El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
1.Optimización de los procesos empresariales.
2.Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
3.La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
4.Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
5.Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.
Tras ver las amplias posibilidades de un ERP, es importante señalar que la correcta implantación de un ERP conlleva incrementos radicales de productividad así como la posibilidad de tener mejor información en la toma de decisiones. La implantación de un ERP, en la mayoría de los casos, no se plantea para conseguir pequeñas mejoras sino mejoras radicales. Vistas las características y posibilidades del ERP, parece claro que el cambio organizacional necesario para la implantación de un ERP es muy importante ya que se han de remodelar los procesos y han de estar implicadas personas de distintas áreas, creando equipos multidisciplinares.
Para valorar la complejidad de una implantación de ERP, hemos de tener en cuenta que en una implantación interactúan los siguientes 6 elementos o componentes:
1.- El ERP (sistema de información para la gestión).
A priori, puede parecer la pieza más importante del proceso de implantación aunque, como veremos más adelante, no es así. La correcta gestión del cambio es más importante que el propio ERP en sí. En el mercado podemos encontrar centenares de ERPs con características y precios distintos. Por un lado, podemos encontrar ERPs horizontales (que sirven para cualquier tipo de organización de cualquier sector) y ERPs verticales (desarrollados o parametrizados para atender a las necesidades concretas de un sector). De hecho, hay ERPs que disponen de ambas soluciones: horizontal y vertical.
Lo básico es entender que cada organización tiene unas necesidades distintas y que el ERP y su parametrización dependerán de estas necesidades. Por ello, como un ERP no es una solución "tipo" y las soluciones válidas para otras organizaciones pueden no ser válidas para la nuestra. La parametrización es un proceso en el que los ERPs están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o personalización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno.
2.- Las personas y la gestión del cambio.
Las personas son clave en las organizaciones y el impacto de una implantación de un ERP sobre ellas es muy importante. Obviamente, la gestión del cambio es un elemento clave. Por ello, el correcto análisis de los requerimientos de los usuarios e integrarlos desde el primer momento de la implantación es clave para conseguir buenos resultados con el proyecto. Además, se deben definir exactamente las mejoras que va a obtener cada una de las personas de la organización con la implantación y definir un plan de comunicación para "vender" el proyecto a todas las personas de la organización. Además, es poco habitual que las organizaciones cuenten con personal con una visión tanto de negocio como de tecnología que consiga liderar el proyecto por lo que el trabajo de consultores externos, y en concreto del director de proyecto, es muy importante.
3.- La estrategia
El proceso “ideal” sería que el plan tecnológico, incluyendo el ERP y su hardware asociado, soporte la estrategia corporativa y no al contrario. Básicamente, la idea es que teniendo perfectamente definida la estrategia de la organización, se asocie a ella los recursos tecnológicos necesarios para que sea posible ejecutarla.
4.- El hardware
Aunque en principio el hardware no es la parte más compleja de la implantación, en algunos casos nos encontramos que la mala elección del hardware o diseño del sistema hace disminuir el rendimiento global de la implantación. En este sentido es básico definir exactamente los requerimientos del sistema y así diseñar la solución de manera que no se invierta ni más ni menos de lo necesario.
5.- Los procesos
Se ha de considerar que además de las personas, los procesos son los que definen la eficiencia y eficacia de la organización. Por ello, en el proyecto de implantación de ERP se deben redefinir los procesos para mejorar su eficiencia y eficacia.
El enfoque correcto es redefinir los procesos como un paso previo a la implantación y que los nuevos procesos sean soportados por el ERP. Sin embargo, lo habitual es encontrar implantaciones de ERPs en los que, tras la implantación, se ejecutan los procesos exactamente igual que antes del ERP. Este es un gran problema ya que no se consigue ninguna mejora en los costes o tiempos de los procesos.
Aunque tengamos el mejor ERP del mundo, si los procesos no se remodelan, seguirán siendo igual de eficientes o ineficientes como lo eran hasta el momento de la implantación y entonces, la implantación del ERP tendrá bajo o nulo impacto en la eficacia y eficiencia.
6.- El resto de aplicaciones de gestión existentes en la organización
Cada vez es más usual que las organizaciones tengan distintas aplicaciones para la gestión. Entre las aplicaciones más habituales están las herramientas propias o sectoriales (por ejemplo cálculo de presupuestos), las de Gestión de Relaciones con los clientes (CRM), Business Intelligence, Gestión de la cadena de suministro (SCM), etc. En la mayoría de las ocasiones, todas las aplicaciones han de estar conectadas con el ERP para conseguir una gestión de la información eficiente. Por ello, la integración entre las distintas aplicaciones (EAI) es una tarea cada vez más compleja y que condiciona los resultados finales de la implantación.
“Business Intelligence” se compone de un conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada en información estructurada, para su explotación directa o para su análisis y conversión en conocimiento soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.
Es importante señalar que todo el planteamiento aquí desarrollado es aplicable tanto para organizaciones que se plantean por primera vez su implantación de ERP como organizaciones que ya tienen un ERP y quieren reemplazarlo o mejorar los resultados.