Por cada factura entrante, la VF crea un documento de factura en MM y un documento de factura en FI. Estos documentos actualizan los datos en MM FI. Se puede contabilizar una factura entrante con referencia a una orden de compra (OC), servicio o recepción de bienes (GR). El sistema sugiere los ítems de la factura de acuerdo a la referencia ingresada.
La contabilización de la factura implica que la cuenta GR/IR es compensada y que la cuenta del proveedor es acreditada.
El sistema propone todos los ítems de la OC que satisfacen un criterio y que están listos para ser liquidados. Se pueden agregar varios ítems a la factura. Antes de contabilizar la factura, se pueden simular los movimientos contables realizados.
Existen 2 tipos de VF: (1) basada en la OC (MIRO) y (2) basada en la GR (MR1M). En la verificación basada en la OC, el sistema genera un ítem de factura para cada ítem de la OC y propone la cantidad a liquidar. En la verificación basada en la GR, se tiene asignado el indicador ‘GR based IV’ en la OC y no se ingresa la factura hasta que al menos se contabiliza una GR. Se crea un ítem de factura para cada entrega parcial. Durante el ingreso de la factura se establecen algunos de los siguientes datos: impuesto, condiciones de pago y/o moneda extranjera.
La categoría de imputación contable se usa para definir el tipo de imputación contable. Esta categoría controla si se puede contabilizar una GR o una recepción de factura. Se pueden contabilizar facturas que no tienen referencia a una OC / entrega. En el caso de una factura con referencia, el sistema no propone algunos valores default, debido a que no se pueden determinar algunos ítems de la OC. En el caso de factura con ítems sin referencia, el sistema no puede copiar información de la OC.
En la verificación in background, se ingresa el encabezado y detalles sin algunos ítems. La factura es verificada usando un programa específico.