02 February 2013

Systems Engineering - SEBOK (2)

Systems Engineering

Systems engineering is an interdisciplinary approach and means to enable the realization of successful systems. Successful systems must satisfy the needs of its customers, users and other stakeholders. Some key elements of systems engineering include:

• The principles and concepts that characterize a system, where a system is an interacting combination of system elements to accomplish a defined objective(s).

The system interacts with its environment that may include other systems, users, and the natural environment. The system elements that compose the system may include hardware, software, firmware, people, information, techniques, facilities, services, and other support elements.

• A systems engineer is a person or role who supports this interdisciplinary approach. In particular, the systems engineer often serves to elicit and translate customer needs into specifications that can be realized by the system development team.

• In order to help realize successful systems, the systems engineer supports a set of life cycle processes beginning early in conceptual design and continuing throughout the life cycle of the system through its manufacture, deployment, use and disposal. The systems engineer must analyze, specify, design, and verify the system to ensure that its functional, interface, performance, physical, and other quality characteristics, and cost are balanced to meet the needs of the system. • A system engineer helps ensure the elements of the system fit together to accomplish the objectives of the whole, and ultimately satisfy the needs of the customers and other stakeholders who will acquire and use the system. Systems and Systems Engineering When we speak of a “system,” we may mean an engineered system, a natural system, a social system, or all three. Since the province of Systems Engineering (SE) is engineered systems, most SE literature assumes that this is the context. Thus, in an SE discussion, “system architecture” would refer to the architecture of the system being engineered (e.g., a spacecraft) and not the architecture of a natural system outside its boundary (e.g., the solar system). This may produce ambiguities at times: for example, does “management” refer to management of the SE process, or management of the system being engineered?

In such cases, the SEBoK tries to avoid misinterpretation by elaborating the alternatives into “system management” or “systems engineering management.” As with many special disciplines, SE uses terms in ways that may be unfamiliar outside the discipline. For example, in systems science and therefore SE, “open” means that a system is able to interact with its environment--as opposed to being "closed” to its environment. But in the broader engineering world we would read “open” to mean “non-proprietary” or “publicly agreed upon.” Some special meanings or terms reflect the historical evolution of SE. “Systems architecting” was introduced in (Rechtin 1991) to embody the idea that better systems resulted from concurrently rather than sequentially addressing a system’s operational concept, requirements, structure, plans, and economics. “Soft SE” was introduced in (Checkland 1981) to express the criticality of human factors in SE. In both cases, the emphases that these terms imply are now accepted as integral to SE.

Mapeo de procesos en un ERP (26)

Cuando se habla de globalización, competitividad y calidad en los procesos de los negocios, es necesario que las empresas tengan la necesidad de integrar con eficiencia, los recursos de las empresas y hacer que su información fluya de una forma continua, y no solo para acelerar los procesos, si no para reducir los costos.
Los sistemas de información empresarial se les conoce como: ERP (Planeación de Recursos Empresariales), el cual administra los procesos internos del negocio, optimiza los tiempos de ciclo de venta y costos en la cadena de valor. CRM (Administración de las Relaciones con el Cliente) atiende la relación con los clientes y resuelve el nivel de consistencia del servicio.

Importancia de mapear los procesos antes de la implementación del ERP
No es conveniente automatizar los errores de los procesos, es preferible identificarlos mediante el mapeo y eliminarlos antes de implementar un ERP. La inversión en un ERP, puede verse afectada si no se analizan todas las interacciones de los procesos que conforman su organización. La organización es como un rompecabezas en donde cada pieza (proceso) interactúa con otras piezas.

El hecho de implantar un sistema ERP puede ser clave para aumentar la productividad y eficiencia, sin embargo es muy común que cuando se implementa este tipo de soluciones al no existir un análisis previo con enfoque de procesos se sistematizan muchos errores, por consecuencia las expectativas que se tienen pocas veces son cubiertas.

Es importante hacer un análisis de cómo se lleva la operación en ese momento y rediseñar un proceso sin tener en cuenta las implicaciones que este tiene en otros procesos de la empresa. Estaremos perdiendo el tiempo y corriendo el riesgo de tapar un agujero destapando otro. Encontrar áreas de mejora e implantarlas.

Es sumamente importante que antes de implementar un ERP tener perfectamente bien definida la estrategia del negocio, conocer su operación y las posibles disfunciones que existen. El mapeo de procesos ayuda a tener un panorama integral de su organización, así como de sus procesos clave, estratégicos y de apoyo de su negocio.

Ventajas del mapeo de procesos antes de la implementación del ERP
1. Identificar el flujo de información a través del cual interactúan los procesos y áreas de la organización.
2. Identificar los requerimientos de información susceptibles de automatización.
3. Diferenciar los procesos clave del negocio, de los procesos habilitadores o de apoyo, facilitando además la priorización de los mismos de acuerdo a la estrategia de implementación del sistema informático.
7. Identificar los reportes que se deben generar.
8. Mitigar los riesgos de omitir procesos u operaciones que debe incluir el sistema.
9. Disminuir el riesgo de omitir operaciones y procesos clave que debe incluir el ERP.
10. Disminuir el tiempo de implementación del ERP.
11. Facilitar la transición de los procesos manuales a los procesos automatizados.

Cionet puede ayudar a analizar los procesos para identificar áreas de oportunidad en todo lo relacionado con:
1. Políticas y Procedimientos.
2. Eficiencia de los Procesos.
3. Controles.
4. Manejo de Datos e informes.
5. Administración de Riesgos.