01 March 2013

Scope of SE - SEBOK (3)

Scope of Systems Engineering within the Systems Domain

While considering all classes of systems, SE focuses on the domain of the engineered systems (ES). Socio technical systems are treated as a special form of engineered system. There are differences and commonalities in scope of the three overall categories of systems — engineered, natural, and social. For example, power generation and distribution systems are purely engineered systems which include software and human operators as well as hardware. Water and power safety legislation comes from the political processes of a legislature, which is a social system. The resulting water and power safety assurance and safety governance systems are sociotechnical systems whose participants work in both engineered systems and social systems.

The nature of and relationships between these system domains is discussed in Part 2, which considers the general nature and purpose of systems and how these ideas are used to ensure a better ES. Part 2 covers:

• Systems Thinking – a way of understanding complex situations by looking at them as combinations of systems

• Systems Science – a collection of disciplines that have created useful knowledge by applying systems thinking and the scientific method to different aspects of the system domains

• Systems Approach – a way of tackling real world problems which uses the tools of system science to enable systems to be engineered and used

One must understand both natural and sociotechnical systems to identify and scope the engineering of system problems or opportunities. This scoping largely determines whether engineered systems achieve their goals, without adverse impact on other outcomes, when those systems are deployed in the real world.

Scope of Systems Engineering within the Engineered Systems Domain

The scope of SE does not encompass the entire ES domain. Activities can be part of the SE environment, but other than the specific management of the SE function, not considered to be part of SE. Examples include system construction, manufacturing, funding, and general management. This is reflected in the International Council on Systems Engineering (INCOSE) top-level definition of systems engineering as, “an interdisciplinary approach and means to enable the realization of successful systems.” (INCOSE 2012) Although SE can enable the realization of a successful system, if an activity that is outside the scope of SE, such as manufacturing, is poorly managed and executed, SE cannot ensure a successful realization.

Again, a convenient way to define the scope of SE within the ES domain is to develop a Venn diagram. There is a relationship between SE, system implementation, and project/systems management. Activities, such as analyzing alternative methods for production, testing, and operations, are part of SE planning and analysis functions.

Such activities as production line equipment ordering and installation, and its use in manufacturing, while still important SE environment considerations, stand outside the SE boundary. System implementation engineering also includes the software production aspects of system implementation. Software engineering, then, is not considered a subset of SE.

Traditional definitions of SE have emphasized sequential performance of SE activities, e.g., “documenting requirements, then proceeding with design synthesis …”. (INCOSE 2012) The SEBoK authors depart from tradition to emphasize the inevitable intertwining of system requirements definition and system design in the following revised definition of SE:

Systems Engineering (SE) is an interdisciplinary approach and means to enable the realization of successful systems. It focuses on holistically and concurrently understanding stakeholder needs; exploring opportunities; documenting requirements; and synthesizing, verifying, validating, and evolving solutions while considering the complete problem, from system concept exploration through system disposal. (INCOSE 2012, modified)

Implantación de un ERP (27)

Aunque hoy en día las herramientas y metodologías son buenas, no se aconseja hacer la implantación en toda la empresa en una sola fase, a pesar que el coste y el tiempo es menor que si la implantación es multi-fase, ya que hay muchas posibilidades que algo salga mal.

La implantación de un ERP es un proyecto muy complejo debido a su profundo impacto en los procesos de la empresa.  La implantación se suele hacer por módulos (aprovechando la modularidad de los ERP). Se implanta un módulo, se prueba, se confirma el buen funcionamiento y se deja de utilizar esa parte del viejo sistema y se pasa al nuevo. Esta técnica es más barata que mantener el viejo sistema en funcionamiento hasta que esté totalmente implantado el nuevo.

La implementación de un sistema ERP, por lo general, es larga y compleja, ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que implica complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo. En la mayoría de las empresas, se requiere reemplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación. Por otra parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento.

Después de la implementación es importante centrarse en el aseguramiento de la calidad y en la mejora de desempeño, para que así el sistema funcione correctamente a largo plazo. También, se debe analizar constantemente el retorno de inversión y aspectos clave como la optimización, la cual proporciona ideas que no fueron consideradas durante la implementación como por ejemplo la expansión del software implementado. Es importante ver a la optimización como un proceso de  mejora continua.

A la hora de implantar los módulos se comienza por el menos complejo y poco a poco se va pasando a los módulos con más dificultad. El orden de implantación será el siguiente:
- Elementos comunes (Sistema operativo, bases de datos, hardware, redes, etc.).
- Áreas funcionales. Subsistemas.
-          Ventas / Distribución.
-          Fabricación.
-          Finanzas.
-          Enlaces.
- Secuenciación. Recursos Humanos.
- EIS (Enterprise o Executive Information Systems. Almacén de datos: antes habían pocos datos y las decisiones se tomaban de cabeza; ahora hay mucha información e incluso en distintas plataformas e interesa tenerla junta para tomar decisiones. El EIS es una herramienta que proporciona acceso directo a la información relevante en un formato útil y navegable).
Data Warehousing (Data Warehouse: conjunto integrado de bases de datos, con orientación temática, diseñados para el Apoyo a la Toma de Decisiones. Data warehousing (Almacenamiento de Datos): proceso que facilita la creación y explotación de un Data Warehouse).

La implantación de un ERP implica un cambio en: la empresa, los procesos de  negocio, la disciplina de trabajo y la organización. También, es la base para la administración correcta del negocio y la toma de decisiones informadas

 ¿Por qué la empresa necesita un ERP?

Las razones por las que los empresarios optan por una solución ERP son:
1-Integración: las empresas que tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos necesitan una solución global que integre y organice los datos para que de forma oportuna apoye la toma de decisiones y aporten soluciones en función de sus requerimientos particulares.

2- Competitividad: las empresas para mantenerse requieren continuas reducciones de sus costes, ya sea de producción, comercialización o administración, incrementando así constantemente su productividad. Permitiéndoles un crecimiento hacia nuevos planteamientos de negocio (CRM, e-business, etc.).

3- Control: la gerencia puede comprobar fácilmente que los parámetros más representativos de funcionamiento de la empresa se encuentran dentro de los márgenes preestablecidos. La gestión de costos y productividad quedan totalmente a su disposición.