El aumento en la complejidad de los negocios, sumado al hecho de la mayor demanda a los sistemas computarizados sobre nuevas funcionalidades y la complejidad creciente de las interfaces, llevaron a la construcción de verdaderas arquitecturas de sistemas con un alto costo de mantenimiento y muy bajo nivel de calidad en términos de prestación de servicios al usuario final. Al momento de diseñar un Sistema de Información se pretende modelizar el real funcionamiento de una Empresa, pero una vez implementado este define una forma de operar.
El advenimiento de los Sistemas Integrados de Información (ERPs) trajo consigo la posibilidad de concretar una transformación radical de los negocios a través de la revisión integral de sus procesos. Es oportuno rescatar una de las definiciones más precisas y concisas del término “proceso” dentro del ambiente de las empresas, del libro de Hammer y Champy (1993): “Un proceso de negocios es un conjunto de actividades que, a partir de una o más entradas, produce una salida que tiene valor para el cliente”. ¿Qué fue primero? ¿La visión por proceso de los gurúes del estudio de las organizaciones o el advenimiento de los ERP’s por parte de los gurúes de la tecnología informática? Difícil responder a esa pregunta, pero la historia cuenta que durante la década de los 90, ambos conceptos transitaron un camino paralelo hasta conformar una solución única para las organizaciones modernas, orientadas por proceso y soportadas por medio de un Sistema Integrado de Información.
Los empleados que hoy utilizan un ERP tienen acceso a la información de todos los departamentos que participan del proceso completo, de punta a punta y en forma on-line. Rápidamente, el proceso se torna visible. Los empleados entienden cómo su trabajo afecta al trabajo del resto de la organización. Los datos se ingresan al sistema en el momento y en el lugar donde se generan por el responsable de los mismos. Se eliminan las transcripciones y los errores de consistencia de los datos.
La capacidad de un ERP de operar en múltiples lenguajes, utilizando múltiples monedas y adaptándose a las normas legales y fiscales de todos los países donde opera lo convierte en una herramienta poderosa para las Empresas multinacionales que han expandido sus operaciones alrededor del mundo. Las Empresas multinacionales apreciaron rápidamente las ventajas de imponer un sistema (“su sistema”) en Empresas a incorporar, logrando rápidamente información integrada para el control de las mismas y para la adecuada toma de decisiones.
Durante los últimos 30 años se ha producido una rápida expansión y evolución de la tecnología de los Sistemas de Información con una disminución de su coste y una mayor facilidad para incorporarla y difundirla en las organizaciones. Sin embargo, el estado de las aplicaciones de las empresas no ha evolucionado con sus necesidades. La mayor parte tienen aplicaciones muy pobres, con características atrasadas y no hacen sino automatizar algunas de las funciones básicas de la empresa.
Debido a que la aplicación informática servirá a la empresa de apoyo en todas sus acciones y estrategias, es importante que la aplicación sea actualizada para que cubra, lo mejor posible, las necesidades de la empresa. Cuando una empresa decide actualizar su aplicación principal, se debe elegir una teniendo en cuenta los puntos a favor y en contra de cada una de ellas y, teniendo claro qué necesita la empresa en cuestión.
Las grandes y medianas empresas precisan aplicaciones globales que cubran de modo integrado todas las áreas de su actividad (Finanzas, Distribución y Ventas y Producción) y además, otros elementos tecnológicos que son imprescindibles en organizaciones de este volumen como EDI, Intranet, Workflow, etc. que estarán totalmente integrados con la aplicación. Estas aplicaciones son los ERP. Un ERP es una solución, la cual se caracteriza por apoyar los procesos de las áreas operativas de las empresas por medio de múltiples módulos, los cuales se integran entre sí y se ven reflejados en las áreas administrativas financieras, integrando así la información, dando universalidad a la misma, estandarización de sistemas e interfaces con otras aplicaciones. Son sistemas que pueden ayudar a permitir cambios y en la mayoría de los casos funcionales para varias bases de datos y sistemas operativos.
Es un sistema de manejo de la información estructurado que satisface la demanda de soluciones de gestión de empresas, basado en el ofrecimiento de una solución completa que permite a las empresas evaluar, implementar y manejar más fácilmente su negocio.
Los retos de disponer de sistemas apropiados a la nueva economía afectan a todas las empresas, las cuales deben responder a las oportunidades que nacen en la nueva tecnología o bien desaparecerán. Todas las empresas necesitarán la actualización de sus infraestructuras empresariales y cambiar el modo en que trabajan para responder a las necesidades del cliente. Las infraestructuras internas existentes de las empresas de hoy representan una gigantesca inversión en tecnología, en formación, en investigación, en la ingeniería de los negocios que, en algunos casos, ha estado funcionando durante cientos de años.
Las empresas que triunfarán serán aquellas que se apoyen en esta inversión, con inversiones en sistemas ERP, en soluciones e-business que funcionen de forma totalmente integrada.