Aunque hoy en día las herramientas y metodologías son buenas, no se aconseja hacer la implantación en toda la empresa en una sola fase, a pesar que el coste y el tiempo es menor que si la implantación es multi-fase, ya que hay muchas posibilidades que algo salga mal.
La implantación de un ERP es un proyecto muy complejo debido a su profundo impacto en los procesos de la empresa. La implantación se suele hacer por módulos (aprovechando la modularidad de los ERP). Se implanta un módulo, se prueba, se confirma el buen funcionamiento y se deja de utilizar esa parte del viejo sistema y se pasa al nuevo. Esta técnica es más barata que mantener el viejo sistema en funcionamiento hasta que esté totalmente implantado el nuevo.
La implementación de un sistema ERP, por lo general, es larga y compleja, ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que implica complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo. En la mayoría de las empresas, se requiere reemplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación. Por otra parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento.
Después de la implementación es importante centrarse en el aseguramiento de la calidad y en la mejora de desempeño, para que así el sistema funcione correctamente a largo plazo. También, se debe analizar constantemente el retorno de inversión y aspectos clave como la optimización, la cual proporciona ideas que no fueron consideradas durante la implementación como por ejemplo la expansión del software implementado. Es importante ver a la optimización como un proceso de mejora continua.
A la hora de implantar los módulos se comienza por el menos complejo y poco a poco se va pasando a los módulos con más dificultad. El orden de implantación será el siguiente:
- Elementos comunes (Sistema operativo, bases de datos, hardware, redes, etc.).
- Áreas funcionales. Subsistemas.
- Ventas / Distribución.
- Fabricación.
- Finanzas.
- Enlaces.
- Secuenciación. Recursos Humanos.
- EIS (Enterprise o Executive Information Systems. Almacén de datos: antes habían pocos datos y las decisiones se tomaban de cabeza; ahora hay mucha información e incluso en distintas plataformas e interesa tenerla junta para tomar decisiones. El EIS es una herramienta que proporciona acceso directo a la información relevante en un formato útil y navegable).
Data Warehousing (Data Warehouse: conjunto integrado de bases de datos, con orientación temática, diseñados para el Apoyo a la Toma de Decisiones. Data warehousing (Almacenamiento de Datos): proceso que facilita la creación y explotación de un Data Warehouse).
La implantación de un ERP implica un cambio en: la empresa, los procesos de negocio, la disciplina de trabajo y la organización. También, es la base para la administración correcta del negocio y la toma de decisiones informadas
¿Por qué la empresa necesita un ERP?
Las razones por las que los empresarios optan por una solución ERP son:
1-Integración: las empresas que tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos necesitan una solución global que integre y organice los datos para que de forma oportuna apoye la toma de decisiones y aporten soluciones en función de sus requerimientos particulares.
2- Competitividad: las empresas para mantenerse requieren continuas reducciones de sus costes, ya sea de producción, comercialización o administración, incrementando así constantemente su productividad. Permitiéndoles un crecimiento hacia nuevos planteamientos de negocio (CRM, e-business, etc.).
3- Control: la gerencia puede comprobar fácilmente que los parámetros más representativos de funcionamiento de la empresa se encuentran dentro de los márgenes preestablecidos. La gestión de costos y productividad quedan totalmente a su disposición.