Aspectos claves previos a la puesta en producción
Para garantizar el éxito de la puesta en producción de un nuevo sistema es muy importante tener en cuenta los problemas que surgirán una vez “arrancado” el sistema. Deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos que pueden surgir con el funcionamiento diario del sistema:
• Los usuarios se encuentran ante un nuevo sistema trabajando con datos reales.
Surgen problemas y tienen dudas. Deben saber a quién acudir para solucionarlos.
• Los procesos en el sistema productivo no funcionan como se esperaba.
• El sistema responde a las acciones del usuario de una manera no contemplada en las sesiones de formación.
• El rendimiento del sistema no es el esperado
• El arranque del nuevo sistema no contempla una gestión en paralelo con los sistemas actuales por lo que no hay “marcha atrás”. Para minimizar el impacto de todos estos problemas es muy importante realizar una serie de tareas durante las semanas previas al arranque.
Es imprescindible que llegado el día de la puesta en producción del sistema se hayan realizado con éxito las siguientes actividades:
• Test del usuario.
Unas semanas antes de la puesta en marcha, y una vez se haya completado la formación de los usuarios, tanto maestros como finales, deberá procederse a realizar en el mandante de Test (mandante 015) el test del usuario.
Consistirá en un test integral por parte de cada usuario de todas las funciones que vaya a utilizar en el nuevo sistema. Por otro lado, deberá también haberse verificado la correcta conversión de los datos maestros en el mandante productivo.
• Parametrización y conversión de datos maestros en el mandante productivo.
Deberán haberse transportado todas las órdenes de transporte al mandante productivo. Tendremos así una imagen en el entorno de productivo idéntica en al mandante de test en cuanto a parametrización se refiere.
• Conversión de datos transaccionales.
Deberá procederse a la carga en el sistema productivo de aquellos datos que todavía están abiertos en los sistemas actuales (órdenes de fabricación, pedidos de cliente, pedidos de compra, etc.).
• Definición de la estrategia de soporte para el momento de la puesta en productivo
y los días siguientes.
Se establecerán qué miembros del equipo van a dar soporte a los usuarios durante los primeros días de la puesta en producción.
Una vez realizadas todas estas actividades, se procederá a la puesta en producción oficial del nuevo sistema. Será crítico en este momento:
• Un control minucioso por parte de los administradores del sistema para detectar los procesos costosos (“cuellos de botella”).
• Disponer de una estrategia de soporte para garantizar un rápido tiempo de respuesta a los problemas que puedan surgir.
Beneficios detectados en la post implementación.
- Capacidad para reaccionar al entorno y necesidades de los clientes
- Confiabilidad en los sistemas
- Facilitar el acceso a la información
- Mejorar la productividad de los procesos
- Mejorar el proceso de toma de decisiones
- Incrementar la eficiencia en el uso del tiempo
- Crear una base de datos centralizada y actualizada
- Integrar áreas de la empresa, produciendo un mayor control sobre ellas
- Aumentar la competitividad de la empresa
- Reducir el tiempo de producción o entrega
- Reducir los costos operativos
Fases posteriores a la implantación
Cuando el sistema se pone en marcha comienza el momento más delicado para la empresa cliente. Aún siendo conscientes que es normal que el sistema no sea aquello que la empresa tenía en mente al comenzar el proyecto, cuesta admitir que se haya realizado tanto esfuerzo para estar peor que antes y es aquí donde cobran mayor importancia factores críticos de éxito como el apoyo de la alta dirección, el programa y cultura de gestión del cambio, la comunicación efectiva o el líder del proyecto.
Yu (2005) desarrolla un modelo más elaborado que el tradicional análisis de Factores Críticos de Éxito para analizar las causas que afectan la efectividad de las fases posteriores a la implantación de las aplicaciones ERP. El autor parte de las siguientes premisas:
- En la fases previas a la implantación, los factores que priman son los valores de la empresa (p.e.: implicación de la alta dirección o cultura del cambio) y las actitudes con que se plantea el proyecto de implantación (p.e.: orientación del proyecto o selección del equipo adecuado de proyecto), existiendo una relación causa efecto entre las primeras y las segundas.
- En la fase de implantación, priman los factores relacionados con el comportamiento del equipo de trabajo (p.e.: número de cambios), existiendo relaciones causa-efecto entre las actitudes y los comportamientos.
- En la fase posterior a la implementación, es cuando cobra mayor importancia la medición de los resultados del proyecto a lo largo de las diferentes modificaciones que se realicen para mejorar el sistema. En esta fase priman factores relacionados con la efectividad de los resultados, siendo estos factores consecuencia de los comportamientos clave de la fase de implantación.