La solución mySAP SCM (Supply Chain Management), perteneciente a mySAP Business Suite, abarca las siguientes áreas: (1) Material Requirements Planning, (2) Aprovisionamiento, (3) Gestión de Inventario, (4) Verificación de Factura y (5) Valoración del Material.
El proceso de abastecimiento tiene asociado niveles organizacionales, los cuales representan la estructura legal y organizativa de una empresa. La determinación de estos niveles es un paso importante en el proyecto. Estos niveles son definidos y asignados en el Customizing. La estructura es creada a través de la asignación de niveles organizacionales.
Existen los siguientes niveles organizacionales: (1) Client o Mandante, (2) Company Code, (3) Plant, (4) Storage Location, (5) Purchasing Organization y (6) Purchasing Group.
El Client o Mandante es una unidad organizativa que contiene términos organizacionales, términos de datos y términos legales. Representa un entorno de trabajo y es el nivel jerárquico más alto del sistema SAP R/3. Las especificaciones y los datos que se generan e ingresan en este nivel y se aplican a todos los códigos de compañía y a todas las otras unidades organizacionales. Estos datos se ingresan una sola vez.
El Company Code es una unidad organizacional de contabilidad externa que incluye el ingreso de todos los eventos que requiere la contabilidad de las cuentas y produce su propio balance. Un Mandante puede tener varios Company Code. Esta unidad permite efectuar la descripción de una entidad legal (empresa o sociedad) y es la unidad más pequeña a nivel contable.
La Planta (Plant) es una unidad organizativa de logística que subdivide una empresa desde el punto de vista de producción, abastecimiento y planificación de materiales. Puede representar una variedad de entidades dentro de una firma y es única para cada Cliente o Mandante. En una planta, los materiales son producidos y/o los bienes y servicios están disponibles. Una planta puede simultáneamente ser una planta de producción más que una planta de planeamiento de mantenimiento. Una planta pertenece a un lugar y tiene sus propios datos maestros de material. Una planta siempre debe ser asignada a un código de compañía, el cual puede abarcar varias plantas.
El Almacén (Storage Location) es una unidad organizativa única que facilita la diferenciación de stock de materiales dentro de una planta, la cual siempre debe ser especificada. Los stocks de material de una planta son administrados de manera física. Se trata de un almacén respecto de cantidad y está asociado a la dirección física de la planta. El inventario físico es llevado a cabo a nivel almacén. Los stocks son administrados a nivel almacén en base a la cantidad y no en base a los valores. Varios almacenes pueden pertenecer a una planta, donde cada almacén es asignado a una planta.
El Grupo de Compras (Purchasing Group) es un comprador único o grupo de compradores responsable del abastecimiento de un material o clase de material (de manera interna). De manera externa, es el principal canal de la empresa para con sus proveedores. Este grupo no es asignado a otras unidades de la estructura empresaria de SAP R/3, sirve de referencia, está dentro de la organización de compras y realiza las actividades de dicha organización.
La Organización de Compras (Purchasing Organization) es una unidad organizacional de logística que subdivide la empresa de acuerdo a los requerimientos de compras. Se ocupa de abastecer materiales o servicios, negociar las condiciones de compra con los proveedores y asumir las responsabilidades de estas transacciones. Esta unidad se puede incorporar a la estructura de la compañía por medio de la asignación de la organización de compras a un código de compañía y a las plantas. Esta unidad es responsable de las transacciones de compras y de la negociación de las condiciones de compras. La organización de compras puede ser responsable de una o más plantas. Se pueden asignar varias organizaciones de compras a una planta. Las organizaciones de compras pueden ser asignadas a un código de compañía.
Existen 2 tipos de Propuestas de abastecimiento:
1- Producción “in house” -> es aquella donde el sistema crea órdenes planeadas para las cantidades de producción planificadas. Cuando se termina la planificación, el sistema convierte las órdenes planeadas en órdenes de producción.
2- Abastecimiento externo -> es aquel donde el sistema crea una orden planeada o SC (Solicitud de Compra) para planear las cantidades de abastecimiento externo. Cuando se termina el planeamiento, las órdenes planeadas deben ser convertidas en una SC, y luego la SC es convertida en una OC (Orden de Compra).
El Ciclo de Abastecimiento abarca los siguientes pasos:
1- Determinación del requerimiento de materiales: Se pasa al departamento de Compras un requerimiento de materiales a través de una Solicitud de Compra. El departamento de Compras recibe un requerimiento de material a través de la SC. Si se tiene asignado un procedimiento de MRP para un material, el sistema automáticamente genera una SC.
2- Determinación de la fuente de suministro -> Se debe seleccionar la fuente de suministro (Info record, Outiline Agreement, Source List o Quota arrangememt), la cual debe ser encontrada en cada SC liberada a nivel ítem. Esta determinación se usa para crear Solicitudes de Cotización e ingresar Cotizaciones. Se puede hacer referencia a una OC, contratos y condiciones existentes en el sistema.
3- Selección del proveedor -> Se realiza una comparación de los precios entre las cotizaciones recibidas. Posteriormente, se envían automáticamente las cartas de rechazo.
4- Procesamiento de la orden de compra à Se crea una OC manual o automáticamente. Se pueden copiar datos de un documento a otro y se tiene la opción de trabajar con acuerdos.
5- Monitoreo de la orden de compra -> Permite determinar el estado de procesamiento de la OC. Se determina si una entrega o factura de un ítem de la OC ha sido ingresado.
6- Recepción de bienes -> Se ingresan las entregas haciendo referencia a una OC. Se actualiza la historia de la OC. Se verifica que la cantidad de bienes entregados sea la misma que la cantidad establecida en la orden de compra.
7- Verificación de la factura -> Se ingresan los datos relevantes, se hace referencia a la orden de compra o previa o factura, se realiza la verificación de los datos de manera automática y se comparan los datos.
8- Procesamiento del pago -> Este proceso lo realiza el módulo de Finanzas.
Se plantean los siguientes procesos de abastecimiento: (1) Abastecimiento de Material de Stock, (2) Abastecimiento de Material de Consumo, (3) Abastecimiento de Servicios Externos y (4) Abastecimiento Automatizado.
Para el desarrollo de todo proceso de abastecimiento será necesario la utilización Datos Maestros, los cuales abarcan registros de datos que son almacenados en la base de datos, son usados y procesados. Existen los siguientes Datos Maestros: (1) Registro Maestro de Materiales, (2) Registro Maestro de Proveedores, (3) Registro Maestro de Servicios y (4) Info Records.
El Registro Maestro de Materiales – RMM (1) contiene información acerca de todos los materiales que una compañía abastece, produce, almacena o vende, los cuales pueden ser agrupados según una característica a través del tipo de material. Este registro es la fuente central de una empresa que invoca datos específicos de un material. Los datos de este registro están estructurados por área de uso y nivel organizacional. Cada departamento de usuario tiene su propia vista en el RMM y es responsable del mantenimiento de los datos de esta vista. Algunos datos del material son válidos para todos los niveles organizacionales, mientras que otros datos son válidos para ciertos niveles (Client, Planta y Almacén).
Los datos almacenados en el RMM son guardados en vistas individuales que reflejan los distintos departamentos del usuario. Las vistas del RMM son: (1) Datos básicos, (2) Ventas, (3) Compras, (4) MRP, (5) Contabilidad, (6) Almacenamiento y (7) Pronóstico. Los datos de un material son guardados en distintos niveles organizacionales.
Los datos del RMM están subdivididos en áreas de uso: (1) Datos a nivel Cliente – son datos generales del material válidos para toda la empresa, (2) Datos a nivel Planta – son datos válidos dentro de una planta y para todos los almacenes y (3) Datos a nivel Almacén – son datos válidos para un almacén en particular.
En el abastecimiento externo, la existencia de un RMM no es obligatoria. En este caso, los materiales pueden ser abastecidos como material de consumo, los cuales pueden ser asignados a un centro de costos, órdenes de venta o proyectos.
El estado de material permite restringir la facilidad de uso del material, determinar que funciones de MM resultan de un mensaje de error o warning y puede ser asignado a nivel planta (vista MRP1 del RMM) y a nivel general (vista Basic data 1 del RMM). El estado de material determina cómo es tratado un material en distintas aplicaciones y en las transacciones de negocio. Para cada material se puede asignar un estado en el registro maestro de materiales.
Cuando se crea un RMM, se debe asignar un Tipo de Material al material, el cual permite agrupar aquellos materiales que tienen las mismas propiedades básicas (p.e: producto semi-terminado, materia prima y producto terminado) y pertenece a los datos generales del material. Este tipo de material determina la selección de cuentas para su contabilización cuando hay un movimiento de bienes y determina el rango de número del número de material y el tipo de asignación del número (interna o externa).
El tipo de material es definido en el Customizing y utilizado en las transacciones MM01, MIGO y ME21. El tipo de manejo de inventario puede ser determinado por el tipo de material basado en el área de valuación. Se tienen 3 tipos de materiales: (1) ROH – Especifica que todos los materiales de este tipo son abastecidos externamente. Se tienen materiales que son administrados según la cantidad y el valor base, donde la recepción de bienes tiene lo siguientes efectos: a) la cantidad es contabilizado en consumo b) las estadísticas del consumo son actualizadas en el RMM c) el valor es contabilizado en una cuenta de consumo d) la imputación contable es debitada con los costos e) la cantidad total y el valor total no cambian
(2) NLAG – Puede ser abastecido externamente o producido “in house”. Este tipo de material se relaciona al material no stock. Se lo especifica en el Customizing para determinar que ni las cantidades o valores son actualizados. Los datos contables no son mantenidos en el RMM y los valores del stock no son actualizados.
(3) UNBW – Este tipo de material está relacionado al material no valuado. En este caso, la cantidad es contabilizada en stock, los datos del stock son actualizados en el RMM, el valor es actualizado en la cuenta de consumo, la imputación contable es debitada con los costos y la cantidad total del stock de almacén aumenta.
El Registro Maestro de Proveedores – RMP (2) contiene información sobre los proveedores de la empresa. Los datos de este registro de proveedores están subdivididos en las siguientes categorías: (1) Datos generales, (2) Datos contables y (3) Datos de compras (moneda de la OC, términos de pago, términos de entrega, persona de contacto, roles del socio y otros). La existencia de un RMP es un prerrequisito para la creación de un documento de compras externo (RFQ, OC o outline agreement).
Cuando se crea un RMP, para un proveedor circunstancial, se debe asignar un Grupo de Cuenta, el cual permite que se supriman campos específicos del proveedor y determina el rol comercial del socio del negocio. Este socio puede asumir varios roles en la empresa, los cuales son definidos en el RMP, organización de compras o planta. Ciertos datos pueden solo ser mantenidos a nivel organización de compras. Sin embargo, hay otros datos que solo pueden ser creados a nivel planta.
El grupo de cuenta determina: (1) el estado del campo, (2) si el RM Prov es usado como un registro maestro de cuenta, (3) el uso de los niveles de retención de los datos, (4) el intervalo de rango de números y (5) los roles permitidos.
Las Condiciones representan acuerdos con los proveedores respecto de precios, descuentos y recargos, costos de entrega, etc. Tales condiciones pueden ser creadas en las cotizaciones, info. Record, outline agreement y órdenes de compra. El sistema aplica condiciones para determinar el precio de compra. Las condiciones pueden ser especificadas en el encabezado del documento o en los detalles del ítem. La condición del ítem se aplica únicamente al ítem relevante, mientras que las condiciones del encabezado son válidas para todos los ítems del documento. Existen condiciones dependientes del tiempo (Info record, contratos, scheduling agreement, cotizaciones) e independientes del tiempo (OC, scheduling agreement, cotizaciones).
El RMP permite bloquear el abastecimiento de bienes de cierto proveedor (MK05). Se puede bloquear para todas las organizaciones de compras o para algunas organizaciones de compras. Si se asigna el indicador ‘Blocking’, no es posible crear una OC para ese proveedor. El bloqueo de un proveedor impide la creación de solicitudes de cotización, outline agreement, requerimientos de regulación por cuota o ingresos del libro de pedido (source list).
En SAP R/3, es posible generar versiones de SC y documentos de compras externos usando la administración de versiones. Una versión representa una colección de documentos cambiados y generados a través de una nuevo procedimiento de una solicitud existente o documentos de compras.
Se pueden generar versiones de SC (ME51N). Una versión comprende los documentos cambiados y generados como resultados de los cambios realizados en la solicitud original. Si una versión de una OC ha sido cambiada, el mensaje de la OC es generado de manera inmediata.
El área de Compras genera los siguientes Documentos de Compras: (1) Solicitud de Compra, (2) Solicitud de Cotización, (3) Cotización, (4) Orden de Compra, (5) Orden de Compra Abierta / Orden de entrega y (6) Plan de entrega.
Debido a los distintas transacciones que se ejecutan, se genera un Documento de Material y un Documento Contable. El Documento de Material contiene información sobre el material entregado, su cantidad y su ubicación en el almacén de la planta. El Documento Contable se genera cuando la recepción de bienes es valuada y contiene detalles de los efectos contables del movimiento de materiales. Los factores que influyen en a determinación de las cuentas de un documento contable son: (1) área de valuación, (2) material, (3) proceso de negocio y (4) tipo de movimiento.
Luego de ejecutados los procesos, teniendo en cuenta los Datos Maestros y la información que se genera en los mismos, se pueden ejecutar Informes que permitan evaluar una determinada situación. En el ambiente de producción, se pueden generar una gran variedad de documentos que incluyen: (1) documentos de compras, (2) documentos de material, (3) documentos de factura y (4) documentos contables. Estos documentos son contabilizados en el sistema y almacenados en tablas.
Existen 2 tipos de Informes:
1- Listado de documentos de material: Permite evaluar los documentos de material y los documentos contables. Se pueden generan los siguientes informes: (1) Listado de documentos de material, (2) Documentos contables del material, (3) Documentos de material (archivados), (4) Documentos de material (cancelados) y (5) Documentos de material con motivo / razón de movimiento.
2- Listado de Stock: Permite evaluar los stocks de cada material y de varios materiales. Se pueden generan los siguientes informes: (1) Overview del stock, (2) Lista de stock / requerimiento actual, (3) Disponibilidad del stock de planta, (4) Overview de la disponibilidad, (5) Stock de almacén, (6) Stock en fecha de contabilización, (7) Stock en tránsito, (8) Stock especial valuado y (9) Stock del subcontratado.
Los principales tópicos a considerar, en el Customizing, respecto de un proceso de abastecimiento son: (1) Grupo de cuenta del proveedor, (2) Estado del campo, (3) Rango de números del Registro Maestro de Proveedores, (4) Roles del interlocutor, (5) Tipos de documento, (6) Manejo de versiones y (7) Mensajes.
De esta forma, se puede decir que varios temas de calidad están relacionados a un proceso de abastecimiento. La entrega a tiempo (JIT) de los materiales, la planificación de los materiales, el control de los materiales recibidos y de la información ingresada al sistema, la determinación de restricciones asociadas a los procesos del área de compras y la posibilidad de establecer mejoras que permitan una buena comunicación entre el sector de Compras y el resto de la empresa.