Cuando se habla de globalización, competitividad y calidad en los procesos de los negocios, es necesario que las empresas tengan la necesidad de integrar con eficiencia, los recursos de las empresas y hacer que su información fluya de una forma continua, y no solo para acelerar los procesos, si no para reducir los costos.
Los sistemas de información empresarial se les conoce como: ERP (Planeación de Recursos Empresariales), el cual administra los procesos internos del negocio, optimiza los tiempos de ciclo de venta y costos en la cadena de valor. CRM (Administración de las Relaciones con el Cliente) atiende la relación con los clientes y resuelve el nivel de consistencia del servicio.
Importancia de mapear los procesos antes de la implementación del ERP
No es conveniente automatizar los errores de los procesos, es preferible identificarlos mediante el mapeo y eliminarlos antes de implementar un ERP. La inversión en un ERP, puede verse afectada si no se analizan todas las interacciones de los procesos que conforman su organización. La organización es como un rompecabezas en donde cada pieza (proceso) interactúa con otras piezas.
El hecho de implantar un sistema ERP puede ser clave para aumentar la productividad y eficiencia, sin embargo es muy común que cuando se implementa este tipo de soluciones al no existir un análisis previo con enfoque de procesos se sistematizan muchos errores, por consecuencia las expectativas que se tienen pocas veces son cubiertas.
Es importante hacer un análisis de cómo se lleva la operación en ese momento y rediseñar un proceso sin tener en cuenta las implicaciones que este tiene en otros procesos de la empresa. Estaremos perdiendo el tiempo y corriendo el riesgo de tapar un agujero destapando otro. Encontrar áreas de mejora e implantarlas.
Es sumamente importante que antes de implementar un ERP tener perfectamente bien definida la estrategia del negocio, conocer su operación y las posibles disfunciones que existen. El mapeo de procesos ayuda a tener un panorama integral de su organización, así como de sus procesos clave, estratégicos y de apoyo de su negocio.
Ventajas del mapeo de procesos antes de la implementación del ERP
1. Identificar el flujo de información a través del cual interactúan los procesos y áreas de la organización.
2. Identificar los requerimientos de información susceptibles de automatización.
3. Diferenciar los procesos clave del negocio, de los procesos habilitadores o de apoyo, facilitando además la priorización de los mismos de acuerdo a la estrategia de implementación del sistema informático.
7. Identificar los reportes que se deben generar.
8. Mitigar los riesgos de omitir procesos u operaciones que debe incluir el sistema.
9. Disminuir el riesgo de omitir operaciones y procesos clave que debe incluir el ERP.
10. Disminuir el tiempo de implementación del ERP.
11. Facilitar la transición de los procesos manuales a los procesos automatizados.
Cionet puede ayudar a analizar los procesos para identificar áreas de oportunidad en todo lo relacionado con:
1. Políticas y Procedimientos.
2. Eficiencia de los Procesos.
3. Controles.
4. Manejo de Datos e informes.
5. Administración de Riesgos.