Los materiales que requieren una identificación muy precisa, por ejemplo, los productos farmacéuticos, se identifican y gestionan en stock no sólo en función del número de material, sino también en función del número de lote. Mediante la gestión de lotes, se pueden gestionar no sólo lotes de fabricación propia sino también lotes de fabricación de proveedores como entidades independientes. Se puede complementar la gestión de lotes estándar con la gestión de estados de lotes.
Para poder gestionar lotes de un material en stock, antes es preciso indicar en el registro maestro de materiales que el material se gestionará en lotes en el centro especificado. Para ello, se debe fijar el indicador de sujeción a lotes en el registro maestro de materiales (por ejemplo, en la vista Compras o Almacén).
Si un material está sujeto a la gestión en lotes, todas las cantidades de dicho material deben asignarse a un lote. Cada lote de material se identifica con un número de lote único, con el cual se gestiona. Este número lo ingresa el usuario (asignación de números externa) o bien lo asigna el sistema de manera automática.
Se puede definir la asignación de números para lotes a varios niveles: (1) De manera única a nivel de cliente para un material, (2) De manera única a nivel de material y (3) De manera única a nivel de centro. En el Sistema R/3 estándar, los números se asignan a los materiales individuales a nivel de centro.
Para cada lote, existen dos tipos de datos:
• Datos generales del lote (por ejemplo, fecha de caducidad, fecha de la última entrada de mercancías), que se definen en el registro maestro de lote. El registro maestro de lote se aplica a todos los almacenes en los que se encuentra el lote. A este nivel no se gestionan stocks.
• Datos de stock, gestionados por separado para cada almacén en los que se emplaza el lote. Por ejemplo, si el lote C1 de un material se distribuye entre dos almacenes, se hace un seguimiento de la cantidad de stocks en cada almacén.
Tanto el registro maestro de lote como los datos de stock del lote se crean automáticamente durante la primera entrada de mercancías. Por este motivo, no es necesario crear estos datos manualmente. Sin embargo, si desea definir datos específicos para un lote, como la fecha de caducidad, debe actualizar manualmente los datos del lote.
Los siguientes stocks se gestionan por separado a nivel de lote: (1) Stock de libre utilización, (2) Stock no libre, (3) Stock en control de calidad, (4) Stock bloqueado, (5) Stock en traslado y (6) Stock bloqueado de devoluciones
Cuando se ingresan movimientos de mercancías para materiales sujetos a lote, se debe ingresar el número de lote además del número de material. Si se desconoce el número de lote, se puede buscar el lote utilizando las características necesarias.
La Gestión de Lotes conlleva la realización de controles periódicos respecto de los materiales existentes y de los posibles pedidos. De esta forma, se podrá predecir las entregas a tiempo respecto de los pedidos establecidos y evitar las entregas atrasadas.