacionales. Las áreas de procesos OPD (Organizational Process Definition) y OPF (Organizacional Process Focus) de CMMi V1.2 guarda relación con el punto 5.5.3.

Por último, la comunicación interna es un elemento importante, ya que permite la intercomunicación entre las diferentes áreas de la empresa, para así efectuar los procesos organizacionales y lograr los objetivos de la misma.