La implantación se refiere a todas las actividades de la organización encaminadas a adoptar, administrar y hacer rutinaria una Innovación. Las principales fases de la implantación de un sistema ERP son: Análisis – Organización del proyecto – Diseño – Preparación de datos – Fase de pruebas – Puesta en producción.
1. Análisis.
Esta etapa determina los problemas de la organización, y si estos se pueden resolver o no con la solución ERP o con desarrollos específicos. En esta etapa se identifican los objetivos generales, se especifica el alcance del proyecto y se prepara un plan de proyecto.
2. Organización del proyecto.
Se analiza a fondo los problemas de los sistemas existentes (manuales o automatizados), se identifican los objetivos que debe lograr la solución ERP y se describen soluciones alternas. Esta etapa requiere una labor intensa de recopilación de información e investigación. Toda la información reunida durante esta fase servirá además para determinar las necesidades tecnológicas de la solución ERP. Esta etapa describe con detalle el resto de las actividades y tareas de las siguientes fases.
3. Diseño.
Esta etapa produce las especificaciones de diseño lógico y físico para la solución, para lo cual se utilizarán herramientas de diseño y documentación, como diagramas de flujo de datos, diagramas de estructura de programas o diagramas de flujo del sistema.
4 Preparación de los datos
En esta etapa se deben seleccionar los datos estáticos que pasarán del antiguo sistema de información al nuevo, en este punto debe tenerse en cuenta la utilidad de los datos que permanecerán, ya que las necesidades de información del nuevo sistema pueden ser muy diferentes a las del antiguo.
5 Fase de Pruebas
Fase previa a la puesta en marcha dónde se procede a la integración y aceptación del sistema, comprobando que los procesos definidos funcionan correctamente y que cumplen con lo establecido en las fases previas, antes de dejar de utilizar definitivamente el sistema antiguo en la fase siguiente.
6 Puesta en marcha
Fase final de la implantación, en esta etapa se hace la migración definitiva de los datos, se realiza la formación final de usuarios. Se realiza el arranque en real de la nueva solución. Es muy importante que cuando empiece a funcionar el ERP, se asegure la posibilidad del funcionamiento del grueso del sistema independientemente del fallo, parada y revisión de alguno de los módulos, aunque sea introduciendo manualmente los datos que precisen el resto de módulos.