Los datos del RMM están subdivididos en vistas según el área de uso y nivel organizacional. Al crear un nuevo RMM se deberán determinar los siguientes datos: número de material, sector industrial y tipo de material. Algunos de los datos de la vista son válidos para ciertos niveles organizacionales (mandante, planta o almacén).
En el nivel “mandante” se tienen datos generales válidos para toda la empresa. En el nivel “planta”, se tienen datos válidos dentro de una planta y para todos los almacenes. En el nivel “almacén”, se tienen datos válidos de un almacén específico.
El tipo de material pertenece a los datos generales del material y permite asignarse a los materiales que tienen las mismas propiedades. El tipo de material controla la asignación del tipo de material, los intervalos de rango permitidos, el orden de las pantallas, los datos de un departamento específico, el tipo de abastecimiento, las vistas permitidas, la determinación de la cuenta, la asignación del número de material y actualización de la cantidad / valor.
Luego de ingresados los datos, se deben seleccionar las vistas y los niveles organizacionales respectivas, los cuales determinarán qué pantallas de datos utilizará el usuario.
El sector industrial tiene una función de control, determinar qué pantallas aparecen, en qué orden y qué campos de la pantalla. El sector asignado no puede ser cambiado.
Para el ingreso de los datos del un RMM, se pueden utilizar lo siguiente: Setting, Reference Material, Data Collection Entry y Mass maintenance.
Un RMM puede ser ampliado si se agregan vistas al material. El tipo de material determinará las vistas del material. La referencia de material permite adoptar datos de un registro de material existente.
El estado de material permite restringir la facilidad de uso de material. Cuando se ha asignado el estado de material, SAP emite un mensaje de error o warning. Se asigna a nivel planta (MRP 1 view) o nivel general (Basic data 1 view).
Al invocar la transacción MM01, el número de material se crea por medo de una asignación de un número de manera interna o externa. Este número de material permite identificar unívocamente los materiales. Debe existir un RMM para cada material usado en la empresa.
En el caso del abastecimiento externo, no es obligatorio el uso de un RMM, ya que los materiales pueden ser abastecidos como materiales de consumo directo. Para este abastecimiento se utilizan las vistas de datos contables y de compras. Estos materiales pueden ser asignados a centro de costos, órdenes de venta o proyectos. El tipo de material, para los materiales de consumo, es NLAG, el cual permite determinar el stock cuando se crea una orden de compra. El ítem de la orden de compra es asignado a una cuenta de consumo. En el abastecimiento de material de stock, el RMM es obligatorio, ya que se actualizan constantemente las cantidades y los valores de material que con conservados en el stock.
El tipo de material determina qué cuentas son contabilizadas cuando se realiza la recepción de bienes. SAP tiene un número determinado de tipo de material y se pueden añadir otros. Determina el rango de valores del número de material y el tipo de asignación del número (internamente por el sistema o externa por el usuario). El tipo de material solo puede ser cambiado por un material sujeto a ciertas restricciones. El tipo de manejo de inventario puede ser determinado por el tipo de material basado en el área de valuación. Los departamentos de usuario definidos para un cierto tipo de material determinan que vistas pueden ser mantenidas para un material de este tipo.
El procedimiento de control de precio es asignado en el RMM y permite determina el valor usado para valuar la recepción de bienes de un material. La valuación del material puede ser llevada a cabo de a cuerdo al precio estándar o precio promedio variable.
El precio estándar (S) es un precio constante al que se valora un material, sin tener en cuenta los movimientos de inventario y las facturas. El precio promedio variable (V) es un precio que cambia según los movimientos de inventario, y que se usa para valorar el material. El precio en el RMM se ajusta según el precio de entrega. La entrada de mercaderías se contabiliza al valor de entrada.