FASE 1 – SELECCIÓN DEL ERP
Actividad 1 – Documentar necesidad
Lo primero que se debe hacer es definir y establecer el marco general de referencia para la selección de un ERP. Los aspectos básicos que se deben considerar son:
- La definición de las áreas y funciones de la empresa que se abarcarán con el ERP. Esta definición debe contemplar los planes estratégicos de la empresa y debe tener una visión a largo plazo.
- Los participantes en el proceso de selección del sistema ERP.
1.1.1. Análisis de necesidad
El objetivo de este primer punto es documentar los aspectos fundamentales que debe soportar el producto ERP que se selecciona tales como, procesos a ser cubiertos, áreas de la empresa que serán afectadas con la implementación, procesos de negocio alcanzados y costo máximo que se pagará por la implementación. El objetivo es establecer una base de requerimientos para la búsqueda de proveedores. Este documento no debe ser tomado como el análisis de requerimientos sino como las bases que debe cumplir el producto ERP que se adquiera. Para armar este documento y decidir sobre el alcance máximo del sistema es conveniente que se reúnan los directivos de la empresa, junto con el jefe de sistemas. Es importante que aunque no se vaya a implementar todo en una primera etapa se arme un documento con el alcance total deseado del sistema, para que en un futuro se pueda ampliar sin inconvenientes.
1.1.2. Determinar el equipo de proyecto
Antes de comenzar la búsqueda del ERP se debe nombrar a los responsables del proyecto. Es importante que el proyecto esté respaldado por la dirección para llegar al éxito, pero no será la dirección los que trabajen con dedicación completa al mismo. En esta etapa se deben determinar las personas involucradas en la selección y definir sus funciones y responsabilidades. Se sugiere que el equipo de personas se encuentre involucrado en la implementación, ya que tienen un rol importante en el desarrollo de la organización. El equipo está formado por: Dirección, Gerente del proyecto, Equipo de proyecto, Grupo de usuarios, Grupo de calidad y Consultor externo. La constitución y el tamaño de estos grupos dependerán de las características de la implementación (tamaño, alcance y complejidad).
Actividad 2 – Primera Selección
1.2.1. Búsqueda en el mercado
El objetivo de esta actividad es la búsqueda en el mercado de los ERP disponibles, para lo cual se sugiere consultar en Internet, exposiciones de software, revistas profesionales del rubro, consultar con profesionales en otras empresas y armar un listado de todos los proveedores de ERP encontrados.
1.2.2. Primer contacto con proveedores
En un segundo paso de la actividad se contacta a cada proveedor y se le solicita la mayor cantidad de información posible. El objetivo es recopilar la mayor cantidad de información de cada uno. En base al documento desarrollado en la actividad 1, se eliminan aquellos ERP que no cubran las áreas de la empresa o los macro procesos que se han listado como necesarios. Es importante reducir la cantidad de candidatos a 5 aproximadamente, ya que se llevará a cabo un estudio más profundo de cada uno que incluye: demostraciones del producto, visitas de los usuarios al proveedor, entrevistas con personal del proveedor, armado de informes por cada uno. De ser muchos candidatos se incrementará el esfuerzo.
1.2.3. Entrevistar posibles candidatos y recopilar información
En esta fase se realizan entrevistas con cada proveedor seleccionado con el objetivo de recopilar toda la información posible tanto del proveedor como del producto; especificaciones técnicas del sistema, descripción de los módulos que lo componen, funcionalidad de cada módulo, catálogos, artículos o trabajos de experiencias de implementaciones del ERP en otras empresas. En la entrevista se presenta al proveedor el documento preparado en la fase 1, se explica la actividad de la empresa y se solicita una propuesta de implementación que incluya detalles funcionales, técnicos y económicos del producto y la implementación.
Para terminar esta fase se organiza la información verificando que los datos recopilados son homogéneos para facilitar la comparación. Se prepara un reporte por cada ERP donde figura la presentación institucional de cada proveedor y un resumen de las características funcionales de cada módulo de cada ERP. Se sugiere preparar una carpeta con divisiones por producto para ir agregando toda la documentación que se recopilará en las etapas siguientes.
1.2.4. Armado de listado de criterios a tener en cuenta
El objetivo de esta etapa es desarrollar un listado de puntos de comparación ponderados que se adecue a las necesidades de la empresa y que será la base de trabajo para las tareas posteriores y para la selección final. Para la comparación y selección de un producto es necesario tener un listado de criterios ponderados y puntos de comparación comunes. Teniendo esto en cuenta se han identificado diferentes aspectos que deben ser evaluados en el proceso de selección.
Se detalla un listado de criterios ponderados para ser usado como modelo, éste debe ser adaptado a las necesidades particulares de la empresa, verificando que los aspectos seleccionados se puedan aplicar a la organización en cuestión y que la ponderación sugerida es adecuada para la empresa. Para armar el listado de criterios seguir los siguientes pasos:
1. Armar el listado de criterios que mejor se adapte a la empresa.
2. Dividir los criterios en 6 grupos dependiendo si son de índole funcional, técnico, económico, del proveedor, del servicio o estratégico de la empresa.
3. Ponderar cada criterio según su impacto dentro del grupo. La suma de las ponderaciones de cada grupo debe ser igual a 100, siendo la suma de todos los criterios igual a 600.
4. Ponderar cada uno de los 6 grupos, la suma debe ser igual a 100. Algunos de los criterios de selección deben ser considerados como una guía útil y no como criterios excluyentes.
1.2.5. Evaluar los candidatos
En esta etapa el equipo debe concertar nuevas entrevistas con los candidatos y recibir todas las propuestas solicitadas y completar el listado armado en el punto anterior. Se recomienda visitar las oficinas del proveedor, concertar reuniones con personal comercial y técnico para tener distintas visiones del producto. Contactarse con empresas que ya usen los ERP en evaluación y escuchar ventajas y desventajas del producto. Una vez completo el listado con todos los datos recopilados, se debe comparar la información. Encontrarán para un mismo aspecto distintos criterios de evaluación y métodos.
Algunos ERP se cobran por módulos, otros por licencia de usuario; algunos proveedores dan servicio de consultaría otros no; algunos no permiten implementar con otra consultora que no sean ellos. Algunos puntos son difíciles de medir ya que resultan subjetivos (confianza de la empresa y del producto). Para reflejar todos estos puntos es conveniente incorporar en el reporte final debajo del listado de criterios un cuadro de ventajas y desventajas de cada ERP. Al finalizar esta actividad se deberán seleccionar 2 o 3 productos ERP a lo sumo puesto que se hará un trabajo más detallado para cada candidato y de ser más de 3 el esfuerzo será muy grande.
1.2.6. Documentación de la selección y armado del plan de trabajo
El objetivo de este ítem es documentar la selección de los 2 o 3 candidatos y hacer una presentación formal a la dirección justificando adecuadamente cada ítem. Si ésta es aprobada se debe armar un plan de trabajo para la próxima actividad. En la próxima actividad se hará un refinamiento de la selección realizada en función de aspectos funcionales, es decir se evaluará si las prestaciones que da el sistema son adecuadas. Para ello, se sugiere la participación de usuarios claves de cada sector para evaluar las funciones de cada módulo. El equipo de proyecto se reunirá con cada jefe de área impactada por el ERP para coordinar la disponibilidad horaria de cada usuario e informar.
Actividad 3 – Selección final
3.1. Organizar visitas a los proveedores
En este punto se organizará la logística de las visitas a los proveedores de los grupos de usuarios para presenciar distintas demostraciones según las áreas involucradas y obtener un conocimiento más profundo del producto, sus funciones y la visión de la persona que realiza las tareas sobre el sistema diariamente para evaluar las posibilidades de adaptación del sistema a la empresa. Para las demostraciones se preparan cuestionarios para los usuarios, para facilitar la compaginación de la información y la evaluación posterior de la misma. Estos cuestionarios tienen dos secciones, una que estará enfocada a la actividad de cada usuario (asociada en el ERP a un módulo) y otra donde se evalúan aspectos generales del producto.
Se debe recordar que usted (cliente) y que la imagen que el proveedor de a los usuarios impactará en la percepción del producto que éstos se lleven. Estos puntos deben ser evaluados y se incluyen en los criterios generales. Se tiene un cuestionario modelo al momento de preparar los propios, en el mismo se listan ideas para los módulos que abarcan los sistemas ERP. Al terminar esta tarea se tienen los cuestionarios modelos por módulo, el listado de usuarios que asistirán a las demostraciones y el cronograma de visitas con los usuarios, proveedores, fechas y horarios.
3.2. Demostración del producto
En este punto los proveedores mostrarán el producto a los usuarios seleccionados y ellos completarán en cada visita los cuestionarios armados en el punto anterior. Los usuarios califican cada criterio indicando en la columna de ponderación (“P”) un valor del 0 a 5. Al finalizar las visitas se recopilan los cuestionarios, se suman los puntajes de cada proveedor otorgado por cada encuestado y se calcula un promedio de puntos obtenidos por cada producto. Se agrega al reporte armado para cada ERP en la actividad 2 los cuestionarios y puntaje total obtenido por ERP. Revisar el informe con los usuarios y jefes de áreas para verificar que representa lo que ellos presenciaron. Al terminar este punto se tiene un reporte con la evaluación completa por candidato.
3.3. Decisión final – negociación
El equipo de proyecto se reúne con la dirección de la empresa para definir, basándose en la documentación preparada en los puntos anteriores, el producto ERP a comprar. Una vez seleccionado se notifica al proveedor y se coordina una reunión para la negociación del contrato. Para esta reunión el proveedor debe preparar dos estimaciones importantes: el costo y duración de la implementación. Estos datos serán tenidos en cuenta para la próxima fase que es la selección del equipo de consultoría. Finalmente se da la aprobación final y se firma el contrato.