En este punto se desarrolla la metodología pre-implantación y que será muy importante para conseguir la rentabilidad del proyecto. Habitualmente esta fase de pre-implantación es infravalorada y en muchas ocasiones ni se realiza este análisis llevando a implantaciones con objetivos poco definidos y con multitud de problemas.
Los principales frenos a la implantación de un ERP son: Factor cultural, Miedo al cambio en el sistema de gestión, Coste, Tiempo de implantación y Miedo al fracaso.
Muchos responsables de pymes, cuando deciden implantar un ERP en su empresa no lo hacen por convencimiento, pensando en las ventajas que ese sistema puede aportar, sino por necesidad. Por ese motivo, los expertos aseguran que al abordar la implantación de un ERP es mejor fraccionar el proyecto en distintas fases. De este modo, el cambio que sufre la empresa es menos brusco, y el temor del empresario también disminuye. De hecho, existe un gran temor al fracaso del proyecto lo que desemboca en un freno importante a la hora de optar a implantar un ERP. Es interesante subrayar que los principales frenos no son objetivos (coste, tiempo, cambios en los procesos y en la organización...) sino subjetivos (cultura, miedo al cambio y al fracaso).
Los objetivos de la pre-implantación son:
- Reducción de los costos y tiempos de los procesos
- Mejorar la productividad de los procesos
- Mejorar el proceso de la toma de decisiones
- Mejorar el servicio al cliente
- Posibilidad de compartir información entre todas las áreas de la organización
- Optimización de los procesos de la organización
- Acceso a información confiable, precisa y oportuna
El éxito o fracaso de la implantación está por 3 elementos:
1. La organización donde va a ser implantada: la estrategia, sus personas, la cultura, los procesos, etc.
2. Las consultoras que ofrezcan los servicios de pre-implantación e implantación.
3. El ERP elegido, es decir, tanto el producto en sí como el fabricante.
Es habitual encontrar organizaciones que no han desarrollado correctamente el análisis pre-implantación y por tanto no han elegido bien la solución. Por todo ello, el análisis previo debe contener al menos los siguientes apartados:
1.- Análisis inicial de la estrategia, tecnología, procesos, personas y organización.
En esta fase, se debe realizar un profundo análisis de la estrategia, personas, procesos y tecnología para así plantear la mejor solución tanto desde el punto de vista tecnológico como de gestión del cambio asociado. En esta etapa se crearán equipos de trabajo para hacer este análisis y para el trabajo posterior.
2.- Definición del alcance funcional de la implantación del ERP, es decir qué áreas y funciones comprenderá la implantación así como un primer planteamiento de calendario.
3.- Definición de objetivos de la implantación del ERP.
Habrán objetivos tangibles (reducción de costes, mejora de eficacia y eficiencia de procesos, reducción del plazo de entrega y niveles de inventario, etc.) y otros intangibles como por ejemplo disponer de más cantidad de información y conocimiento para la toma de decisiones. Obviamente, todos estos objetivos deben estar integrados dentro de la estrategia de la organización.
4.- Definición de las mejoras en los procesos y organización que aportará la implantación del ERP. Esto no debe ser una declaración de intenciones sino que se deben haber modelado los procesos de la organización y reconocer el impacto de la implantación del ERP. Se deben definir objetivos cuantificados de mejora para cada uno de los procesos y deben estar integrados en el calendario del proyecto.
5.- Definición del plan de gestión del cambio para conseguir el cambio de manera no traumática.
Dentro de este plan, el plan de comunicación interna es muy importante para “vender” los beneficios del proyecto a los integrantes de la organización para conseguir que todo el mundo perciba una mejora con el proyecto ERP.
6.- Elección de la solución tecnológica y del implantador más adecuado en función del análisis realizado en la primera fase así como los módulos y parametrizaciones necesarias.
7.- Definición de un calendario aproximado y presupuesto asociado.
Esta fase estará directamente relacionada con la fase anterior ya que en función de la elección tecnológica y de los desarrollos anexos, el calendario y el presupuesto variarán. Se tienen costes externos e internos.
Costes externos
- Licencias de la aplicación (software)
- Consultoría implantadora, Costes de actualizaciones y mantenimiento, Desarrollos a medida y Formación (servicios)
- Hardware, red o comunicaciones (infraestructura)
Costes externos aproximados (infraestructura técnica à 10%, software à 30%, servicios à 60%)
Costes internos
- Horas dedicadas por el personal de la organización al proyecto.
- “Problemas” que pueden aparecer debido a la implantación del ERP.
Costes internos aproximados (dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía à 80%, costes asociados a la aparición del ERP en la empresa à 20%)
8.- Definir el retorno de la inversión (ROI) del proyecto y los parámetros clave KPI para definir el seguimiento de la implantación así como un análisis de la sensibilidad ante la variación de determinados para metros.
ROI= (Beneficios/Costes)*100
El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada unidad monetaria invertida durante un periodo de tiempo. Es el valor actualizado de la corriente de beneficios generada por la inversión a lo largo de su vida útil; partido por el valor actual de la inversión realizada. Cantidad de tiempo en recuperar la inversión realizada.
Para incrementar el ROI se debe: aumentar la productividad, disminuir los costes y generar ingresos.
9.-Implantacion del ERP
10.- Seguimiento y control estricto de los objetivos previamente definidos así como de los elementos críticos para la rentabilidad del proyecto.
Es muy importante que haya un estricto control del proyecto para que se cumplan los objetivos definidos en las primeras etapas.