Los proyectos son entendidos en todos los niveles de la organización, pueden involucrar una persona o cientos y su tiempo de duración va desde unas pocas semanas hasta más de cinco años. Pueden involucrar una unidad de la organización o varias.
La Administración de Proyecto (AP) es la aplicación de conocimiento, herramientas y técnicas en las actividades del proyecto que cumplen con los requerimientos del proyecto. Esta AP es realizada a través del uso de procesos tales como: (1) Inicio, (2) Planificación, (3) Ejecución, (4) Control y (5) Cierre. La AP es realizada durante la aplicación e integración de los procesos de AP. El equipo del proyecto administra el trabajo de los proyectos y el gerente del proyecto es la persona responsable de lograr los objetivos del proyecto.
La AP se desarrolla dentro de un contexto, el cual describe el ambiente en el que operan los proyectos. El equipo debe entender este contexto. Los procesos de AP describen una visión general de cómo interactúan varios procesos de AP. Cada proceso tiene definido entradas, salidas y herramientas / técnicas que se pueden utilizar.
Las áreas de conocimiento de la AP describen el conocimiento de la AP y las prácticas en términos de sus procesos componentes. Las 9 áreas de conocimiento son: (1) Manejo de la Integración del Proyecto, (2) Manejo del Alcance del Proyecto, (3) Manejo del Tiempo del Proyecto, (4) Manejo del Costo del Proyecto, (5) Administración de la Calidad del Proyecto, (6) Administración de los Recursos Humanos del Proyecto, (7) Manejo de las Comunicaciones del Proyecto, (8) Manejo del Riesgo del Proyecto y (9) Manejo del Abastecimiento del Proyecto.
(1) Manejo de Integración del Proyecto (PIM -Project Integration Management) incluye los procesos y actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar varios procesos y actividades de la AP (Administración de Proyectos). En el contexto de la AP, la Integración incluye características de unificación, consolidación, articulación y acciones de integración que son cruciales para la terminación del Proyecto, satisfacer los requerimientos del cliente y administrar las excepciones.
Los procesos de PIM son: (1) Develop Project Charter, (2) Develop Preliminary Project Scope, (3) Develop Project Management Plan, (4) Direct and Manage Project Execution, (5) Monitor and Control Project Work, (6) Integrated Change Control y (7) Close Project.
Algunas de las herramientas / técnicas utilizadas son: (1) Earned Value Technique, (2) Expert Judgment, (3) Project Management Information System, (4) Project Management Methodology y (5) Project Selection Methods.
(2) Manejo del Alcance del Proyecto (PSM - Project Scope Management) incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario para completar el proyecto de manera exitosa. PSM permite definir y controlar que está y no está incluido en el proyecto.
Los procesos de PTM son: (1) Scope Planning, (2) Scope Definition, (3) Create WBS, (4) Scope Verification y (5) Scope Control. En PTM se utilizan algunas de las siguientes herramientas y técnicas: (1) Alternative Identification, (2) Change Control System, (3) Decomposition, (4) Inspection, (5) Product Analysis, (6) Replanning y (7) Variance Analysis.
(3) Manejo del Tiempo del Proyecto (PTM - Project Time Managemen) incluye los procesos necesarios para terminar a tiempo el proyecto.
Los procesos de PTM son: (1) Activity Definition, (2) Activity Sequencing, (3) Activity Resource Estimating, (4) Activity Duration Estimating, (5) Schedule Development y (6) Schedule Control.
Algunas de las herramientas y técnicas utilizadas en el PTM son: (1) Decomposition, (2) Rolling wave planning, (3) Planning component, (4) Precedence Diagramming Method (PDM), (5) Dependency determination, (6) Applying leads and legs, (7) Alternatives analysis, (8) Bottom up estimating, (9) Parametric estimating, (10) Reserve analysis, (11) Critical path method, (12) Critical chain method, (13) Schedule change control system y (14) Performance measurement.
La Administración de los Costos de un Proyecto (4) (Project Cost Management – PCM) incluye los procesos de planificación, estimación, soporte y control de costos, así como que el proyecto pueda ser completado dentro del presupuesto aprobado. Cada proceso puede involucrar el esfuerzo de una o más personas o grupos de personas basadas en las necesidades del proyecto. Cada proceso ocurre al menos una vez en todo el proyecto y ocurre en una o más etapas del proyecto, si el proyecto está dividido en partes. PCM tiene que ver con el costo de los recursos necesarios para completar las actividades programadas. PCM considera el efecto de las decisiones del proyecto sobre el costo de uso, mantenimiento y soporte del producto, servicio o resultado del proyecto.
Los procesos de PCM son: (1) Estimación del Costo, (2) Presupuesto del Costo y (3) Control del Costo. Algunas de las herramientas y técnicas utilizadas en PCM son: (1) Analogous Estimating, (2) Determine Resource Cost Rates, (3) Bottom up estimating, (4) Parametric Estimating, (5) Vendor Bid Analysis, (6) Cost of Quality, (7) Cost Aggregation, (8) Cost Change Control System, (9) Performance measurement analysis y (10) Variance Management.
Los procesos de Administración de la Calida del Proyecto (PQM - Project Quality Management (5) incluyen todas las actividades de la organización que determinarán las políticas de calidad, objetivos y responsabilidades que el proyecto considerará. PQM implementa el SGC a través de la política, procedimientos y procesos de planificación de la calidad, aseguramiento de la calidad y control de calidad, con actividades de mejoramiento continuo de procesos. PQM se aplica en la administración del proyecto y en el producto del proyecto. En la administración de la calidad, es importante lo siguiente: (1) satisfacción del cliente, (2) inspección y prevención, (3) responsabilidad de la dirección y (4) mejoramiento continuo.
Los procesos de PQM son: (1) Planificación de la Calidad, (2) Aseguramiento de la Calidad y (3) Control de Calidad Algunas de las herramientas y técnicas utilizadas en PQM son: (1) Cost Benefit Analysis, (2) Benchmarking, (3) Design of Experiments, (4) Cost of Quality, (5) Quality Planning Tools and Techniques, (6) Quality Audits, (7) Quality Control Tools and Techniques, (8) Cause and Effect Diagram, (9) Control Charts, (10) Histogram, (11) Pareto Chart, (12) Statistical Sampling, (13) Inspection y (14) Defect Repair Review.
(6) Administración de Recursos Humanos (PHRM - Project Human Resource Management) incluye los procesos que organizan y administran el equipo del proyecto. Este equipo tiene asignado roles y responsabilidades; y también estará involucrado en la planificación y toma de decisiones. El tipo y número de miembros del equipo del proyecto pueden cambiar durante el proyecto. El equipo de AP es un subgrupo del equipo del proyecto y su responsabilidad son las actividades de AP tales como planificación, control y cierre. Este grupo puede ser llamado “equipo líder”.
Los procesos de PHRM son: (1) Planificar los Recursos Humanos, (2) Adquirir el equipo del proyecto, (3) Desarrollar el equipo del proyecto y (4) Administrar el equipo del proyecto. Algunas de las herramientas y técnicas utilizadas en PHRM son: (1) Organization Chart and Position Descriptions, (2) Networking, (3) Negotiation, (4) Virtual Teams, (5) General Management Skills, (6) Training, (7) Team Building Activities, (8) Recognition and Rewards, (9) Observation and Conversation y (10) Conflict Management.
(7) Project Communications Management (PCM) está formada por procesos que permiten asegurar oportunamente la generación, recopilación, almacenamiento, distribución y recuperación de información del proyecto. PCM provee vínculos entre la gente y la información que son necesarios para una comunicación exitosa. Un modelo básico de comunicación demuestra cómo la información es enviada y recibida entre 2 partes definidas como emisor y receptor. Los componentes claves del modelo incluyen: (1) codificador, (2) mensaje, (3) medio, (4) interface y (5) decodificador.
Los procesos de PCM son: (1) Planificación de la Comunicación, (2) Distribución de la Información, (3) Informar el performance y (4) Administrar los grupos de inversores. Algunas de las herramientas y técnicas asociadas a PCM son: (1) Communications Requirements Analysis, (2) Communications Technology, (3) Communications Skills, (4) Information Distribution Methods, (5) Lessons Learned Process, (6) Performance Information Gathering and Compilation, (7) Time Reporting Systems y (8) Communication Methods.
El Manejo de Riesgo del Proyecto (8) (Project Risk Management - PRM) incluye procesos relacionados con la planificación, identificación, análisis, respuestas, monitoreo y control de un proyecto. Los objetivos del PRM es aumentar la probabilidad e impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad e impacto de eventos negativos. El riesgo del proyecto es un evento incierto que tiene un efecto positivo o negativo respecto de un objetivo del proyecto (tiempos, costos, alcance o programación). Un riesgo puede tener una o más causas y, si ocurre, puede tener uno o más impactos.
Los procesos de PRM son: (1) Planificación del riesgo del proyecto, (2) Identificación del riesgo, (3) Análisis del riesgo cualitativo, (4) Análisis del riesgo cuantitativo, (5) Planificación de la respuesta del riesgo y (6) Monitoreo y control del riesgo. Algunas de las herramientas / técnicas asociadas a PRM son: (1) Information Gathering Techniques, (2) Assumptions Analysis, (3) Risk Probability and Impact Assessment, (4) Risk Data Quality Assessment, (5) Risk Categorization, (6) Risk Urgency Assessment, (7) Quantity Risk Analysis and Modeling Techniques, (8) Strategies for Negative Risks or Threats, (9) Strategies for Positive Risks or Opportunities, (10) Strategy for Both Threats and Opportunities, (11) Contingent Response Strategy, (12) Risk Audits, (13) Technical Performance Measurement y (14) Reserve Analysis.
El Manejo del Abastecimiento del Proyecto (9) (PPM – Project Procurement Management) incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios que el equipo del proyecto necesita para realizar el trabajo. Este manejo incluye la administración del contrato y los procesos de control de cambio requeridos para administrar los contratos u órdenes de compra emitidas por medio de los miembros autorizados del equipo del proyecto. También incluye la administración de algún contrato emitido por una organización externa (comprador) y de las obligaciones contractuales del equipo del proyecto.
Los procesos de PPM son: (1) Planificación de las compras y adquisiciones, (2) Planificación del contrato, (3) Respuestas de la solicitud del vendedor, (4) Seleccionar los vendedores, (5) Administración del contrato y (6) Cierre del contrato. Algunas de las herramientas y técnicas asociadas a PPM son: (1) Make or Buy Analysis, (2) Contract Types, (3) Develop Qualified Sellers List, (4) Contract Negotiation, (5) Seller Rating Systems, (6) Proposal Evaluation Techniques, (7) Contract Change Control System, (8) Buyer Conducted Performance Review, (9) Inspections and Audits, (10) Payment System, (11) Claims Administration, (12) Records Management System, (13) Information Technology y (14) Procurement Audits.
De esta forma, se puede decir que esta Guía puede ser utilizada como herramienta, en diferentes tipos de empresas, para el desarrollo de un proyecto, y así poder evitar futuros problemas. Para la implantación de esta Guía podría ser aconsejable el uso de formularios que permitan documentar el desarrollo de los distintos procesos de AP. La correcta implantación, seguimiento y control de esta Guía puede garantizar el desarrollo de un proyecto exitoso.