Los datos de este registro pueden ser mantenidos de 2 maneras: (1) Centralizada: se mantienen todos los datos juntos – XK01 y (2) Descentralizada: cada departamento mantiene sus datos – MK01.
Al invocar la transacción MK01, el número de proveedor puede ser asignado por el sistema o de manera automática. Este número de proveedor es generado en base a un rango definido en el grupo de cuenta. El grupo de cuenta se asigna el proveedor y determina el tipo de número de asignación, la selección del campo y los esquemas del socio. Este grupo permite suprimir campos específicos del proveedor y se asigna en el registro maestro de proveedor. Este grupo se usa para los proveedores eventuales. Los proveedores eventuales permiten trabajar con tales proveedores una vez o raras veces. Los datos son gruadazos en los documentos relevantes y no en el registro maestro de proveedor. El registro maestro colectivo permite usar un registro maestro de proveedor para varios proveedores.
La existencia de un registro maestro de proveedor es un prerrequisito para la creación de un documento de compras externo (Solicitud de cotización, orden de compra o outline agreement).
En el registro maestro de proveedor existen datos a nivel mandante, código de compañía, planta y organización de compras. Los datos a nivel planta y a nivel almacén tienen un rol importante en el mantenimiento del registro maestro de proveedor. Los datos específicos del proveedor no son adoptados como referencia para un nuevo registro maestro de proveedor. Los datos de compras son creados a nivel planta y a nivel organización e compras.
El grupo de cuenta permite determinar el estado del campo, intervalo de rango del número, tipo de número de imputación, roles del socio y el uso de los niveles de retención de los datos. Este grupo se puede cambiar y simplificar la creación de distintos datos para los niveles de planta y/o proveedor.
Se puede interrumpir el abastecimiento de un cierto proveedor, por medio del bloqueo de proveedores. Las opciones para bloquear un proveedor son: (1) Indicador de bloqueo en el registro maestro de proveedor (las órdenes de compra no pueden ser colocadas en ese proveedor. No se pueden crear solicitudes de cotización, contratos o libros de pedido), (2) Usa la transacción MK05, lo cual determina si el proveedor es bloqueado para una organización de compras o para todas las organizaciones de compras. (3) Utilizar el libro de pedido (source list) del material por medio del indicador ‘Blocking’
El mantenimiento del interlocutor principal, en el registro maestro de proveedor, permite distribuir uno o más roles entre los registros maestro de proveedor. Siendo interlocutor principal, se puede definir un acreedor distinto para cierto proveedor.
Distintos roles pueden ser mantenidos en el registro maestro de proveedor o en cada contrato. El rol del socio facilita a comunicación y se define a nivel planta u organización de compras. Los roles se pueden definir en el registro maestro de proveedor o asignar en el contrato. Cada socio debe ser asignado a un grupo de cuenta, el cual determina cómo es utilizado el socio del negocio en el sistema. Los proveedores pueden asumir una variedad de roles en el proceso de abastecimiento.