El objetivo de una reserva es asegurar que el material esté disponible cuando se necesite. También sirve para simplificar y acelerar el proceso de salida de mercancías y para preparar las tareas en el momento de la salida de mercancías. También es importante que la Planificación de necesidades de material tenga en cuenta las reservas, es decir, que se consigan a tiempo los materiales necesarios si éstos no están en stock. Es posible gestionar tanto salidas de mercancías planificadas como salidas de mercancías no planificadas.
En una reserva se almacena la información importante para la salida de mercancías y para la planificación de necesidades, por ejemplo: (1) ¿Qué? (¿qué material?), (2) ¿Cuánto? (¿qué cantidad?), (3) ¿Cuándo? (¿para qué fecha de necesidad?), (4) ¿De dónde? (¿de qué centro o almacén?) y (5) ¿A dónde? (¿a qué destinatario o cliente?)
Un documento de reserva consiste en una cabecera y, al menos, una posición. La cabecera contiene datos generales sobre la reserva (creador, clase de movimiento, imputación). Las posiciones describen los movimientos individuales planificados (material, cantidad, fecha de necesidad).
Puede crearse una reserva para un único objetivo, es decir, en una reserva solamente se puede introducir una clase de movimiento y un objeto de imputación (por ejemplo, un centro de coste). El sistema realiza reservas a nivel de centro o almacén. En relación a los materiales sujetos a lotes, también pueden crearse reservas a nivel de lote.
El Sistema R/3 soporta reservas manuales y automáticas. Las reservas manuales las introduce el usuario directamente. Las reservas automáticas las genera el Sistema R/3 automáticamente. Existen dos tipos de reservas automáticas:
Reservas para órdenes, grafos y elementos PEP: Al crear una orden, un grafo o un proyecto, los componentes del almacén quedan automáticamente reservados.
Reservas de traslados: Si se emplea la planificación de necesidades por punto de pedido a nivel de almacén y el stock disponible está por debajo del punto de pedido, el sistema genera una reserva de traslado en el centro para la cantidad de reaprovisionamiento.
Las reservas automáticas no pueden tratarse manualmente. Por ejemplo, no es posible modificar directamente reservas para una orden. Deben modificarse los componentes de la orden. Luego, el sistema actualizará la reserva de forma automática.
Al introducir una reserva, se producen los siguientes eventos en el sistema:
a)El sistema crea un documento de reserva que sirve de comprobante de la orden.
b)En el registro maestro de materiales, el stock total y el stock de libre utilización del material permanecen intactos. El stock reservado se ve incrementado en la cantidad reservada.
c)En la planificación de necesidades de material, el stock disponible se ve reducido en la cantidad reservada. Esto se refleja en la lista de necesidades/stocks actual. La reserva requiere efectuar una entrada en el fichero de petición de planificación de necesidades.
Existen dos funciones que permiten visualizar el stock reservado:
Resumen de stocks a nivel de centro: Cuando se utiliza esta función, el sistema visualiza todo el stock de material reservado a nivel de centro. En el resumen de stocks, puede seleccionar Entorno / Reservas para visualizar una lista de las reservas de material.
Lista de necesidades/stocks actual: Al utilizar esta función, el sistema lista todas las reservas de material pendientes a nivel de centro, junto con la cantidad reservada para cada uno.
La planificación de materiales es un factor importante en el tema de reservas, ya que permite predecir el material existente y el necesario para abastecer los diferentes pedidos.