Este abastecimiento genera los siguientes documentos:
Solicitud de Compra - MRP
La función principal del planeamiento de requerimientos de materiales (Material Requirement Planning – MRP) es asegurar la disponibilidad de material en todo momento, abastecimiento oportuno de las cantidades necesarias para las áreas de Producción y Ventas. MRP ayuda a monitorear los stocks y a generar automáticamente las propuestas de abastecimiento de Compras y Producción. Este objetivo es logrado por medio del uso de distintos métodos MRP que incluyen diferentes procedimientos.
La ejecución automática del planeamiento de MRP determina situaciones de almacenamiento y genera los elementos de abastecimiento correspondiente (órdenes planeadas, Solicitud de Compra y líneas del scheduling agreement). La orden planeada y la SC son elementos internos del planeamiento que pueden ser cambiados, entregados de nuevo y borrados.
En el MRP se realizan los siguientes pasos: (1) Activar el MRP y asignar los parámetros de la planta (Customizing), (2) Agregar ingresos en el archivo de planeamiento (planning file), (3) Ejecutar el planning run, (4) Determinar el MRP más conveniente, (5) Calcular los requerimientos netos, (6) Calcular el tamaño del lote y (7) Calcular la fecha de envío de la OC (Orden de Compra) y la fecha de entrega de los materiales.
Los parámetros de planta son parámetros de control para el planeamiento de requerimientos y son determinados para cada planta.
En el planning file se registran todos los materiales relevantes para el planning run a nivel planta. Respecto del material y de la planta, contiene información acerca si han ocurrido cambios relevantes en el planning run (Indicadores NETCH y total change) y si estos cambios afectan el período de planeamiento (Indicadores NETPL y NETCH). Este archivo es generado solo si se produce el déficit del punto de reposición durante el planeamiento del punto de reposición.
El archivo de planeamiento contiene todos los materiales relevantes para una ejecución de planeamiento.
La ejecución del planning run permite determinar las situaciones de falta de materiales y genera los elementos de abastecimiento correspondiente. El planeamiento de requerimientos es ejecutado a nivel planta, es decir, el stock entero existente en planta es considerado en el planeamiento. Sin embargo, el stock de los almacenes puede ser ejecutado desde el MRP o planeado de manera independiente. Estos stocks no incluyen un MRP a nivel planta. El planeamiento de requerimientos también se puede ejecutar en las áreas de MRP individuales o propias. Esto significa que varios almacenes pueden ser agrupados en un área MRP y ese planeamiento de requerimientos puede ser ejecutado separadamente de la planta para estas áreas MRP, las cuales permiten una diferenciación de planeamiento de requerimientos dentro de una planta y son áreas opcionales.
En el planning run se realiza lo siguiente: (1) Cálculo de los requerimientos netos, (2) Cálculo del tamaño del lote y (3) Cálculo de la programación (Cálculo de las fechas de liberación y entrega de las OC; y fechas de inicio y finalización de las órdenes previsionales).
Existen 3 tipos de proceso de planeamiento:
NEUPL – Planeamiento regenerativo (toma los materiales y los recalcula).
NETCH – Planeamiento del cambio neto (indica los materiales que tienen un cambio relevante en el archivo de planeamiento).
NETPL - Planeamiento del cambio neto en el horizonte de planeamiento (indica los cambios relevantes en el horizonte de planeamiento).
Luego, se debe determinar el MRP más conveniente En este paso se deben usar los indicadores ‘MRP type’ y ‘MRP lot size’. Según el procedimiento seleccionado, se deben mantener los datos adicionales en el RMM. Se pueden definir distintos procedimientos de MRP para un mismo material de diferentes plantas. El tipo de MRP es definido en el Customizing, es una clave que permite determinar el procedimiento a utilizar en el planeamiento de un material y permite determinar los parámetros MRP que pueden ser ingresados durante el mantenimiento del RMM. El tipo de MRP es parte de los datos de la planta (o datos del área de MRP de un material) que se definen en el RMM.
Existen los procedimientos MRP basados en el consumo y los procedimientos basados en MRP. El procedimiento MRP se utiliza para controlar si el planeamiento de requerimientos basado en el consumo o material está afectado y qué procedimiento de MRP se usa para el planeamiento. Los procedimientos de MRP basados en el consumo están basados en el consumo de material previo, mira para ahora, utilizan procedimientos estadísticos o pronósticos de materiales para determinar los requerimientos futuros y presentan los siguientes casos: (1) Procedimiento del punto de reposición (Manual y Automático), (2) MRP basado en el pronóstico y (3) MRP basado en el tiempo. El pronóstico es usado por el punto de reposición automático, planeamiento basado en el pronóstico y planeamiento basado en el tiempo.
MRP basado en el consumo se realiza a nivel planta (el stock entero de la planta es considerado en el planeamiento) o en las áreas de MRP individuales (varios almacenes pueden ser agrupados en un área MRP y ese planeamiento puede ser ejecutado de manera separada).
El planeamiento del punto de reposición (1) permite que el sistema controle si el stock disponible en MRP (stock en planta + recepciones fijas) está dentro del punto de reposición. El punto de reposición está compuesto por: (1) el requerimiento de material promedio estimado durante el tiempo de reaprovisionamiento y (2) el stock de seguridad. Este stock es utilizado para abarcar el exceso de material no planeado y el requerimiento con entregas demoradas. Si el stock disponible es menor que el punto de reposición, existe falta de material, la cual consiste en la diferencia entre el punto de reposición y el stock disponible. Cuando se define el punto de reposición, se debe considerar lo siguiente: (1) stock de seguridad, (2) consumo previo o futuros requerimientos y (3) tiempo de reposición.
El indicador “Include external requirements” permite determinar si se consideran los requerimientos externos en el planeamiento del punto de reposición.
En el caso del punto de reposición manual, el MRP controller determina el punto de reposición de manera manual y el stock de seguridad en el RMM.
El planeamiento automático del punto de reposición es aquel donde el sistema calcula el punto de reposición usando el pronóstico. El planeamiento basado en el pronóstico (2) utiliza valores del consumo para estimar futuros requerimientos. El cálculo del pronóstico es ejecutado en intervalos regulares. El planeamiento basado en el tiempo (3) utiliza valores históricos en el pronóstico del material para estimar los futuros requerimientos y el planning run es ejecutado de acuerdo a intervalos predefinidos.
El sistema ejecuta el cálculo de los requerimientos netos durante el planning run. Esto verifica, para cada material, si el requerimiento es cubierto por el stock existente y por las recepciones entregadas en Compras o Producción. Si hay falta de requerimiento, el sistema genera una propuesta de abastecimiento. El sistema determina la falta de material para las fechas de requerimientos en el cálculo de los requerimientos netos. Esta falta debe ser abarcada por recepción. Esta cantidad es calculada por medio del cálculo del tamaño del lote, el cual es llevado a cabo durante el planning run.
Durante el planning run, el sistema determina la falta de material que se abastecerá por medio de la recepción de bienes. El procedimiento de cálculo del lote permite determinar cómo serán calculados las tamaños de los lotes. La cantidad de la OC es creada a partir el procedimiento de tamaño del lote en el RMM. La cantidad que se abastece es el resultado del procedimiento de tamaño del lote en el RMM. Existen 3 grupos de procedimientos para el cálculo de tamaño del lote: (1) Procedimiento de tamaño del lote estático, (2) Procedimiento de tamaño de lote periódico y (3) Procedimiento de tamaño de lote óptimo. El resultado del cálculo del lote es la cantidad para producción o abastecimiento de material, la cual se puede mostrar o cambiar.
Después del cálculo de los requerimientos netos y del tamaño del lote, el sistema entrega la propuesta de abastecimiento durante la ejecución del planeamiento. En este paso se calcula la fecha en la cual la OC es enviada y la fecha en la cual el proveedor puede entregar la cantidad correspondiente. La fecha de ejecución del planeamiento es la fecha de cantidad de falta de materiales planeados usando puntos de reposición. Si el punto de reposición desciende, se lleva a cabo el abastecimiento. Durante la entrega, el sistema define la fecha de disponibilidad del material, empezando a partir de la fecha de ejecución del planeamiento. Este procedimiento se llama “Entrega futura”, el cual comienza en la fecha actual y permite especificar la fecha de inicio de las órdenes y la fecha de liberación de las SC.
Los resultados del planning run son: (1) propuesta de abastecimiento respecto de falta de materiales (órdenes previsionales, SC y líneas de acuerdos de entrega) y (2) listas MRP.
La orden previsional es un documento interno usado por el controller MRP en donde se especifica cuánto material es necesario y cuándo. Este documento es usado solo dentro de la compañía, no es obligatorio y es generado automáticamente a través de le ejecución del planeamiento de requerimientos o creado manualmente. En la producción “in house”, la orden previsional puede ser convertida en orden de producción. En el abastecimiento externo, la orden previsional puede ser convertida en SC de manera individual o colectiva.
La lista MRP muestra el estado de los requerimientos / stock de la última ejecución del planeamiento. Contiene datos del material, información acerca de los elementos MRP y el árbol de material (material tree). Esta lista es almacenada en el sistema hasta que es borrada manualmente o reemplazada por una lista nueva a partir de la siguiente ejecución.
La situación del planeamiento puede ser evaluada usando una lista MRP y de una lista de stock / requerimiento, la cual muestra el stock actual y la situación de requerimiento de un material. Se trata de una lista que permite ver la actual disponibilidad del material. Los cambios realizados después de la fecha de planeamiento son mostrados directamente. Estas listas se pueden acceder de manera individual (para un material específico) o colectiva (para un rango de materiales).
Para controlar los resultados del planeamiento se utilizan los mensajes de excepción, los cuales suceden durante la ejecución del planeamiento en situaciones que necesitan ser chequeadas. Estos mensajes son usados para controlar los resultados del planeamiento y son mostrados en ambas listas (lista MRP y lista de stock/ requerimiento), ya que el número de mensajes es el mismo.
Solicitud de Compra - Determinación de la fuente - Convertir SC -> OC / RFQ
Cuando se crea una Solicitud de Compra (SC), se puede seleccionar una fuente para el ítem. El departamento de compras asigna la fuente de suministro. El proceso de determinación de la fuente puede ser realizado automáticamente durante la ejecución del planeamiento de materiales. Los resultados del planeamiento incluyen las SC que abarcan los requerimientos relevantes y las fuentes de suministro asignadas a los ítems de la solicitud. El sistema puede asignar solamente una fuente automáticamente si ésta puede ser determinada de manera unívoca.
El proceso de determinación de la fuente (Source list – libro de pedido o Quota arrangement – Regulación por cuota) ayuda a encontrar la fuente de suministro de un cierto requerimiento. El sistema sugiere 2 fuentes de suministro (1) Info Record o (2) Outline agreement (Contract y Scheduling agreement).
El propósito del proceso de determinación de la fuente es asignar automáticamente una fuente de suministro a una SC. Si se tiene asignado el indicador ‘Source Determination’ en el encabezado de la SC, el sistema busca todas las fuentes de suministro posibles para todos los ítems de la SC. Si el sistema encuentra varias fuentes para un ítem, el proceso de decisión puede ser soportado por una simulación de precio o por una referencia de datos a partir de la evaluación del proveedor.
El sistema sugiere fuentes de suministro para generar la OC (Quota arrangement. Source list, Outline agreement e Info Record). Si estas fuentes no existen o no se asignó ninguna fuente, el documento es guardado como SC.
El libro de pedido (Source list) y/o la regulación por cuota (Quota arrangement) pueden ser asignadas como una única fuente de suministro durante el proceso automático de determinación de la fuente. Durante la ejecución del planeamiento de requerimientos, el proceso de determinación de la fuente es llevado a cabo teniendo en cuenta las siguientes prioridades: (1) Quota arrangement (+ source list with MRP indicador) y (2) Source list with MRP indicador.
También existe la determinación automática de la fuente, la cu7al plantea las siguientes prioridades: (1) Quota arrangement, (2) Source list, (3) Outline agreement y (4) Info Record.
El libro de pedido (Source list) especifica que fuente de aprovisionamiento es válida para un cierto periodo de tiempo y permite administrar las fuentes de suministro. Este libro contiene los pedidos permitidos y no permitidos de un material en una cierta planta o periodo. Cada periodo es definido a través de un registro de libro de pedidos, el cual tiene los siguientes datos: (1) Periodo de validez, (2) Datos del libro, (3) Fixed source, (4) Planta de abastecimiento, (5) Fuente bloqueada y (6) MRP. Este registro también permite definir si incluir o excluir el material del grupo de material a través del ítem “Exclusión”. Los registros de los libros de pedidos se pueden crear de diferentes formas: (1) Manual, (2) Creation from within an outline agreement, (3) Creation from within an info record y (4) Automatic. La creación de registros del libro de pedido puede ser: (1) manual, (2) automática y (3) sin un Info Record o Outline agreement.
En la Regulación por Cuota (Quota Arrangement) se tienen requerimientos de materiales de un cierto periodo dividido en diferentes fuentes basadas en cuotas y se determina que fuente de aprovisionamiento es asignada automáticamente a una SC. Esta regulación administra las fuentes de aprovisionamiento a nivel planta. Si se abastece un cierto material a partir de un número de fuentes distintas, se puede asignar una cuota para cada fuente individual. La regulación se aplica a un cierto periodo y especifica cómo serán distribuidas. Se crea un ítem de la regulación por cuota para cada fuente durante se período.
Cuando se realiza el mantenimiento de una regulación por cuota, se puede especificar un tamaño de lote mínimo / máximo para cada ítem de la reposición. Estos tamaños son tenidos en cuenta en el caso de las solicitudes y órdenes previsionales que son generadas de manera automática. El tamaño del lote mínimo / máximo es definido como la cantidad mínima / máxima de la OC que puede ser asignada a una fuente en la ejecución del planeamiento de requerimientos. La cantidad máxima es tenida en cuenta en la creación manual y automática de la SC.
Una fuente de suministro puede estar en un proveedor y en una de sus plantas. Las fuentes externas están representadas por medio del Info Record de Compras y Outline agreements.
Info Record de Compras (ME11) es una fuente de información que contiene datos acerca de un material y del proveedor de ese material. Cuando se crea un Info Record, ciertos datos provienen del RMM y del RMP; y son insertados en el Info Record como valores default. Cuando un Info Record es generado automáticamente, se crea un documento de compras que es creado o cambiado, y los datos relevantes son transferidos al Info Record como valores default. Esta fuente de información puede ser creada manual o automáticamente cuando se crea una Cotización, una OC o un Outline Agreement.
El Info Record se puede aplicar a todas las plantas o a una planta de una organización de compras. Los datos del Info Record son usados como datos default en las OC. Los datos de la OC son actualizados automáticamente en el Info Record si el indicador ‘Info Update’ ha sido asignado en la OC. Existen 2 tipos de Info Record: (1) Info Record con RMM y (2) Info Record sin RMM.
El indicador ‘Regular Vendor’, en el Info Record, es usado para especificar que un material es preferible que sea abastecido por este proveedor a nivel cliente. Este proveedor regular se usa solo si no se tienen otros info records almacenados en el sistema para un material y si se prefiere no crear un libro de pedido para controlar el proceso de determinación de la fuente. Este indicador se asigna en los datos generales del Info Record y debe ser activado en el Customizing para una planta determinada. Si estos pasos son llevados a cabo, el proveedor regular es propuesto como única fuente de suministro.
Outline agreement consiste en un acuerdo a largo plazo entre una organización de compras y un proveedor para el suministro de material y/o provisión de servicios basados en condiciones y términos predefinidos. Este acuerdo es válido para un cierto período y para una cantidad o valor total de compra predeterminado. Este acuerdo no contiene fechas de entrega específicas o cantidades a ser entregadas. Se notifica al proveedor de las cantidades y fechas de entrega en una orden de liberación del contrato o en un plan de entrega. Las condiciones son acuerdos con los proveedores respecto de precios, descuentos, recargos, etc.
Existen 2 tipos de outline agreements: (1) Contract (contrato) y (2) Scheduling agreement (Plan de entrega).
En el caso del Contrato – ME31K (1), se crea una nueva OC cada vez que se liberan bienes o servicios y la planificación de requerimientos puede ser inicializada, ya que el ítem del contrato es asignado automáticamente al ítem de la solicitud como fuente de aprovisionamiento. Los contratos pueden ser creados sin referencia o con referencia a una solicitud de outline agreement, una solicitud de cotización u otro contrato. La documentación de liberación del ítem del contrato es actualizado por cada ítem creado en la OC con referencia a un contrato.
Un ítem de Contrato se puede crear sin hacer referencia a otro documento o haciendo referencia a una cotización o ítem de la SC. Se puede hacer referencia a un contrato existente. Los ítems del contrato puede estar relacionados a una planta específica o a todas las plantas de una organización de compras. Existen 3 tipos de contratos: (1) Contrato por cantidad - MK, (2) Contrato por valor – WK y (3) Contrato distribuido.
En los contratos para grupos de materiales, las categorías de ítem ‘M’ (Material desconocido – Recomendada para materiales similares del mismo precio) y ‘W’ (Grupo de material - Recomendada para materiales pertenecientes al mismo grupo de material pero con distintos precios y se usa en los contratos por valor) están disponibles para representar los acuerdos de los grupos de material. Ambas categorías de ítem permiten el ingreso de ítems del contrato sin la especificación del número de material.
Para informar el proveedor que necesita determinadas cantidades para ciertas fechas, se deben ingresar una OC con referencia al contrato. Todas las OC son conocidas como liberaciones del contrato. Estas órdenes de liberación del contrato son registradas en el documento de liberación, el cual enumera las actividades de un contrato, es actualizado automáticamente cuando se crea una orden liberada y contiene la siguiente información: número de la orden liberada, fecha de la OC y valor de la orden para todas las órdenes liberadas emitidas junto con el contrato. Se pueden ingresar contratos con fuente de suministro en las SC. Esto asegura que el outline agreement hace referencia cuando la SC es convertida en una OC. La OC resultante es una orden de liberación de contrato.
El Scheduling Agreement – ME31L (Plan de Entrega) (2) es un acuerdo a largo plazo con un proveedor que abarca el suministro de material según condiciones predeterminadas. Estas condiciones son válidas para un período predefinido y para una cantidad de compra total predefinida. Los planes de entrega pueden ser creados son referencia a otro documento o con referencia a una solicitud outline agreement, RFQ u otro plan de entrega. Cuando se crea un plan de entrega están disponibles las siguientes categorías de ítem: (1) Standard, (2) Consignment, (3) Text, (4) Subcontracting y (5) Third party. La categorías de ítem ‘M’ y ‘W’ no están permitidas.
Las liberaciones del plan de entrega solo pueden ser generadas a través de la documentación de liberación. Una liberación del plan de entrega puede ser creada manual o automáticamente para todos los ítems seleccionados del plan de entrega o solo para los ítems que tienen líneas de entrega.
En el caso del plan de entrega, se tendrán nuevas cantidades relacionadas al requerimiento y nuevas fechas de entrega; y es posible generar las entregas planeadas pedidas al proveedor a partir de la ejecución de la planificación.
Determinación de la fuente
La determinación automática de requerimientos es resultado del planeamiento de requerimiento de materiales. En este paso, se pueden determinar los requerimientos de materiales y una posible fuente de suministro. El orden de búsqueda en la determinación automática de la fuente es: (1) Quota arrangement, (2) Source List, (3) Outline agreement y (4) Info Recortd. Como prerrequisito para este paso de automatización, se deben tener mantenidos los datos del MRP en el RMM.
El source list es una ayuda para la administración de fuentes de un material para una planta. Se especifica que fuentes de material están o no permitidas en una planta y los períodos para los cuales son válidos estos 2 estados. Los ingresos del source list son tenidos en cuenta para la determinación automática de la fuente en Compras y en el planeamiento de requerimientos.
En el planeamiento automático de materiales, una SC puede ser generada con una fuente de suministro solo si el source list del material contiene un ingreso válido con el indicador ‘MRP relevant’ asignado.
Para el material del sistema se debe tener una fuente de suministro válida (outline agreement o Info Record de Compras). Se debe ingresar la fuente de suministro en el source list del material y marcarla como ‘MRP relevant’ para que el sistema pueda determinar esta fuente de suministro durante el planning run. Si esto sucede, se encontrará esta fuente en los datos detallados del ítem de la SC (tab ‘Source of supply’).
Orden de Compra ß Automatic PO
Un ítem de la SC asignado a una fuente de suministro se puede convertir en una OC por medio de la generación automática de las OC. Este ítem contiene la información necesaria para que el sistema realice la conversión. Los ítems de la SC se pueden seleccionar para ser convertidos de acuerdo a varios criterios (grupo de Compras, organización de compras, MRP controller y proveedor). La creación del ítem de la SC y la asignación de a fuente de suministro no son importantes para la conversión en una OC.
En la generación automática de la OC, el sistema selecciona solo los ítems de la solicitud que satisfacen las siguientes condiciones: (1) Asignar el indicador ‘Automatic PO’ en el RMM y (2) Asignar el indicador ‘Automatic PO’ en el RMP.
Para la conversión automática de las SC en OC, se debe cumplir los siguientes requisitos: (1) asignar el indicador ‘Automatic PO’ (RMM), (2) asignar el indicador ‘Automatic PO’ (RMP) y (3) el ítem de la SC debe tener una fuente de suministro asignada. La función ‘Assign and Process Requisition’ es utilizada cuando una SC no fue asignada. Esta función es una combinación de ‘Assign Source to Requisition’ y ‘Ordering for Assigned Requisition’.
Si un ítem de la SC tiene errores, no puede ser convertido en OC. Un ítem tiene errores si el maestro de datos está erróneo o incompleto. Antes de ejecutar la generación automática de una OC, se debe determinar si los ítems incorrectos han sido emitidos durante la conversión.
Se tiene la posibilidad de “Excluir ítems con errores” o “No excluir ítems con errores”. En ambos casos, se crea la OC en base a los ítems correctos de la SC de acuerdo a los requerimientos. En caso de haber errores, los mismos puede ser vistos en un los y los ítems incorrectos pueden ser procesados nuevamente.
Recepción de Bienes – MIGO
Los movimientos de bienes incluyen movimiento internos y externos. Una transacción que provoca una cambio en el stock es marcada como un movimiento de bienes. Se puede distinguir entre recepción de bienes, envío de bienes, transferencia de stock y transferencias contables.
Una recepción de bienes (GR) es un movimiento de bienes en el cual se contabiliza la recepción de bienes. El envío de bienes (GI) es un movimiento de bienes en el cual se contabiliza el envío de bienes. La transferencia de stock consiste en la eliminación de materiales de un almacén y su ubicación en otro almacén. Estas transferencias de stock pueden tener lugar en la misma planta o entre 2 plantas. Una transferencia contable hace referencia a la contabilización que incluye la liberación del stock de inspección de calidad, la transferencia contable de material a material o la transferencia de material en consignación.
Cuando se ingresa un movimiento de bienes, se puede trabajar con o sin referencia a documentos. La contabilización de los movimientos de bienes genera 2 documentos: (1) documento de material y (2) documento contable.
El documento de material sirve como verificación de los movimientos de bienes y tiene un encabezado y , por lo menos, un ítem. Este documento se identifica por medio del número de documento y el año del documento de material. En el encabezado se guardan los datos generales del tipo de movimiento. En el ítem se guardan los movimientos individuales.
El documento contable se crea cuando el movimiento es relevante apara el área de Contabilidad Financiera. Esta creación es en paralelo al documento de material. En algunos casos, el sistema crea varios documentos contables para un mismo documento de material. Un documento contable es identificado por el código de compañía, el número de documento y el año fiscal. El número del documento de material y el número del documento contable son distintos.
Recepción de Factura - ERS (Evaluated Receipt Settlement) La verificación de factura se realiza cuando se contabilizan las facturas con datos masivos sin verificación a nivel ítem y facturas que se refieren a transacciones no ingresadas en el sistema. Para la verificación de la factura, solo se ingresan los datos mínimos del encabezado (monto de la factura, moneda e información del impuesto).la factura es asignada a un documento de compras o aun proveedor.
El programa de liquidación crea los ítems para este documento de factura. Teniendo en cuenta las cantidades y los montos a ser facturados, el sistema controla si el total de los ítems y de los montos guardados están balanceados o si el balance está dentro de las tolerancias configuradas. El sistema tiene en cuenta las asignaciones del Customizing para la aceptación automática o para la reducción automática de la factura.
Cuando se ingresa una factura para su verificación, el sistema crea un documento de factura sin ítems. El documento recibe el estado de ‘Planned for background verification’. Cuando se ejecuta el programa de liquidación, el sistema crea un ítem list e intenta contabilizar el documento de factura con las cantidades montos sugeridos.
Una factura verificada como incorrecta debe ser procesada manualmente. Los documentos correctos deben ser cambiados manualmente al estado ‘Posted’. El sistema crea un error log para el documento de factura que tiene errores indicando porqué no se puede contabilizar.
ERS es efectuado como procedimiento de nota de crédito o como procedimiento de acuerdo de recepción evaluado. Consiste en estar de acuerdo con los proveedores de no crear una factura para una transacción de ordenamiento. El sistema crea automáticamente la factura correspondiente para la GR. En este acuerdo, la factura representa una nota de crédito para el proveedor. El proveedor es informado a través de un mensaje acerca del acuerdo de entregas.
La base para crear la factura son los datos de la OC y de la GR. El sistema determina la cantidad facturada de esta OC y la cantidad a ser pagada por los proveedores. Si se usa el procedimiento ERS, las condiciones acordadas con el proveedor deben ser aceptadas y permiten actualizar las OC del sistema. Si se retornaron bienes liquidados al proveedor, el ERS crea una nota de crédito con el valor de la cantidad retornadas. No se pueden liquidar los costos de entrega planeados o no planeados usando el procedimiento ERS.
Si se desea usar la liquidación automática, se deben asignar los indicadores ‘Evaluated Receipt Settlement’ e ‘Invoice’. Para liquidar automáticamente la recepción de bienes de un proveedor, se deben considerar los siguientes prerrequisitos: (1) Asignar los indicadores ‘GR based Invoice Verification’ y ‘ERS’ en el RMP, (2) Asignar los indicadores ‘GR based Invoice Verification’ y ‘ERS’ en el ítem de la OC, (3) No estimar el precio del ítem de la OC, (4) Ingresar la GR con referencia a la OC y (5) No asignar el indicador ‘ERS’ en el Info Record.
La recepción de bienes se puede cargar usando ERS sin recibir una factura. El sistema puede usar la información de la OC y de la recepción de bienes como base para generar y contabilizar la factura. El sistema crea una registro de mensaje en el momento de la carga, lo cual permite enviar a proveedor una carta acerca de la liquidación.
ERS es definido para cada ítem de la OC. Esto es posible si se tienen las asignaciones realizadas en el Registro Maestro de Proveedores. ERS crea notas de crédito. Si se contabilizó una factura y una entrega devuelta durante el ERS, el sistema crea una Nota de Crédito con la cantidad retornada. No se puede usar ERS para cargar los costos de entrega.
Varias empresas transmiten información de manera electrónica a través de EDI. El sistema controla la factura recibida a nivel ítem. Si existe coincidencia, el sistema propone contabilizar la factura. A través de EDI, no se pueden cargar débitos / créditos y costos de entrega planeados.