El info record es válido a nivel planta y a nivel organización de compras. Los niveles organizacionales, en este caso, son: mandante, planta y organización de compras. El info record se puede aplicar a todas las plantas o a una planta de una organización de compras. En el info record a nivel organización de compras, los datos del info record son datos defualt para una nueva orden de compra de una planta perteneciente a la organización de compras. En el info record a nievl planta, el sistema sugiere los datos del info record específico de la planta cuando se crea una orden de compra para esa planta.
El info record puede ser generado manual o automáticamente cuando se crea una cotización, orden de compra u outline agreement.
El info record puede ser creado de 2 formas: (1) manualmente (transacción ME11) y (2) automáticamente (usando el indicador “Info Update”, el cual permite efectuar mantenimiento de cotizaciones, órdenes de compra, acuerdos y actualización de condiciones). Este indicador puede tomas los siguientes valores: “ “ (info record no actualizado o creado), “A” (actualiza con o sin planta), “B” (actualiza con planta) y “C” (actualiza sin planta y a nivel organización de compras). Este indicador es asignado en la OC (los datos de la OC son actualizados en el info record).
El info record permite definir la siguiente información: (1) precios /condiciones, (2) datos de entrega (tiempo de entrega, tolerancia y costos de entrega), (3) datos del proveedor y (4) número de la última orden de compra / número de cotización. Si la referencia de la última orden de compra es definida en el info record, el sistema sugiere un precio para la orden de compra.
Los datos del info record son copiados en los documentos de compras como valores default. Si se crea un documento de compras, el sistema intenta encontrar un precio para el material. Al crear una orden de compra, el sistema busca un info record con a combinación proveedor / material en el nivel planta / organización de compras. Si no hay un info reocord, el sistema busca a nivel organización de compras y se ingresa el precio. Si existe un info record, las condiciones tienen prioridad durante la determinación el precio. El sistema solo copia condiciones válidas del info record a la orden de compra. Si un info record no contiene condiciones, el sistema lee el número del último documento de compras y sugiere el precio. Las condiciones pueden ser actualizadas en el info record. Se puede asignar el indicador ‘Info update’ en el ítem de la cotización.
Cuando se crea el info record ciertos datos provienen del RMM (registro maestro de material) y del registro maestro de proveedores; y son insertados en el info record como valores default. El info record puede tener o no asociado el RMM. El info record con RMM refleja la relación entre material / servicio con un RMM y un proveedor. El info record sin RMM refleja la relación entre material / servicio sin un RMM y un proveedor.
El sistema sugiere info reocrd para los grupos de materiales cuando se crea manualmente una solicitud de ítem sin un RMM. Cuando se crea una Orden de compra (ME21N), un comprador determina si crear o actualizar el info record. El estado del indicador ‘Info Update’, en ME21N, es controlado por medio de las asignaciones generales y dependiente del usuario.