El material de consumo es un componente de material que el usuario tiene acceso directo, abarca el material que está sujeto a una transacción de abastecimiento y cuyo valor es registrado en el elemento de costo o en las cuentas de activo. Este material es abastecido por un objeto contable y no es necesario un RMM. Por lo tanto, se debe ingresar una descripción corta, un grupo de material y una unidad de Orden de Compra (OC) debido a que estos datos no pueden ser arrastrados desde un registro maestro. Se pueden plantear los siguientes casos: (1) Material de Consumo sin RMM, (2) Material de Consumo con RMM no sujeto al Manejo de Inventario y (3) ) Material de Consumo con RMM sujeto al Manejo de Inventario.
El tipo de material determina si un material está o no sujeto al valor basado en el manejo de inventario, representa ciertas características del material en el sistema y permite agrupar las funciones de selección de campos de un material. SAP incluye los siguientes tipos de materiales de consumo:
(1) material no valorado (UNBW): este tipo de material es administrado en base a la cantidad, pero no en base al valor.
(2) material no almacenable (NLAG): el manejo de inventario no es posible para estos materiales en base a la cantidad o el valor. Este tipo de material permite almacenar la información requerida para crear documentos de compras.
Se puede ingresar una imputación contable para cada ítem de un documento de compras externo o SC si está destinado al consumo directo. Para los siguientes casos se debe tener una imputación contable para un ítem: a) si se ordena un material que no está sujeto al manejo de inventario b) si se ordena un artículo que no existe en el RMM c) si se ordena un servicio externo
Si un material es suministrado como de consumo, se debe especificar una categoría de imputación contable (A: Asset, K: Cost Center, P: Project, F: Production order, C: Sales Order) y otros datos de la imputación contable en el ítem de documento de la solicitud o documento de compras externo. Se hace referencia a los datos de la imputación contable y a las cuentas que se debitarán cuando se contabilice la recepción de bienes o factura. Se puede especificar una o más imputaciones contables para un ítem. En caso de una asignación múltiple (indicador automático ‘GR non valuated’), se deberá determinar cómo será distribuida la cantidad de la OC en los objetos de la imputación contable. En el ítem se debe especificar cómo serán distribuidos los costos si una cantidad parcial es entregada y facturada.
Cuando se abastece el material de consumo, el material puede ser un material de consumo especial con un RMM o un material sin un RMM. Sin embargo, se puede abastecer material de stock de consumo directo. En todos los casos, se debe especificar una categoría de imputación contable y otros datos de misma.
Este abastecimiento genera los siguientes documentos: (1) Solicitud de Compra – ME51N, (2) Orden de Compra - ME21N, (3) Recepción de Bienes - MIGO y (4) Recepción de Factura – MIRO.
Solicitud de Compra – ME51N
La Solicitud de Compra (SC) es un documento interno que responde al departamento de Compras para abastecer una cantidad en particular de un material o servicio para una fecha en particular. La SC se puede crear de 2 maneras:
1- Directa – significa que una SC se crea manualmente y se determina el material o servicio ordenado y la cantidad o fecha.
2- Indirecta – significa que la SC es creada automáticamente a partir de otro componente de SAP (MRP, órdenes de mantenimiento y órdenes de producción)
La SC tiene las siguientes características: (1) el Header data solo tiene un internal header memo, (2) No tiene cabecera y (3) No es documento multilínea. Las áreas de la pantalla de una SC son: header data, ítem overview, ítem detail y document overview.
Cuando se crea una SC para materiales que tienen un RMM, SAP R/3 transfiere datos del RMM a la SC. Se puede convertir en una SC en Solicitud de Cotización, Acuerdos u OC.
Si se desea solicitar materiales o servicios a un objeto de imputación contable, se debe especificar, en el ítem, la categoría de imputación contable correspondiente (U, K, P, A, H). Se puede tener ‘Imputación Contable Simple’ o ‘Imputación Contable Múltiple’. En una imputación contable múltiple, se pueden distribuir los costos de un ítem de una OC en varios centros de costos. En este caso, los datos de imputación contable creados representan ítems de imputaciones contables individuales. Se debe decidir si el valor del ítem será distribuido respecto de la cantidad o respecto del porcentaje. Para este tipo de imputación múltiple, el sistema asigna el indicador ‘GR non valuated’. El sistema distribuye automáticamente la cantidad solicitada de manera proporcional a los ítems de imputación contable existentes.
Se debe convertir una de las SC creadas en un documento de compras (OC, Contrato, Acuerdo o RFQ). Hay distintas opciones para la conversión. Antes de la conversión de un ítem de la SC, se puede asignar una fuente de abastecimiento al ítem (a nivel ítem). Con una fuente de abastecimiento (Info Record, Outline Agreement o Scheduling Agreement) se puede convertir un ítem de una SC en una OC de forma manual o automática. El sistema copia el proveedor a partir de la fuente de abastecimiento de la SC. Si una fuente de abastecimiento no ha sido asignada en el ítem de la SC se puede crear una OC con referencia a ese ítem de la SC. En este caso, se debe ingresar manualmente el proveedor en la OC.
En la conversión de la SC se pueden presentar las siguientes características especiales:
1- Ítems de la SC con categoría de imputación contable desconocida: Esta categoría es permitida en la SC, pero no en la OC. Se crea la OC, se selecciona un objeto de imputación contable y se mantienen los detalles de la imputación contable.
2- Ítems de la SC con RMM: Si existe el Info Record respectivo, el sistema sugiere el precio de compra según el Info Record cuando se crea una OC con referencia a una SC sin fuente de abastecimiento. So este no es el caso, el precio se debe ingresar manualmente.
3- Ítems de la SC sin RMM: Si el sistema copia un ítem de la SC sin RMM a la OC, el sistema sugiere el precio de valuación de la SC como precio de compra. El comprador puede cambiar este precio default.
Existen las siguientes funciones de conversión de la SC, las cuales son:
1- Ítems de la SC con fuente de aprovisionamiento: Se puede efectuar una conversión semi o totalmente automática y se puede ejecutar de manera online o background.
2- Ítems de la SC sin fuente de aprovisionamiento: El ítem de la OC creada hace referencia a un Contrato, Info Record, Solicitud de Cotización o scheduling agreement.
Luego de la conversión, se obtiene un listado que muestra los ítems de la SC asignados a la fuente de suministro.
Si una SC o documento de compras externos (OC, contratos, scheduling agreement y RFQ) cumple con ciertas condiciones, el documento es aprobado para que tenga lugar un nuevo procesamiento. El proceso de aprobación puede ser replicado por medio de un procedimiento de liberación electrónica. Estos procedimientos de liberación bloquean los documentos pertinentes, con lo cual se genera un registro de mensaje. Los ítems bloqueados de una SC no pueden ser convertidos en OC.
Cada persona involucrada en el procedimiento de liberación indica la aprobación usando un código de liberación. Una liberación efectuada puede ser cancelada con el mismo código, con lo cual el estado de liberación es reinstalado. Esta opción solo existe si una SC no ha sido convertida en una OC.
El rechazo de una aprobación se realiza con las transacciones
ME54N – Release Purchasing Requisition, ME29N – Release Purchasing Order
En SAP R/3, el proceso de aprobación es replicado por medio de un proceso de liberación. Uno de los objetivos del procedimiento de aprobación es verificar que el material, la cantidad y la fecha de entrega están correctas; y que la imputación contable especificada y la fuente de abastecimiento son correctas.
Las SC pueden tener 2 procedimientos de liberación:
1- Procedimiento de liberación con clasificación
Permite liberar toda la SC o ítem por ítem. Este procedimiento se utiliza cuando se realizan nuevos procedimientos de liberación asociados a documentos de compras externos. Se pueden liberar SC, OC, Solicitudes de cotización, Contratos, Scheduling agreement y planilla de ingresos de servicios. En este procedimiento, se deben realizar ciertas asignaciones en el siguiente orden: (1) crear características y clases, (2) crear grupo de liberación, (3) crear códigos de liberación, (4) crear indicadores de liberación y (5) crear estrategia de liberación.
2- Procedimiento de liberación sin clasificación
Permite liberar la solicitud a nivel ítem y es aconsejable usarlo con las actuales estrategias de liberación.
Los documentos de compras externos son liberados a nivel cabecera, ya que no es posible la liberación a nivel ítem.
Existen 2 formas de liberar las SC:
1- Liberación individual: se liberan ítems individuales de una solicitud o el documento entero.
2- Liberación colectiva: se liberan todos los ítems de las solicitudes o todas las solicitudes por medio del código de liberación
El código de liberación es un ID de 2 caracteres que permite liberar un documento bloqueado o cancelar una liberación existente. El uso de este código se controla a través de las autorizaciones. Cuando una solicitud o documento de compras externo ha sido procesado con un código de liberación, un indicador de liberación es asignado al documento. Este indicador es una clave que denota el estado de liberación, es decir, el estado actual del ítem o documento. Si no existe la aprobación final, el estado puede ser definido como bloqueado.
Orden de Compra - ME21N - Confirmation
Las confirmaciones son notificaciones para el proveedor acerca de la cantidad de materiales ordenados y arribo estimado. Las confirmaciones se pueden ingresar manualmente o recibirlas vía EDI y tienen un procesamiento automático. Las confirmaciones pueden ser ingresadas directamente en la OC o representar documentos individuales (notificación de envío).
El indicador ‘Acknowedgement requirement’ (tab ‘Confirmations’ – ME21N) se usa para enviar una notificación cuando no se ha recibido una confirmación.
Recepción de Bienes – MIGO - Non Valuated GR
Es opcional. En este caso, se puede decidir si la GR (Recepción de Bienes – Good Receipt) será o no valuada para los ítems de la orden con imputaciones contables. Si se decide una GR no valuada, las contabilizaciones no tienen lugar en Contabilidad en el momento de la recepción de bienes. Se tienen ítems con imputaciones contables múltiples y el sistema asigna automáticamente el indicador ‘GR non valuated’. Los indicadores de “GR” y “GR non valuated” están en: (1) ítem detail del tab “Delivery” de la OC y (2) ítem detail del tab “Valuation” de la SC
Caso particular
El proceso de abastecimiento de material de consumo o servicios externos puede ser simplificado a través de la eliminación de la GR. Este proceso involucra el uso de: 1- Invoice Receipt - Account Assignment (MIRO)
2- Orden de Compra - Pedido Marco (Blanket PO – ME21N)
Se puede crear una OC que tenga un período de validez y un valor límite para un ítem específico. Esto se puede establecer como Document type=’FO’ e Item category= ‘B’ o ‘U’. El pedido marco permite establecer distintos materiales de consumo o servicios externos, los cuales son agrupados. Posteriormente, se contabiliza la factura con referencia la pedido marco. Una ventaja principal del pedido marco es la reducción de los costos de procesamiento.
La categoría de ítem (Item Category) permite replicar distintos proceso de abastecimiento. Estas categorías son usadas en todos los documentos de compras. El tipo de documento determina qué categorías de ítem están disponibles para su elección. Se pueden usar distintas categorías de ítem para los ítems de un documento de compras.
Las categorías de ítem posibles son: ‘B’ - Limit, ‘K’ – Consignment, ‘L’ – Subcontacting, ‘M’ – Material unknown, ‘S’ – Third party, ‘T’ – Text, ‘U’ – Stock transfer, ‘W’ – Material group y ‘D’ – Services.
La categoría de item permite especificar si un número de material, imputación contable, una recepción de bienes y/o recepción de factura son posibles o necesarios para un ítem.
La categoría de ítem ‘L’ (subcontrato) permite crear subítems relacionados a los componentes a ser suministrados por el subcontratado. El subcontrato es el proceso en ele cual un material o servicio es suministrado por un proveedor. El material de un subcontratado puede ser solicitados través de una SC y ordenado por medio de una OC o ítem del scheduling agreement.
La pantalla de la transacción MIGO tiene 3 componentes principales que determinan la acción a seguir. Los componentes son: 1- Action: puede tomar los siguientes valores: (1) Display, (2) Good Receipt, (3) Release GR blocked stock, (4) Good Issue, (5) Cancellation, (6) Place in Storage, (7) Remove in Storage, (8) Return Delivery, (9) Subsequent Adjustment, (10) Subsequent Delivery y (11) Transfer Posting.
2- Document of Reference: cada “Action” tiene asociado uno o varios documentos de referencia según la Action seleccionada. Los posibles documentos de referencia son: (1) Material Document, (2) PO, (3) Order, (4) Others, (5) Reservation, (6) Otubound delivery, (7) Transport y (8) Delivery Note.
3- Tipo de Movimiento: de acuerdo a la ‘Action’ y ‘Documento de Referencia’ establecidos, se determina el número de tipo de movimiento que corresponda.
De acuerdo a los valores establecidos en los 3 componentes mencionados anteriormente, se pueden presentar las siguientes situaciones: (1) Recepción sin referencia, (2) Recepción con referencia, (3) Stock bloqueado en recepción de bienes, (4) Entrega retornada, (5) Retorno de la OC, (6) Cancelación, (7) Transfer Posting (Stock to stock, Material to material), (8) Stock transfer (Storage Location to storage location, Plant to plant, company code to company code), (9) Reservas, (10) Entrega, (12) Envío de bienes (Envío sin referencia, Muestreo, Envío con referencia a una reserva, Envío de referencia a una Orden), (13) Removal from Storage (Stock Transfer) y (14) Subsequent Adjustment.
Recepción de Factura - MIRO - Non Valuated GR
En este caso, se hace referencia al abastecimiento de materiales de consumo directo, el cual comienza con una Solicitud de Compra. Para estar seguro que los materiales requeridos pueden ser entregados en la fecha deseada, el proveedor envía una order acknowledgment.
En el momento de la GR (non valuated GR), no se realiza la contabilización de la cuenta de consumo. En la cuenta del proveedor, se acredita el valor de IR (Invoice Receipt). En la cuenta GR/IR clearing no se contabiliza nada.
En el momento de la GR (Valuated GR), la cuenta de consumo, especificada en la OC, es debitada con el precio de abastecimiento. Este ingreso es contabilizado en la cuenta GR/IR clearing (IR es debitada y GR es acreditada). En la cuenta del proveedor se acredita el valor de IR.
Uno de los primeros pasos en la verificación de la factura consiste en el ingreso de la factura. Durante este ingreso se consideran los impuestos, descuentos y el uso de moneda extranjera. El ingreso de un factura se puede basar en una Orden de Compra (MIRO) o en la recepción de bienes (MR1M).
En el caso de la transacción MIRO, se pueden presentar algunas de las siguientes situaciones: (1) Establecer impuestos, descuentos y moneda extranjera, (2) Establecer costos de entrega no planeados, (3) Efectuar una Nota de Crédito, si es necesario, (4) No establecer referencia respecto de una Orden de Compra y (5) Guardar el documento sin contabilizar (Document Parking).
En el caso de transacción MR1M, se pueden presentar algunas de las siguientes situaciones: (1) Establecer varianzas y razones de bloqueo, (2) Efectuar una reducción en la Factura, (3) Establecer varianzas sin referencia a un ítem, (4) Efectuar una Nota de Crédito, si es necesario y (5) Establecer costos de entrega.
Respecto del tema “Calidad”, se puede decir que los distintos procesos que se realizan en el área de Compras están sujetos a un control y/o seguimiento permanente; y a una evaluación respecto de las entregas efectuadas. De acuerdo al resultado de estos controles, se deberá tomar las acciones preventivas y/o correctivas pertinentes.
La actualización de la información relacionada a los documento de Compras y documentos contables generados permite analizar y pronosticar las posibles situaciones o tendencias.
De esta forma, los procesos de Compras son un elemento importante que contribuye a la implantación de calidad en una empresa.